Subventions fédérales américaines — coûts indirects, contrepartie, sous-bénéficiaires, tirages, SF-425/SF-270 et connexions fédérales

Guide utilisateur — Subventions fédérales américaines (édition complète)

Ce guide suppose le registre gratuit déjà en main : attributions, budget par catégorie du SF-424A, dépenses, avancement. Voir dyo_subventions_us_lite/doc/GUIDE_UTILISATEUR.md.

Non éprouvé en production. Aucun dépôt réel auprès d'une agence fédérale n'a été effectué avec ce module, et aucun appel n'a abouti à SAM.gov. Les feuilles SF-425 et SF-270 sont des feuilles de travail : vous les relisez, puis vous recopiez sur le formulaire officiel. Le module ne transmet rien et ne signe rien.

1. D'abord : régler les valeurs réglementaires

Subventions US → Configuration → Paramètres réglementaires.

Chaque champ porte, dans son aide, la section du 2 CFR partie 200 dont il vient. Les défauts sont ceux relevés sur l'eCFR à l'édition du 17 mars 2026 :

Pourquoi ils sont modifiables. Deux de ces valeurs ont changé le 1er octobre 2024 — le taux forfaitaire est passé de 10 % à 15 %, le seuil d'audit de 750 000 $ à 1 000 000 $. Un chiffre écrit en dur dans le code aurait fait mentir le module jusqu'à la version suivante. Si vous traitez un exercice antérieur, remettez la valeur de l'époque : tout ce qui en dépend suivra.

Ce que le module ne fait pas : il ne tient pas le calendrier des jours fériés fédéraux. Le 2 CFR 200.512(a)(1) reporte une échéance tombant un samedi, un dimanche ou un jour férié au jour ouvrable suivant ; le module ne fait pas ce report.

2. Le taux de coûts indirects

Subventions US → Taux de coûts indirects.

Deux régimes, et ils s'excluent.

Taux négocié (NICRA). Recopiez-le de votre accord : le taux, la base, la période, l'agence cognizante et la référence de l'accord. La base se recopiera en ligne 11.d du SF-425.

Taux forfaitaire (de minimis). Le 2 CFR 200.414(f) le réserve à qui n'a pas de taux négocié en cours, le plafonne au taux paramétré, et précise qu'il n'a pas de terme : « may be used indefinitely ». Un taux au-dessus du plafond est signalé, jamais refusé — le plafond a changé en 2024 et peut changer encore.

La base d'application : c'est vous qui la composez

Sur la fiche de l'attribution, onglet « Coûts indirects ».

La base est la somme de deux choses :

1. les dépenses que vous avez désignées comme y entrant. Chaque dépense porte une case « Entre dans la base des coûts indirects ». Le module en propose une valeur d'après la catégorie SF-424A — équipement, construction et coûts indirects en dehors, le reste dedans — mais ce n'est qu'un point de départ. Le 2 CFR 200.1 exclut aussi les frais de soins aux patients, les loyers, les exonérations de droits d'inscription, les bourses et les frais de participants : aucun de ces cas ne se lit dans un champ, et tous se saisissent sous « h. Autres » comme n'importe quoi d'autre. Décochez ligne à ligne ce qui en sort. Une base calculée sans cette relecture est fausse ;
2. la part retenue de chaque sous-attribution, plafonnée au premier palier paramétré (50 000 $ par défaut), le texte excluant expressément « the portion of each subaward in excess of $50,000 ». Le plafond s'applique par sous-attribution, pas au total.

Si vos versements aux sous-bénéficiaires sont déjà saisis comme dépenses entrant dans la base, décochez « Inclure les sous-attributions dans la base » : sinon ils seraient comptés deux fois, et le module ne peut pas le deviner.

Le champ « Composition de la base » vous rappelle ce qui a été additionné.

3. La contrepartie et l'apport en nature

Subventions US → Contrepartie et apports en nature.

Quatre natures : numéraire, apport en nature d'un tiers, apport en nature du bénéficiaire, coûts indirects non recouvrés (ces derniers exigent l'accord préalable de l'agence — 2 CFR 200.306(c)).

Renseignez la méthode de valorisation. C'est elle que l'auditeur voudra reconstituer. Pour un bien donné, le 2 CFR 200.306(d) retient la moindre de la valeur nette comptable et de la valeur vénale, sauf justification et accord de l'agence.

