DCAA Timekeeping & Indirect Cost — pôles, taux réels, seuils datés et registre SAM.gov (Odoo Community)

Guide d'utilisation — Pôles de coûts indirects et seuils datés

Ce guide suppose que l'édition gratuite est en place et que vous pointez déjà. Si ce n'est pas le cas, lisez d'abord son guide.

1. Ouvrir un exercice de coûts

Coûts fédéraux US ▸ Exercices de coûts ▸ Nouveau.

Un exercice, c'est deux dates — et trois horloges qui partent de la seconde. Saisissez l'ouverture et la clôture ; le module calcule immédiatement :

• la proposition de taux définitifs, due six mois après la clôture (FAR 42.705-1(b)(1)(ii)) ;
• les dates de purge de vos pointages, de votre distribution de main-d'œuvre et de vos registres de paie, comptées depuis la fin de l'exercice et non depuis la date des écritures (FAR 4.704(a)).

Quand les taux sont réglés, saisissez la date de règlement : la facture de clôture (120 jours) et la mise à jour des facturations (60 jours) s'affichent à leur tour.

La prolongation que personne ne calcule

Saisissez la date de dépôt réelle de votre proposition. Si elle est en retard, toutes vos durées de conservation reculent d'autant — FAR 4.703(b)(3), un jour pour un jour. Quarante-sept jours de retard, et vos pointages 2025 ne sont plus détruisibles au 31 décembre 2027 mais au 16 février 2028.

C'est le calcul que les tableurs ne font pas, et c'est celui qui fait détruire des pièces encore exigibles.

Tant que la proposition n'est pas déposée et que l'échéance est passée, le retard court : il grandit chaque jour, et la ligne apparaît en rouge.

Le module ne dit pas que vous êtes en faute. FAR 42.705-1 prévoit des prolongations écrites pour circonstances exceptionnelles, et il n'a pas à en juger.

2. Calculer un taux réel

Coûts fédéraux US ▸ Calculs de taux ▸ Nouveau : choisissez un exercice et un pôle, puis Calculer.

Le module relève :

Pourquoi la quatrième colonne existe

FAR 31.203(d) — « […] the contractor shall include in the base all items that would properly be part of the cost input base, whether allowable or unallowable, and these items shall bear their pro rata share of G&A costs. »

Un coût inadmissible sort du pôle. Il ne sort pas de la base. Le sortir des deux gonfle le taux et surfacture l'État — c'est l'erreur la plus commune du domaine, et elle se voit tout de suite quand les deux chiffres sont côte à côte.

Pour marquer un pôle comme expressément inadmissible : ouvrez-le, cochez « Inadmissible » et donnez le motif — par exemple la référence de la sous-partie FAR 31.205 qui l'exclut. Les heures qui y sont imputées seront écartées du pôle, et retenues dans la base.

Quand la base est vide

Le module écrit « base vide » et ne calcule pas. Il ne rend pas zéro : zéro serait un taux, l'absence de taux n'en est pas un.

Reporter en taux proposé

Le bouton Reporter en définitif proposé recopie le taux calculé dans un taux de nature « définitif proposé ». Le geste est explicite et ne s'exécute jamais tout seul : proposer un taux engage l'entreprise, et un calcul d'heures n'est pas une proposition. Le taux provisoire déjà déclaré n'est pas touché.

3. Lire les seuils à la date du contrat

Configuration ▸ Seuils réglementaires datés.

Chaque seuil porte sa période de validité, sa citation verbatim et la date à laquelle la source a été lue. Le module ne répond jamais « le seuil », il répond « le seuil en vigueur à telle date ».

Ce n'est pas théorique : deux seuils changent le 1^er octobre 2026 (91 FR 56056). Un contrat attribué le 30 septembre et un contrat attribué le 1^er octobre ne se lisent pas avec les mêmes chiffres. Les deux périodes sont livrées d'avance.

Sur la fiche d'un contrat, l'onglet Seuils à la date du contrat montre le seuil d'exemption et le seuil des données certifiées en vigueur à la date de référence — par défaut la date de début d'exécution. Corrigez-la si la date d'attribution diffère : c'est elle qui tranche.

Le seuil de couverture complète n'y figure pas, volontairement. 48 CFR 9903.201-2(a) le rapporte à l'unité opérationnelle — un contrat déjà couvert par les normes, ou le cumul net de l'exercice précédent — et non à un contrat pris isolément. Ce module ne connaît ni votre unité opérationnelle ni ce cumul ; l'afficher à côté du montant d'un contrat aurait invité à conclure. Le chiffre et ses deux périodes se lisent dans le registre des seuils.

