EHPAD — hébergement, dépendance GIR et soins, tarification tripartite (Odoo Community)

Guide utilisateur — EHPAD (DYONYSOS)

Ce module tient l'hébergement, la dépendance et l'occupation des lits d'un EHPAD public ou associatif. Il ne remplace pas un dossier de soins : voir le README pour ce que le module ne fait pas.

1. Créer l'établissement, ses unités, chambres et lits

EHPAD → Établissements → Nouveau. Renseignez le numéro FINESS et, si applicable, l'habilitation à l'aide sociale. Le forfait journalier hospitalier est un montant fixé par arrêté ministériel : vérifiez sa valeur en vigueur, le module ne la met pas à jour seul.

Sur l'établissement, créez ses unités — dont, le cas échéant, une unité protégée pour les résidents désorientés — puis, dans chaque unité, ses chambres (simples ou doubles) et leurs lits.

2. Saisir les tarifs des trois sections

EHPAD → Configuration → Tarifs. Trois grilles séparées, chacune datée par son entrée en vigueur :

• Hébergement, par type de chambre (simple ou double) ;
• Dépendance, par couple de GIR (1-2, 3-4, 5-6) — le tarif du couple 5-6 est aussi le ticket modérateur dû par tous les résidents ; il ne peut jamais dépasser les tarifs des couples plus dépendants, sans quoi la grille votée serait incohérente ;
• Soins, à titre informatif : ce forfait n'apparaît jamais sur la note d'un résident.

Un tarif absent bloque la facturation avec un message qui dit lequel manque : mieux vaut cette gêne que de facturer un montant faux.

3. Admettre un résident

EHPAD → Résidents → Nouveau. Renseignez la personne de confiance, si des directives anticipées ont été rédigées et où les trouver, et le médecin traitant.

Enregistrez son évaluation GIR avec sa date d'effet : quand le GIR d'un résident change, saisissez une nouvelle évaluation datée du jour du changement — la précédente reste dans l'historique, et la facturation regarde toujours le GIR en vigueur à la date de chaque journée facturée, jamais le GIR actuel pour refaire un mois déjà facturé.

4. Installer un résident dans un lit

Sur le résident, ou depuis la fiche du lit, créez une occupation avec sa date de début. Le module refuse qu'un lit reçoive deux résidents sur des dates qui se chevauchent, et qu'un même résident occupe deux lits en même temps.

5. Enregistrer une absence

EHPAD → Absences → Nouveau. Hospitalisation ou convenance personnelle, avec la date et l'heure de départ et de retour. En dessous de 72 heures, rien ne change à la facture. Au-delà, l'hébergement des journées concernées est minoré du forfait journalier hospitalier et la dépendance n'est plus due pour ces journées.

6. Calculer et valider une période de facturation

EHPAD → Facturation → Nouveau. Choisissez le résident et la période (du... au...), puis cliquez sur Calculer : le module parcourt chaque journée, applique le tarif hébergement du type de chambre occupé, le ticket modérateur dépendance selon le GIR en vigueur ce jour-là, et retire les journées d'absence ouvrant réduction.

Cliquez sur Valider pour verrouiller la période. Une période validée ne peut plus être recalculée : c'est le seul mécanisme qui garantit qu'un changement de GIR ou de tarif ultérieur ne modifie jamais rétroactivement une facture déjà remise à la famille. Un bouton Rouvrir, réservé à la direction, permet de déverrouiller une période si une correction est vraiment indispensable.

Ce qu'il faut savoir

• La part dépendance prise en charge par le département (APA) est calculée et affichée à titre de suivi ; elle n'est jamais ajoutée au montant dû par le résident.
• Le module ne tient aucun dossier de soins : ni prescription, ni transmission, ni constantes.
• La transmission des montants à la CNAV, à la CAF ou au conseil départemental reste à faire par les canaux habituels de l'établissement.

Les deux rôles

• Accueil : dossier des résidents, GIR, occupation des lits, absences.
• Direction : établissement, unités et tarifs, validation des périodes de facturation.

Licence OPL-1 — DYONYSOS — https://dyonysos.fr — welcome@dyonysos.fr