Traiteurs événementiel — événements, menus, personnel extra et logistique (gratuit)

Guide utilisateur — Traiteurs événementiel, gratuit (DYONYSOS)

Ce guide s'adresse au gérant d'une maison de traiteur événementiel et à son équipe.

1. Avant de commencer — paramétrer la structure

Menu Réglages → Traiteurs :

• Alerte personnel incomplet (jours avant) : délai avant un événement confirmé, en deçà duquel une activité est créée automatiquement si le personnel affecté n'atteint pas l'effectif prévu.

Puis menu Traiteurs → Configuration :

• Menus : créez vos formules (prix de vente par convive) et ajoutez leurs plats et options — chaque plat est un article Odoo (product.template) auquel vous pouvez déclarer des allergènes.
• Matériel (parc) : le catalogue de votre matériel événementiel avec sa quantité totale — c'est ce plafond que la checklist logistique ne pourra jamais dépasser.
• Allergènes : le référentiel des quatorze familles usuelles, à compléter si besoin.

Sur chaque contact destiné à être affecté comme personnel extra, ouvrez sa fiche, onglet Ventes & Achats, et cochez Personnel extra (traiteur) avec son poste habituel et son tarif horaire indicatif.

2. Créer un événement

Menu Traiteurs → Événements → Nouveau. Renseignez le client, le type de prestation, la date, le lieu et le nombre de convives. La référence (EVT2026/0001...) est attribuée automatiquement. Bouton Confirmer dès que la prestation est engagée : l'événement apparaît alors aussi dans le calendrier standard d'Odoo, en plus du planning dédié. Puis Démarrer, Marquer terminé, ou Annuler tant qu'il n'est pas déjà terminé.

3. Affecter du personnel extra

Onglet Personnel affecté de l'événement. Choisissez le contact (marqué personnel extra), son poste et son horaire prévu ; le tarif horaire est repris de sa fiche, modifiable pour l'occasion. Si la personne est déjà affectée sur un créneau qui chevauche celui-ci — même sur un autre événement — l'enregistrement est refusé. Renseignez l'effectif extra prévu en tête d'onglet pour activer l'alerte de personnel incomplet.

Le jour J : boutons Confirmer puis Marquer réalisée (qui renseigne l'arrivée et le départ réels s'ils n'ont pas été saisis), ou Marquer absent en cas d'absence.

4. Compléter la checklist logistique

Onglet Checklist logistique. Chaque ligne est un item (matériel, transport aller, transport retour). Pour un item de matériel, rattachez-le au parc : si la quantité demandée fait dépasser le parc disponible sur la période de l'événement, la ligne est refusée. Cochez Fait au fur et à mesure.

5. Renseigner la livraison

Onglet Livraison : cochez si la prestation est livrée sur le lieu de l'événement et renseignez l'heure attendue (obligatoire dès que la livraison est cochée), ainsi que les notes de matériel à emporter et à récupérer après la prestation.

6. La relance automatique

Une tâche planifiée (quotidienne) crée une activité Odoo, une seule fois tant qu'elle reste ouverte, pour un événement confirmé proche (délai paramétrable) dont le personnel affecté n'atteint pas l'effectif prévu.

Pour aller plus loin

L'édition complète Traiteurs événementiel (DYONYSOS) s'installe par-dessus celle-ci sans rien redemander ni ressaisir, et ajoute le devis chiffré, la facturation en acompte puis solde, la marge prévisionnelle par événement, la relance des devis sans réponse, le tableau de bord et les éditions PDF (devis, fiche de service).

Ce qu'il faut savoir

• Les allergènes affichés viennent d'une saisie manuelle sur chaque plat : ce n'est ni un plan de maîtrise sanitaire, ni un outil HACCP, ni une déclaration réglementaire — vérifiez toujours vos obligations auprès des textes en vigueur.
• Le personnel extra n'est pas géré en paie : aucun contrat d'extra, aucune DPAE.
• Cette édition gratuite n'a pas de notion de devis : la confirmation d'un événement n'a donc aucune condition ici (l'édition complète l'exige avant de confirmer).
• Aucune double affectation de personnel ni aucun dépassement du parc matériel n'est possible : ce sont des règles appliquées par le serveur, testées automatiquement (tests/test_affectation_personnel.py, tests/test_logistique.py).

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