Qualiopi — référentiel versionné et preuves, réclamations et dossier d'audit (Odoo Community)

Guide utilisateur — Qualiopi, référentiel versionné et preuves (DYONYSOS)

Ce guide s'adresse au responsable qualité d'un organisme de formation, d'un CFA, d'un centre de bilan de compétences ou d'un organisme de VAE.

Préparation du référentiel 2026

Le module conserve deux versions : 32 indicateurs avant le 1er novembre 2026, 33 à partir de cette date. À la création du dossier, sa date d'audit prévue sélectionne la version ; sans date d'audit, le jour de création est retenu. La version est ensuite conservée, y compris pour les dossiers existants migrés. Si la date d'audit est reportée dans une autre version, une réserve apparaît : créer un nouveau dossier pour cette date.

Le jeu historique conserve vos libellés officiels et les thèmes de travail existants. Le jeu 2026 reprend les libellés de l'article 1 du décret n° 2026-728, vérifiés sur Légifrance le 27/09/2026. Le champ d'application de l'indicateur 33 reste à confirmer sur le texte de l'annexe, avec applicabilité à tous par défaut. Les valeurs des seuils 19 et 20 ne sont pas renseignées : le décret renvoie à des arrêtés et n'en donne pas les valeurs.

Les preuves restent attachées à leurs indicateurs historiques. Examinez-les avant de les rattacher aux indicateurs de la nouvelle version. Les réglages d'applicabilité et de preuve du nouveau jeu sont à revoir ; ils ne sont pas des exigences chiffrées légales.

Les textes, et lequel porte quoi

Ces visas sont modifiables sur la fiche du dossier d'audit, onglet « Textes visés » : quand un texte change, corrigez-le sans attendre une mise à jour du module. Ils sont imprimés en tête de l'édition du dossier.

1. Reprendre le référentiel

Menu Qualiopi → Indicateurs (groupés par critère) et Configuration → Critères.

Le module livre la structure : sept critères par version, 32 ou 33 indicateurs numérotés, et leur répartition — critère 1 → 1-3, critère 2 → 4-8, critère 3 → 9-16, critère 4 → 17-20, critère 5 → 21-22, critère 6 → 23-29, critère 7 → 30-32 (antérieure) ou 30-33 (2026). Le critère 6 en compte sept, le critère 7 en compte trois ou quatre : c'est cette répartition qui commande le comptage de couverture par critère, donc le refus de déclarer un dossier prêt.

Pour chaque indicateur :

1. Recopiez le libellé officiel depuis le référentiel en vigueur.
2. Renseignez le niveau attendu et les preuves attendues — c'est votre procédure.
3. Vérifiez le périmètre : dix indicateurs ne concernent que certaines catégories d'actions au sens de l'art. L6313-1 du code du travail — 1° actions de formation, 2° bilans de compétences, 3° validation des acquis de l'expérience, 4° actions de formation par apprentissage. Le module les marque et nomme les catégories :

Décochez Applicable pour ceux qui ne vous concernent pas, et écrivez pourquoi : l'auditeur demandera la justification du périmètre. 4. Réglez les deux chiffres qui font tout le travail :

2. Déposer les preuves

Menu Qualiopi → Preuves → Nouveau.

Une preuve est un document daté. Saisissez :

• l'intitulé et ce que la pièce démontre ;
• la date du document — celle portée sur la pièce, pas celle du dépôt ici : c'est elle qui fait courir l'ancienneté ;
• la date de fin de validité, s'il y en a une (contrat, convention, attestation) ;
• les indicateurs couverts : une même pièce peut en couvrir plusieurs ;
• la pièce jointe elle-même.

Puis Valider la preuve. La validation est refusée sans pièce jointe et sans indicateur rattaché : un auditeur ne demande pas si le document existe, il demande à le voir — et une preuve qui ne couvre aucun indicateur ne sera jamais lue par personne.

Retirer du dossier ne supprime pas la preuve. Le dossier de l'audit précédent doit rester lisible : effacer une preuve reviendrait à réécrire l'historique de conformité de l'organisme.

3. Lire l'avancement

Sur chaque indicateur, la Couverture vaut :

Le Motif de l'écart dit, en une phrase, ce que l'auditeur constaterait : « Aucune preuve rattachée », ou « 3 preuve(s) rattachée(s), aucune valable aujourd'hui ».

Une preuve périmée est un manque, pas une ligne grisée. C'est le point du module. Un organisme certifié échoue à son audit de surveillance parce que ses preuves datent de la certification initiale ; ici, l'indicateur redevient non couvert, et il le dit.

Une même pièce peut couvrir un indicateur et pas un autre : l'ancienneté acceptable n'est pas la même partout. Un règlement intérieur de cinq ans reste bon ; une note de veille de cinq ans ne prouve plus que vous faites de la veille.

4. Les réclamations — indicateur 31

Menu Qualiopi → Suivi → Réclamations.

Un organisme sans aucune réclamation enregistrée est suspect, pas conforme. Ce que l'auditeur cherche, c'est la trace du traitement.

