Situation de travaux US — retenue par État, renonciations à privilège en série, facturation et rattachement aux commandes (édition complète)

Guide — Situation de travaux US, édition complète

Ce guide suppose que vous savez déjà tenir un projet et une situation dans le registre gratuit. Il ne couvre que les cinq gestes que l'édition complète ajoute.

1. Relever la règle de retenue de votre État

Configuration → Règles de retenue par État. La table est vide, et ce n'est pas un oubli : il n'existe pas de régime de retenue national aux États-Unis, et aucun n'est livré avec le module. Poser un taux plausible à la place du vôtre éteindrait votre vigilance

Le geste, une fois par État et par nature de marché :

1. Ouvrez le code de votre État. Le texte lui-même, pas un article de cabinet d'avocats : celui-ci peut vous aider à trouver la section, pas à la citer.
2. Créez une règle : l'État, la nature du marché.
3. Relevez ce que le texte dit. Cochez « Un plafond a été relevé » seulement si vous en avez lu un. Sans la case, un taux à zéro ne veut rien dire du tout — et c'est exactement ce qu'on veut : « rien n'a été lu » n'est pas « pas de retenue ».
4. Renseignez la source primaire, son adresse, la date à laquelle vous l'avez lue et votre nom. Sans la source et la date, le module refuse de passer la règle en « relevé ».
5. Ce que la lecture n'a pas tranché va dans Réserve, en clair. Jamais dans une valeur.

Ce que vous voyez ensuite. Sur chaque projet du même État et de la même nature, un constat apparaît : le taux que vous avez saisi dépasse le plafond relevé, ou ne le dépasse pas. Ce n'est pas un avis juridique. Le module ne connaît ni les stipulations de votre contrat ni les exceptions qui pourraient jouer. Il ne bloque rien.

Une règle que vous laissez en « non trouvé » ne produit aucun constat : le module dit qu'il ne connaît pas le plafond, il ne dit pas qu'il n'y en a pas.

2. Demander les renonciations en série

Campagnes de renonciations → Nouveau.

1. Choisissez le projet et, le plus souvent, la situation dont le paiement est en jeu.
2. Choisissez une seule forme. C'est une contrainte du module, et elle vous protège : mélanger conditionnelles et inconditionnelles dans une même demande est la faute la plus chère du métier — une inconditionnelle signée contre un chèque non compensé abandonne la sûreté avant l'argent.
3. Ajoutez les signataires. Le module ne les devine pas : la liste des sous-traitants d'un chantier n'est écrite nulle part dans Odoo, et la déduire des factures fournisseurs donnerait des faux dans les deux sens.
4. Lancer la campagne. Une pièce par signataire, la demande datée du jour.

Le module n'envoie rien. Il date les demandes ; le message part de votre main, relu. Une pièce juridique qui part sans être relue est une pièce juridique de trop.

Relancer une campagne ne dédouble pas les demandes : un signataire qui porte déjà une pièce de la même forme sur la même situation est laissé de côté.

Suivre ce qui manque

Constats → Renonciations jamais demandées est l'écran le plus utile du module. Il liste les pièces attendues dont la demande n'est jamais partie — ce n'est pas un retard du signataire, c'est une demande qu'on a oublié de faire, et c'est ainsi qu'un paiement se bloque sans qu'on comprenne pourquoi.

Le bouton Relancer compte et date la relance. Le constat de retard se mesure sur la date de paiement attendue de la situation, pas sur l'ancienneté de la demande : une renonciation reçue après le paiement n'a pas protégé le paiement.

Le délai employé est celui réglé dans Paramètres → Relance des renonciations. Il n'est pas réglementaire : aucun texte ne le fixe, sept jours est un usage de gestion.

3. Facturer une situation

Sur une situation certifiée, bouton Facturer.

Le module crée une facture client d'une seule ligne, du montant demandé — la ligne 8, nette de la retenue de garantie et des certificats antérieurs. Ce n'est ni l'exécuté ni l'acquis net : facturer l'un ou l'autre ferait payer deux fois ce qui l'a déjà été.

Le tableau des valeurs justificatif part avec l'état imprimé, pas avec la facture : ventiler la facture par poste donnerait des lignes négatives à la première reprise, et votre maître d'ouvrage règle un montant.

Une situation ne se facture qu'une fois. Le module refuse la seconde : une situation refacturée deux fois est une situation payée deux fois, et cela se découvre au solde.

Si votre société n'a pas encore de plan comptable, le module vous le dit en clair et ne touche à rien.

4. Importer le tableau des valeurs

Sur la fiche d'un projet, Action → Importer le tableau des valeurs.

Trois colonnes, dans cet ordre : numéro de poste, désignation, valeur prévue. Le séparateur est détecté ; l'en-tête est facultatif.

Les montants sont lus selon les deux conventions décimales. « 34 500,50 » sorti d'un tableur français vaut trente-quatre mille cinq cents dollars cinquante — pas trois millions quatre cent cinquante mille. C'est la faute qui ne se voit nulle part : le fichier est bien formé, le poste part à cent fois sa valeur, et l'écart s'affiche en dollars sans dire d'où il vient.

Rien n'est écrasé. Un numéro de poste déjà présent est laissé tel quel et signalé : réimporter un fichier corrigé ne doit pas effacer un avancement déjà facturé. Les lignes illisibles sont comptées et listées, jamais devinées.

Le compte rendu rappelle le total du tableau après import et l'écart avec le contrat à ce jour.

5. Rapprocher la commande, le projet et les heures

Sur la fiche du projet de construction, bloc Rattachement à ce qu'Odoo porte déjà :

• Commande de vente — le module affiche l'écart entre le montant vendu et le contrat initial. Il constate, il ne corrige ni l'un ni l'autre : acomptes, révisions et lots hors marché font des écarts parfaitement légitimes.
• Projet Odoo — les heures des feuilles de temps sont relevées, et chaque situation affiche celles de sa période à côté de l'avancement saisi.

Le module ne convertit jamais une heure en montant. Un lot sous-traité au forfait avance sans heures ; une reprise consomme des heures sans avancer. L'écart est une question à poser, pas une erreur à corriger.

Ce que le module ne fait jamais

• Il ne dit pas si un paiement est exigible.
• Il ne dit pas si votre contrat est licite.
• Il ne pose aucun taux de retenue à votre place.
• Il ne fournit aucun formulaire de renonciation : une minorité d'États en impose un dont le texte est fixé par la loi, et un formulaire recopié de mémoire est pire que pas de formulaire du tout.
• Il n'envoie rien tout seul.

Non éprouvé en production

Aucune demande de paiement produite par ce module n'a été soumise à un maître d'ouvrage, à un architecte ou à un portail de dépôt, et aucune règle de retenue n'est livrée. L'état imprimé n'est pas un formulaire de l'American Institute of Architects : les documents G702 et G703 sont sous droit d'auteur et se procurent auprès de l'AIA. Commencez par une situation d'essai.