Et quand aucun seuil de la table ne couvre la date, le module écrit « seuil non trouvé » plutôt que zéro — sinon tout contrat passerait « au-dessus du seuil ».

4. S'auto-évaluer sur les dix-huit critères

Coûts fédéraux US ▸ Préparer les dix-huit critères crée les constats manquants pour votre société. L'action est rejouable : elle n'écrase aucun constat existant et ne crée que ce qui manque. C'est la première chose à faire, et aussi ce qu'on relance après une mise à jour du module.

Puis Critères de système comptable. Pour chacun :

Le champ « Ce sur quoi le constat s'appuie » n'est pas décoratif. Un constat sans preuve ne tient pas trois minutes en examen. Nommez la procédure, sa date de révision, l'écran ou le document.

Le texte anglais verbatim de chaque critère est affiché : c'est lui qui fait foi, l'intitulé français n'est qu'un repère de navigation.

Quatre critères — (c)(2), (c)(3), (c)(9) et (c)(10) — portent un marqueur « adressé par le pointage tracé ». C'est une lecture de DYONYSOS, pas une qualification du texte : rien dans la clause ne les distingue des quatorze autres.

Le module ne conclut pas. DFARS 242.7502(b)(1) confie à l'agent contractant, en consultation avec l'auditeur, le soin de déterminer l'acceptabilité du système comptable et de l'approuver ou non. Ce que vous tenez ici est une auto-évaluation, pas un verdict.

5. Relever une entité au registre fédéral

Sur la fiche d'un contrat, le bouton Relever l'entité ouvre un écran à deux chemins. Les deux valent.

Chemin garanti : la saisie manuelle

C'est celui qui est documenté en premier, et ce n'est pas un hasard.

1. Ouvrez sam.gov dans un autre onglet et cherchez l'UEI.
2. Reportez ce que vous lisez : état de l'enregistrement, présence ou absence d'exclusion.
3. Recopiez dans « Ce qui a été lu » ce qui compte — raison sociale, date d'expiration de l'enregistrement, motif d'exclusion s'il y en a un.
4. Enregistrer ce relevé.

Le contrat porte alors le relevé, sa date et sa provenance — « saisie manuelle, suivi de votre nom ». La provenance est la première question posée quand un relevé est contesté.

Chemin automatique : les deux interfaces SAM.gov

Elles sont livrées inactives, parce que les deux exigent une clé, gratuite mais à demander depuis la page de détail de compte sur sam.gov. Pour les activer : Connexions ▸ Services, cochez « Actif », saisissez la clé.

Le bouton Demander au registre inscrit alors la question dans la file du socle de connexions. L'appel ne part jamais tout de suite : il consomme un quota journalier, et une clé absente ne doit pas produire une cascade d'erreurs au chargement d'une liste. Le résultat et, s'il y a lieu, le motif de mise de côté se lisent dans le journal d'appels.

Non éprouvé, et dit franchement

Les deux interfaces existent — leurs adresses ont été relevées sur le catalogue officiel de la GSA — mais aucun appel réel n'a abouti : depuis une adresse non américaine, toutes les routes de api.sam.gov répondent 404 à corps vide.

Le connecteur traite ce cas, et la page HTML de filtrage, comme des indisponibilités. Il ne dira jamais « entité inconnue » sur une route qui n'a pas répondu, et surtout il ne dira jamais « aucune exclusion » : cette réponse-là ne sort que d'un corps qu'il a reconnu.

Un relevé d'exclusion vieux de six mois ne vaut rien. Une exclusion peut tomber du jour au lendemain, et c'est l'information qui interdit l'attribution. Le module affiche toujours la date du relevé à côté de son contenu.

6. Ce que le module ne vous dira jamais

Ces qualifications appartiennent à l'agent contractant et à l'organisme de contrôle. Une conclusion de conformité fausse vous exposerait à bien plus qu'un désagrément.

7. D'où viennent les chiffres

Ni les connecteurs, ni les calculs, ni l'auto-évaluation n'ont été éprouvés contre un contrôle réel, un système d'agence ou un dépôt. Le calcul de taux travaille sur les heures pointées, pas sur le grand livre : il ne remplace pas une comptabilité. Commencez par un exercice d'essai et comparez.