1. Reçue : objet, origine, réclamant, date de réception, et ce qui est reproché.
2. Prendre en charge : l'accusé de réception se date automatiquement s'il ne l'est pas.
3. Écrivez le traitement apporté et ce que cela a changé durablement, puis Déclarer traitée. Sans traitement écrit, le module refuse : c'est l'une des non-conformités les plus fréquemment relevées sur cet indicateur.
4. Clore — impossible avant que le traitement soit écrit.

Le délai que vous vous fixez (30 jours par défaut) n'a aucune portée réglementaire : c'est l'engagement de votre propre procédure, et le module mesure si vous le tenez. Le filtre En retard liste ce qui l'a dépassé.

Classer sans suite exige un motif écrit. Sans lui, le classement ressemble à un enterrement.

5. Les intervenants — indicateur 21

Menu Qualiopi → Suivi → Intervenants.

Le modèle s'appuie sur les contacts et non sur les salariés : la plupart des intervenants d'un organisme sont des indépendants ou des sous-traitants.

Renseignez les domaines d'intervention, rattachez les preuves de compétence (diplôme, certificat, attestation d'expérience — un curriculum vitæ déclaratif n'en est pas une), et la date de dernière évaluation avec sa périodicité.

Établir les compétences est refusé sans au moins une preuve valable et sans date d'évaluation. Une compétence attestée il y a dix ans ne dit rien de celle d'aujourd'hui.

Une tâche planifiée repasse chaque nuit en À réévaluer les intervenants dont l'échéance d'évaluation est franchie.

6. La veille — indicateurs 23, 24 et 25

Menu Qualiopi → Suivi → Veille.

Pour chaque action : le thème, la date, la source, ce qui a été retenu, et surtout ce que cela a changé — contenu modifié, nouvelle prestation, procédure revue, intervenant formé.

Veille exploitée est refusé tant que cette dernière case est vide. Un auditeur ne demande pas ce que vous avez lu, mais ce que vous en avez fait : une veille archivée sans suite démontre seulement que vous recevez du courrier.

Si une veille n'a réellement rien changé, Sans incidence le dit explicitement — c'est une réponse honnête, à condition d'être assumée plutôt que laissée en brouillon jusqu'à l'audit.

Rattachez chaque action aux indicateurs qu'elle alimente. Le module ne présume d'aucun numéro : c'est à vous de faire le lien d'après le référentiel en vigueur.

7. Le dossier d'audit — la règle qui bloque

Menu Qualiopi → Dossiers d'audit → Nouveau.

Choisissez le type d'audit (initial, surveillance, renouvellement), l'organisme certificateur et la date prévue. Si vous renseignez la date d'obtention de la certification — celle du certificat en cours, pas celle de la certification initiale si vous avez été renouvelé — la fenêtre de surveillance se calcule, avec deux bornes en mois paramétrables et à confirmer auprès de votre certificateur. Repère : l'arrêté du 6 juin 2019, art. 2, place l'audit de surveillance entre le 14e et le 22e mois. Le module ne l'impose pas et ne garantit pas que ce soit la borne en vigueur le jour venu.

Cliquez sur Déclarer prêt pour l'audit. Le module vérifie, à cet instant et sur les dates réelles :

• chaque indicateur applicable est-il couvert ?
• reste-t-il une réclamation reçue et non traitée ?

S'il manque quoi que ce soit, la déclaration est refusée, et le refus énumère les indicateurs en défaut, un par un, avec le motif — un pourcentage ne dit pas quoi aller chercher. Le bouton Voir les indicateurs à régler ouvre directement la liste.

Ce n'est pas un voyant rouge, c'est une porte fermée.

Ensuite : Transmis au certificateur, puis Enregistrer le résultat — refusé tant que le résultat et les suites données ne sont pas écrits. C'est la première pièce que demandera l'audit suivant.

8. L'édition du dossier

Bouton d'impression Dossier d'audit sur la fiche du dossier.

Le document suit l'ordre du référentiel : critère par critère, indicateur par indicateur, avec les preuves rattachées, leurs dates et leur état. Les preuves écartées y figurent aussi, avec la raison : « non retenue : périmée depuis le… », « trop ancienne pour cet indicateur ». Masquer la pièce laisserait croire à un oubli de dépôt, alors que le problème est tout autre — la pièce est là, elle ne vaut plus.

L'édition porte en tête l'avertissement sur les libellés non officiels, et le rappelle sur chaque intitulé concerné.

9. Les deux rôles

10. Ce que le module ne fait pas

• Il ne certifie rien et ne remplace aucun organisme certificateur accrédité.
• Il ne télétransmet aucun dossier.
• Il ne gère ni les sessions, ni les émargements, ni la facturation.
• Il ne juge pas la valeur d'une preuve : il constate qu'elle existe, qu'elle est datée et qu'elle est encore valable.
• Il ne tranche pas le périmètre de l’indicateur 33 et ne fournit aucun seuil non sourcé.