Les sept conditions, et pourquoi le module ne les coche pas

L'onglet « Conditions du 2 CFR 200.306(b) » affiche les sept conditions du texte, une par case. Le module compte celles qui restent décochées et les remonte sur l'attribution. Il ne les coche pas à votre place, et il n'en déduit pas que l'apport est acceptable : cinq d'entre elles — nécessaire et raisonnable, admissible au titre de la sous-partie E, non payée par l'État fédéral ailleurs, prévue au budget approuvé, conforme au reste de la partie — ne se lisent dans aucune donnée qu'un logiciel de gestion possède. Les cocher automatiquement fabriquerait une assurance qui n'existe pas.

Un apport en nature d'un tiers doit nommer ce tiers : c'est lui qui devra pouvoir l'attester.

4. Les sous-bénéficiaires

Subventions US → Sous-bénéficiaires.

Les quatorze mentions

Le 2 CFR 200.332(b)(1) énumère quatorze informations qu'une sous-attribution doit porter. La fiche les tient toutes, groupées comme dans le texte, et un bandeau nomme précisément celles qui manquent encore.

Ce bandeau n'est pas un reproche. Le texte prévoit le cas : « A pass-through entity must provide the best available information when some of the information below is unavailable. A pass-through entity must provide the unavailable information when it is obtained. » Un manque est un reste à faire.

En choisissant l'attribution d'origine, le FAIN, le numéro de liste d'assistance et la date d'attribution fédérale sont recopiés : les ressaisir à la main est le meilleur moyen de les faire diverger de l'attribution fédérale, et c'est celle-ci que le texte veut voir transmise.

La vérification d'exclusion — 2 CFR 200.332(a)

Le texte demande de confirmer dans SAM.gov que le sous-bénéficiaire n'est ni suspendu ni exclu. Quatre issues possibles :

« Indéterminée » est une réponse en soi, et elle vaut infiniment mieux qu'un « non exclu » fabriqué faute de réponse. La liste et l'attribution comptent les sous-bénéficiaires qui restent dans cet état.

Le risque — 2 CFR 200.332(c)

Le niveau de risque se saisit, avec son motif. Le module ne le calcule pas et surtout ne le déduit pas du montant : un petit sous-bénéficiaire sans service comptable peut être plus risqué qu'un gros.

Les actes de suivi

Onglet « Suivi », ou menu Actes de suivi. Revue de rapport, vérification sur pièces, visite sur site, formation, procédures convenues, revue du rapport d'audit unique. Chacun daté, avec son compte rendu.

Un constat se décrit obligatoirement, et un constat clos porte la date de sa clôture. Un constat ouvert sans suite est exactement ce que l'auditeur cherchera : le module le garde visible et ne le clôt jamais tout seul.

5. Les tirages de fonds

Subventions US → Tirages de fonds.

Le module ne se connecte à aucun système de paiement (ASAP, PMS, G5). Il tient le registre : la demande, l'encaissement, leurs dates, le canal et la référence rendue par le système.

Le bouton « Marquer encaissé » reprend le montant demandé si vous ne dites rien — mais le montant reçu n'est pas toujours celui qui a été demandé, et le champ est là pour cela.

Le délai entre demande et encaissement s'affiche. C'est un constat. Le caractère raisonnable du délai entre mise à disposition des fonds et leur décaissement relève du 2 CFR 200.305, dont l'appréciation est un fait d'espèce que le module ne tranche pas.

C'est ce registre qui remplit les lignes 10.a et 10.b du SF-425.

6. Les feuilles SF-425 et SF-270

Subventions US → États périodiques (SF-425 / SF-270) → Nouveau.

Choisissez le formulaire, la périodicité et la période couverte. L'échéance se calcule toute seule depuis les délais paramétrés : 30 jours en trimestriel ou semestriel, 90 en annuel, 120 pour le rapport final — ou 90 si l'attribution est reçue d'une entité intermédiaire.

Le bouton « Reprendre les montants du registre »

Il remplit les lignes que le module sait calculer :

Les lignes 10.c, 10.g, 10.h, 10.k, 10.o sont des soustractions ou des sommes définies par le formulaire lui-même : elles ne se saisissent jamais.

Ce que le module laisse vide, et pourquoi. La ligne 10.f (engagements non liquidés) et les lignes 10.l à 10.n (produit du programme) n'ont aucun champ correspondant dans ce module. Les deviner serait pire que les laisser vides : vous les saisissez.

Si votre base comptable est celle des engagements plutôt que celle de la trésorerie, corrigez la ligne 10.b : le module ne tient pas la distinction et le dit.

