Habilitations et certifications du personnel — échéances et blocage d'affectation (Odoo Community)

Guide utilisateur — Habilitations et certifications du personnel (DYONYSOS)

Ce guide s'adresse au responsable QHSE, au responsable d'exploitation ou au chef d'équipe qui décide qui intervient sur quoi.

Avant tout : ce que le module change

Un tableur dit correctement qui a passé quoi et quand. Il ne dit jamais non. Ce module refuse d'affecter un salarié dont l'habilitation exigée manque ou a expiré, et il trace la dérogation quand vous décidez de passer outre. Tout le reste — les échéances, les alertes, la matrice — n'est là que pour alimenter ce refus.

1. Déclarer vos types d'habilitation

Menu Habilitations → Configuration → Types d'habilitation.

Le module livre une liste de départ (CACES, habilitations électriques, SST, ATEX, permis, soudage, END, fluides frigorigènes, travail en hauteur). Vérifiez-la et corrigez-la. Les durées de validité et les délais de recyclage ne sont pas imposés par le module : ils dépendent de recommandations, de normes et de textes qui changent, et qui ne sont pas les mêmes d'un pays à l'autre. Les fiches livrées portent la mention « à confirmer » : c'est volontaire, et c'est à vous de trancher.

Pour chaque type, réglez :

Le code est court parce que c'est lui qui tient dans la matrice : « R489-3 », « BR », « SST ».

Une mise à jour du module ne récrira jamais par-dessus vos valeurs.

1 bis. Les titres dont la validité dépend de l'âge

Le permis poids lourd est le cas type : sa validité suit la périodicité du contrôle médical, qui dépend de l'âge du conducteur (service-public.gouv.fr, fiche F36483). Une durée unique déclarerait « à jour » un conducteur de soixante-dix ans dont le titre a cessé de valoir deux ans plus tôt — c'est-à-dire une conduite sans titre valable, avec ce que cela emporte au pénal et à l'assurance pour l'employeur.

Réglez alors le mode sur Grille par âge, et remplissez l'onglet Grille par âge :

La grille livrée pour le permis C : 60 mois avant 55 ans ; de 55 à 60 ans, 60 mois plafonnés au 60ᵉ anniversaire ; 24 mois de 60 à 76 ans ; 12 mois au-delà de 76 ans.

Si la date de naissance du titulaire n'est pas connue, le module ne peut pas choisir la tranche. Il retient alors la durée la plus courte de la grille — jamais la plus longue — et l'écrit en toutes lettres en bandeau rouge sur l'habilitation. Un doute qui allongerait une validité déclarerait à jour un salarié qui ne l'est plus. Renseignez la date de naissance sur la fiche du salarié, ou directement sur l'habilitation, pour obtenir l'échéance réelle.

1 ter. Fluides frigorigènes : trois dates à connaître

L'attestation d'aptitude à la manipulation des fluides frigorigènes est livrée à 84 mois (remise à niveau au moins tous les 7 ans) : règlement (UE) 2024/573, art. 10(9), et arrêté du 21 novembre 2025, art. 8, pris pour l'art. R543-106 du code de l'environnement. À défaut de remise à niveau, l'attestation est suspendue (art. 9 du même arrêté).

La note réglementaire affichée sur la fiche du type et sur chaque attestation rappelle les trois dates : l'obligation entre en vigueur le 1er janvier 2027 ; les attestations délivrées avant restent valables jusqu'au 31 décembre 2026 ; pour les attestations déjà détenues, la première remise à niveau est due au plus tard le 12 mars 2029.

Si vous mettez à jour un module déjà installé, où cette fiche était livrée « sans limite de validité », attendez-vous à voir des attestations passer en expirée le jour de la mise à jour : elles l'étaient déjà en droit, le module ne le disait pas.

CACES — durées et prolongation conditionnelle

D'après l'OPPBTP reprenant les recommandations CNAM, texte des recommandations non relu : à confirmer.

La « dérogation à 10 ans pour usage < 50 jours/an » est infirmée : elle inverse la condition de pratique. La prolongation conditionnelle reste à confirmer dans le texte des recommandations ; elle n'est pas automatisée par cette mise à jour documentaire.

Source secondaire spécialisée : https://www.preventionbtp.fr/ressources/questions/quelle-est-la-duree-de-validite-des-caces-r_SDEFhDR7NrUga6z4waNwF4 — consulté le 27/09/2026.

SST — validité et maintien des compétences

24 mois, confirmé par le document de référence INRS « Dispositif Sauvetage Secourisme du Travail », version 8, 01/2021. Un MAC de 7 heures réalisé avant l'échéance prolonge le certificat de 24 mois. La valeur existante de 24 mois reste inchangée.

Source : https://www.inrs.fr/dam/inrs/PDF/document-reference-sst.pdf — consulté le 27/09/2026.

Ces résultats et dates de consultation sont repris de VERIFICATION_REGLEMENTAIRE.md, section IV (27 septembre 2026). Aucune durée ni règle de calcul n'est modifiée ici.

2. Enregistrer l'habilitation d'un salarié

Menu Habilitations → Habilitations → Nouveau, ou l'onglet Habilitations de la fiche du salarié.

