Attestations de sous-traitants et assurance accidents du travail — États-Unis et Canada : registre et dates d'expiration (édition gratuite, Odoo 20 Community)

Guide — Registre des attestations de sous-traitants

En une phrase

Vous inscrivez vos sous-traitants, vous déclarez les pièces que vous exigez d'eux, vous saisissez chaque attestation reçue avec sa date de fin — et le module vous dit, tous les jours, ce qui a expiré et ce qui va expirer.

Premier réglage, dans l'ordre

1. Déclarez votre juridiction

Attestations AT → Configuration → Organismes d'assurance AT

Quatre organismes sont livrés : NCCI, Ohio BWC, NYCIRB, WCIRB California. Ce sont les seuls qui aient pu être vérifiés en source primaire. Si votre État ou votre province n'y est pas, créez-le.

Sur chaque fiche :

• Régime — marché privé, fonds d'État exclusif, commission publique, bureau de notation. « Non relevé » est la valeur honnête tant que personne n'a vérifié.
• Nom de l'attestation — le nom exact sous lequel l'organisme la délivre. Le demander sous son vrai nom fait gagner un appel.
• Validité de l'attestation (jours) — laissez zéro si vous ne l'avez pas relevée. Si vous saisissez une durée, le module exige sa source : le texte, l'article, la page et la date à laquelle vous l'avez lue. Ce n'est pas une tracasserie : une durée non sourcée sera tenue pour vraie sans jamais être revérifiée.
• Portail de vérification — l'adresse à laquelle on contrôle en ligne.

2. Déclarez les pièces que vous exigez

Attestations AT → Configuration → Pièces exigées

Deux pièces sont livrées. Le Certificate of Insurance (ACORD 25), pour les États-Unis, est actif. L'Attestation d'assurance responsabilité civile, exemple d'exigence contractuelle sans pays, est archivée : une exigence sans pays activée d'emblée rendrait chacun de vos sous-traitants non conforme dès l'installation, et une alerte qui se déclenche partout ne se lit plus nulle part.

Sur chaque pièce :

• Pays vide → exigée de tous les sous-traitants suivis. C'est ainsi qu'on ajoute ses propres exigences contractuelles.
• Pays renseigné, États ou provinces vides → exigée dans tout le pays.
• Pays et États renseignés → exigée des seuls sous-traitants de ces juridictions. On ne réclame pas un certificat ontarien à un sous-traitant du Texas. Un sous-traitant dont l'État n'est pas renseigné ne se voit pas exiger une pièce propre à un État : on ne reproche pas une pièce qu'on ne sait pas applicable.
• Validité par défaut — zéro pour un certificat d'assurance : il porte les dates de la police, pas une durée réglementaire. Une durée non nulle exige sa source.
• Avertir (jours avant) — trente par défaut. Sur une pièce qui ne vaut que quatre-vingt-dix jours, trente jours d'avance c'est le tiers de sa vie : descendez à quinze.
• Bloque le paiement — sans effet dans l'édition gratuite. La pièce est signalée manquante, rien n'est bloqué.

3. Inscrivez vos sous-traitants

Deux chemins. Sur la fiche d'un tiers, cochez Sous-traitant suivi ; ou saisissez directement sa première attestation, il est inscrit automatiquement.

Renseignez Organisme d'assurance AT et Numéro d'employeur : c'est ce numéro qu'on saisit sur le portail de la commission.

Au quotidien

Saisir une attestation reçue

Attestations AT → Attestations → Nouveau, ou directement depuis l'onglet « Attestations AT » de la fiche du tiers.

Saisissez la pièce, le tiers, le numéro, l'émetteur, le numéro de police, le montant de couverture, la date de délivrance et la date de fin, et joignez le document.

Le module refuse une attestation sans date de fin. Pas « signale » : refuse. Une pièce dont personne ne sait quand elle expire ne prouve rien, et elle rassure — c'est le pire des deux. Si la pièce a une validité réglementaire, réglez la durée sur son type et la date de fin se calculera toute seule.

Lire l'état

Trois états, recalculés à chaque lecture :

• Valable — la date de fin est au-delà du délai d'avertissement.
• Expire bientôt — dans le délai d'avertissement de la pièce.
• Expirée — la date de fin est passée.

Ils ne sont pas stockés, et c'est voulu : une attestation devient périmée à minuit sans que personne n'ait rien enregistré.

Relancer

Attestations AT → À relancer réunit les pièces expirées et celles qui vont l'être, groupées par sous-traitant.

Sur la fiche du tiers, le champ « Ce qui manque » donne la liste en clair, avec les dates : c'est ce texte qu'on recopie dans le courriel de relance.

L'avertissement automatique

Une tâche planifiée quotidienne publie un message au fil de discussion de chaque attestation expirée ou proche de l'expiration. Elle n'avertit qu'une fois par jour, et elle se tait dès qu'une pièce plus récente et encore valable existe : le renouvellement est le cas normal, il ne doit pas produire de bruit.

Ce que le module ne fera pas pour vous

• Il ne bloque aucun paiement : c'est l'édition complète.
• Il ne conclut jamais. Il dit qu'une attestation a expiré ; il ne dit pas que le chantier doit s'arrêter, ni que le contrat doit être suspendu. Cette décision vous appartient et se prend hors de l'ERP.
• Il ne fournit aucun taux ni aucune durée que vous n'auriez pas relevée vous-même. L'assurance accidents du travail n'est fédérale ni aux États-Unis ni au Canada.

Questions fréquentes

Pourquoi mon sous-traitant apparaît-il « Une pièce n'a jamais été fournie » alors qu'il m'a envoyé son certificat ? Vérifiez que la pièce saisie est bien du type exigé pour sa juridiction, et que sa date de fin couvre aujourd'hui.

Pourquoi ne puis-je pas saisir une durée de validité ? Vous le pouvez — mais le module vous demandera d'où elle vient. Renseignez « Source de la durée ».

J'ai renouvelé une attestation et l'ancienne reste affichée en rouge. C'est normal : le registre garde l'historique. La conformité du tiers, elle, est redevenue verte, et l'alerte s'est éteinte sur l'ancienne.