Gestion d'auto-école — élèves, forfaits et planning (gratuit)

Guide utilisateur — Gestion d'auto-école, gratuit (DYONYSOS)

Ce guide s'adresse au gérant d'une petite auto-école et à ses moniteurs.

1. Avant de commencer — paramétrer la structure

Menu Réglages → Auto-école :

• Agrément préfectoral (numéro, préfecture, échéance) : purement informatif, à vérifier auprès de votre préfecture.
• Durée de validité du code (en mois) et délai d'alerte avant son expiration : valeur par défaut à vérifier, la réglementation évolue.
• Délai d'annulation tardive (en heures) : un paramètre de gestion, pas une règle légale — ajustez-le à vos propres conditions commerciales.
• Prix par défaut de l'heure supplémentaire, utilisé si la formule n'a pas son propre tarif.

Puis menu Auto-école → Configuration : complétez si besoin les catégories de permis, les types de pièces du dossier, le référentiel de compétences et le catalogue de formules (ex. « Forfait 20 heures + code »).

2. Créer un dossier élève

Menu Auto-école → Élèves → Nouveau. Renseignez le nom, la catégorie de permis visée et, si besoin, un payeur différent de l'élève lui-même (représentant légal pour un mineur). La référence de dossier (ELV/2026/00001...) est attribuée automatiquement. Suivez les pièces du dossier dans l'onglet dédié : le dossier est signalé « incomplet » tant qu'une pièce généralement requise manque.

3. Vendre un forfait

Menu Auto-école → Forfaits → Nouveau (ou depuis le dossier élève). Choisissez la formule au catalogue : les heures incluses, le code inclus et le prix sont repris automatiquement, et restent ajustables au cas par cas. Cliquez sur Confirmer pour rendre le forfait actif — c'est seulement à partir de là qu'on peut y planifier des leçons. Facturer le forfait crée la facture client (account.move) en brouillon, avec l'échéancier choisi (conditions de paiement) si besoin ; la validation comptable reste un geste humain.

4. Planifier une leçon

Menu Auto-école → Planning → Nouveau (vue calendrier par défaut). Choisissez l'élève, son forfait actif, le moniteur et le véhicule. Si le moniteur ou le véhicule est déjà occupé sur un créneau qui chevauche celui-ci, l'enregistrement est refusé avec un message indiquant la leçon en conflit. Si le forfait n'a plus d'heures restantes, la planification est également refusée : facturez d'abord le complément, ou vendez un nouveau forfait.

Après la leçon, cliquez sur Marquer réalisée : les heures consommées et restantes du forfait se mettent à jour immédiatement. Utilisez l'onglet Compétences travaillées pour évaluer la progression de l'élève sur cette leçon.

5. Annuler une leçon

Bouton Annuler sur la leçon planifiée. Si l'annulation intervient à moins du délai d'annulation tardive paramétré avant le créneau, la leçon est marquée Annulée tardivement et compte comme une heure consommée du forfait ; sinon, elle est Annulée sans effet sur le décompte.

6. Facturer le complément d'un forfait dépassé

Depuis la fiche du forfait, si les heures consommées dépassent les heures incluses, le bouton Facturer le complément devient disponible : il crée une facture pour les seules heures dépassant le forfait, sans jamais refacturer une heure déjà facturée à un appel précédent.

7. Suivre les examens

Menu Auto-école → Examens → Nouveau. Chaque présentation (code ou conduite) est un nouvel enregistrement ; le numéro de tentative est calculé automatiquement. Une réussite à la conduite fait automatiquement passer le dossier de l'élève au statut Titulaire.

Ce qu'il faut savoir

• Ce module n'affirme aucun chiffre réglementaire : les valeurs par défaut (durée de validité du code, etc.) sont marquées « à vérifier » et doivent être ajustées par le gérant.
• Il ne télétransmet rien à un système d'examen officiel et ne génère aucun document CERFA.
• Aucune double affectation de moniteur ou de véhicule n'est possible : c'est une règle appliquée par le serveur, testée automatiquement (tests/test_lecon_planning.py).

Passer à la version complète

Le module « Gestion d'auto-école (DYONYSOS) » (dyo_auto_ecoles) s'installe par-dessus celui-ci, sans rien perdre de vos dossiers élèves, forfaits, leçons ni examens déjà saisis, et ajoute :

• un tableau de bord (élèves en formation, heures vendues/consommées, chiffre d'affaires du mois, taux de réussite, taux d'annulation tardive) et des indicateurs par moniteur sur sa propre fiche ;
• trois éditions PDF : convention de formation, livret de progression, attestation interne de fin de formation ;
• trois relances automatiques (tâches planifiées quotidiennes) : élève sans leçon depuis longtemps, forfait bientôt épuisé, code bientôt expiré ;
• un espace élève sur le portail (/mon-permis) : heures restantes et prochaines leçons, en lecture seule.

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