Le bloc 11 « Indirect Expense »

Choisissez le taux ; le type, le taux et la période se recopient, et le montant chargé est le produit de la base par le taux. Le module calcule ; il ne dit pas que l'agence l'acceptera.

Le SF-270

Mêmes principes. Attention : les libellés des lignes 11.c, 11.e et 11.i n'ont pas pu être extraits de l'exemplaire officiel et sont reconstruits par l'arithmétique qu'imposent les libellés voisins. Vérifiez-les sur le formulaire imprimé.

Déposer

Le module refuse de marquer déposé un état qui n'a jamais été calculé : un état déposé sans avoir été regardé n'engage que celui qui le signe. Une fois déposé, il ne se recalcule plus — un état qui bougerait tout seul ferait mentir l'historique. Si le dépôt n'a pas eu lieu, remettez-le en brouillon.

7. Le seuil d'audit unique

Subventions US → Seuil d'audit unique.

Ouvrez un exercice, puis « Additionner les parts fédérales dépensées ».

Ce que le constat dit : les parts fédérales des dépenses enregistrées dans cette base, sur cet exercice, totalisent X, au-dessus ou en dessous du seuil paramétré.

Ce qu'il ne dit pas : qu'un audit est dû. L'assiette des Federal awards expended du 2 CFR 200.502 est plus large que ce registre — elle comprend notamment les prêts et garanties de prêt, les biens reçus, l'assurance en vigueur et les bons alimentaires, dont aucun n'a de champ ici. Le champ « Complément déclaré hors registre » est là pour ce que vous savez devoir ajouter. Et le 200.501(e) exempte en dessous du seuil « except as noted in § 200.503 », dont le module ne connaît pas les cas.

L'échéance de dépôt suit le 2 CFR 200.512(a)(1) : neuf mois après la fin de l'exercice, ou trente jours après réception du rapport de l'auditeur, au plus proche des deux. Tant que la date de réception n'est pas renseignée, seuls les neuf mois s'affichent.

8. Les connexions fédérales

Subventions US → Configuration puis, dans l'application Connexions aux référentiels publics, l'écran Services.

Trois questions de plus ont été ajoutées à la chaîne du socle :

Grants.gov et USAspending.gov répondent sans clé : vérifié par appel réel le 14/09/2026, HTTP 200 dans les deux cas.

SAM.gov exige une clé, obtenue depuis un compte SAM.gov (profil → Public API Key). Collez-la dans le champ « Clé d'accès » du service. Ce connecteur n'a pas pu être éprouvé contre le vrai service : toutes les routes ont répondu 404 à corps vide depuis une adresse non américaine. Il traite ce cas — et une réponse HTML — comme une indisponibilité, jamais comme « entité inconnue » : déclarer non exclu un sous-bénéficiaire dont on ne sait rien serait la faute grave de ce module.

Le contournement : les relevés manuels

Subventions US → Configuration → Relevés manuels.

C'est la réponse à la question « et si je n'ai pas de clé ? ». Vous ouvrez le site public (sam.gov, grants.gov, usaspending.gov), vous lisez la fiche, vous la recopiez ici : l'identifiant, l'issue, un résumé en une phrase, la date et la page consultée. Le relevé devient une source de la chaîne, en dernier recours, et la réponse portera sa date et sa provenance : « relevé manuel du 14/09/2026 : … ».

Un détail qui compte : pour que l'aspect « exclusion » soit tenu pour couvert, le détail JSON du relevé doit porter "exclusion_connue": true. Un relevé qui parle seulement de l'enregistrement laisse l'aspect découvert, et la chaîne le dit — plutôt que de faire croire à une vérification qui n'a pas eu lieu.

Quand les appels partent-ils ?

Jamais depuis un écran. Le socle interdit tout appel réseau hors de la file d'attente et du bouton « Consulter maintenant » : un appel dans le processus qui sert une page bloquerait un worker Odoo pendant toute sa durée.

9. Qui peut faire quoi

Les deux groupes sont ceux de l'édition gratuite.

10. Rappel des réserves

• Non éprouvé en production : aucun dépôt réel, aucun appel abouti à SAM.gov.
• Les SF-425 et SF-270 sont des feuilles de travail.
• Le module ne conclut jamais : ni qu'un coût est éligible, ni qu'un audit est dû, ni qu'un apport en contrepartie est recevable.
• Il ne tient pas le calendrier des jours fériés fédéraux.
• Il ne constitue ni un conseil juridique, ni un conseil comptable, ni une garantie de conformité au 2 CFR partie 200.

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