Saisissez le salarié, le type, la date d'obtention portée sur l'attestation, l'organisme et le numéro du titre. L'échéance et la date de recyclage conseillée se calculent seules : elles ne se saisissent pas.

Pour un type réglé sur une grille par âge, la date de naissance du titulaire apparaît sous la date d'obtention. Elle est reprise de la fiche du salarié quand celle-ci la porte, et reste saisissable ici sinon. Laissée vide, elle conduit à la durée la plus courte de la grille, et le bandeau rouge de l'habilitation vous le dit.

Joignez l'attestation, puis cliquez sur Valider. La validation est refusée sans pièce jointe — le jour d'un contrôle ou d'un accident, c'est l'employeur qui doit produire le document, pas le salarié.

Une date d'obtention dans le futur est refusée : un titre ne peut pas autoriser un travail avant d'avoir été délivré.

3. Renouveler

Bouton Renouveler sur l'habilitation. Le module ouvre la saisie du titre suivant, pré-remplie, et ne touche pas à l'ancien. L'ancienne fiche reste, expirée, dans l'historique : ce que l'inspection du travail demande après un accident n'est pas qui est habilité aujourd'hui, mais qui l'était le jour des faits.

4. Suspendre ou révoquer

Boutons Suspendre et, depuis la fiche, l'état Révoquée. Le motif est obligatoire : priver un salarié du droit de travailler sur un poste n'est pas un changement de case à cocher. Une habilitation suspendue n'est plus opposable et bloque les affectations, même si sa date est encore bonne.

5. Les interventions — le refus

Menu Habilitations → Interventions → Nouveau.

Renseignez l'objet, l'intervenant, la date d'intervention et surtout les habilitations exigées. Sans cette liste, il n'y a rien à contrôler.

Cliquez sur Planifier :

• si tout est en règle, l'intervention passe en « Planifiée » ;
• s'il manque un titre bloquant, le module refuse en nommant la personne, le titre et la date à laquelle il a cessé de valoir ;
• s'il manque un titre en alerte, l'intervention passe, et le manquement est publié au fil de discussion.

Trois points qui comptent :

1. Le titre est apprécié à la date de l'intervention, pas à celle de la saisie. Un CACES valable aujourd'hui mais expiré dans six mois ne couvre pas une intervention planifiée dans six mois.
2. Écrire l'état à la main ne contourne rien. Le refus est aussi une contrainte de base de données : un import, une action automatisée ou un autre module se heurtent au même mur.
3. Repousser une intervention déjà planifiée au-delà de l'échéance est refusé de la même façon.

6. La dérogation — passer outre, jamais en silence

Bouton Accorder une dérogation motivée (réservé au rôle Responsable).

L'assistant affiche exactement ce que vous couvrez, puis exige un motif écrit d'au moins vingt caractères. « OK », « urgent » ou « vu avec le chef » sont refusés : ils ne protègent personne le jour d'un accident. Écrivez la raison réelle et la mesure compensatoire.

La dérogation est alors publiée sous votre nom, au fil de discussion de l'intervention et de la fiche du salarié.

Elle ne couvre que ce que vous aviez sous les yeux. Si un second manquement apparaît ensuite — un autre titre qui tombe, un changement d'intervenant —, la dérogation cesse de couvrir et l'intervention redevient refusée. C'est ce qui la distingue d'un interrupteur.

Bouton Retirer la dérogation : l'intervention qui ne tenait que par elle repasse en brouillon. Un retrait qui la laisserait planifiée ne serait qu'une formalité.

7. L'alerte d'échéance

Une tâche planifiée passe chaque nuit. Quand une habilitation entre dans le préavis réglé sur son type, une activité Odoo est créée au responsable du suivi, avec l'échéance en date d'échéance.

Une seule fois par habilitation, jamais deux. Un responsable qui reçoit la même relance tous les matins finit par filtrer la boîte entière, et l'alerte cesse d'alerter. Le compteur n'est remis à zéro que si la date d'obtention ou le type change — c'est-à-dire s'il s'agit en réalité d'une autre échéance.

8. La matrice des compétences

Menu Habilitations → Matrice des compétences.

Elle croise tous les salariés actifs avec tous les types d'habilitation actifs, et affiche aussi les croisements sans titre. C'est le point : une matrice qui n'afficherait que les habilitations détenues ne servirait à rien — ce qu'on y cherche, c'est la case vide.

Cinq états : Valide, Échéance proche (dans le préavis du type), Expirée, Suspendue (ou non validée, ou révoquée), Jamais délivrée.

Le filtre Manquements bloquants donne, en une ligne, tout ce qui refuse aujourd'hui une affectation. La vue Tableau croisé donne la matrice salariés × types.

9. Les deux rôles

10. Ce que le module ne fait pas

• Il ne délivre aucune habilitation et ne vérifie auprès d'aucun organisme la réalité d'un titre. Il enregistre ce que vous saisissez et la pièce que vous joignez.
• Il n'établit pas les titres d'habilitation électrique : ce document reste signé par l'employeur, hors du logiciel.
• Il ne planifie ni ne facture les sessions de formation.
• Il ne se substitue pas au document unique d'évaluation des risques.
• Il ne garantit aucune durée de validité. Les valeurs livrées sont des points de départ à vérifier.