Vérification de contrepartie — conflit d'intérêts, LCB-FT et bénéficiaires effectifs (Odoo Community)

Guide utilisateur — Vérification de contrepartie (DYONYSOS)

Ce guide s'adresse au collaborateur qui instruit un dossier et au responsable de la conformité. Rappel préalable : le module interroge des référentiels publics gratuits et consigne ce qu'ils répondent, en nommant à chaque fois le service qui a répondu, mais il ne prononce aucun verdict sur une personne — il constate, il ne conclut pas. Le reste de la diligence, vous l'effectuez et il la trace.

1. Ouvrir un dossier

Menu Vérification de contrepartie → Dossiers → Nouveau. Renseignez la contrepartie / client et sa nature (personne physique ou personne morale) — une personne morale impose de remonter jusqu'à ses bénéficiaires effectifs.

2. Vérifier auprès des référentiels publics

Onglet Référentiels publics. Renseignez ce que vous connaissez : le numéro de TVA intracommunautaire avec son code pays sur deux lettres, le SIREN ou SIRET (neuf chiffres pour un SIREN, quatorze pour un SIRET), et l'adresse à normaliser — laissée vide, c'est l'adresse du contact qui est utilisée. Une case vide n'est pas vérifiée : aucun constat n'est fabriqué faute d'identifiant.

Appuyez ensuite sur Interroger les référentiels. Le bouton n'appelle rien lui-même : il inscrit vos identifiants dans une file, et un traitement automatique la vide toutes les quinze minutes. Si vous ne voulez pas attendre, Consulter maintenant vide la file immédiatement — l'écran attend alors la réponse des services, ce qui prend quelques secondes. Identité et dirigeants relèvent du même référentiel : une seule question part pour les deux, on ne dérange pas deux fois le même service public.

Cinq choses sont vérifiées, chacune auprès d'un référentiel et avec sa durée de validité :

Chaque ligne porte un constat opposable — confirmé, infirmé, le référentiel n'a pas su répondre, ou non vérifié — la phrase exacte du référentiel, la date du constat, sa date de péremption et sa source. Passée cette date, le constat redevient un manque : il repasse à « non vérifié », parce qu'une société active il y a deux ans ne prouve rien aujourd'hui. C'est bien la colonne Constat opposable qu'il faut lire.

Un référentiel, plusieurs services possibles

La colonne du milieu ne nomme pas un service mais une question. Plusieurs services peuvent y répondre, essayés dans l'ordre de préférence : le premier qui répond gagne, les suivants ne sont sollicités que s'il manque encore quelque chose. Pour le référentiel Entreprise, l'API Sirene de l'INSEE vient d'abord — elle fait autorité, elle demande une clé gratuite — et la recherche d'entreprises vient en repli, toujours ouverte et sans compte. Pour l'Adresse, la Base Adresse Nationale d'abord, la Géoplateforme de l'IGN ensuite.

Concrètement, ce que change la saisie ou non d'une clé INSEE dans le socle :

• Sans clé — c'est l'état livré, et vous n'avez rien à faire : la recherche d'entreprises répond seule, pour l'identité comme pour les dirigeants. Tout fonctionne, aucune vérification ne manque. Ne rien saisir est un choix parfaitement viable.
• Avec une clé : l'identité vient désormais de l'INSEE, qui fait autorité. Mais l'INSEE ne diffuse pas les dirigeants : pour eux, la chaîne descend d'un cran et c'est encore la recherche d'entreprises qui répond. Ajouter une clé enrichit un constat et n'en appauvrit aucun.

Chaque constat nomme le service qui l'a fourni, colonne Source du constat. Un même dossier peut donc porter une identité venue de l'INSEE et des dirigeants venus de la recherche d'entreprises : deux constats, deux provenances, et chacune est exacte. Quand un constat a été obtenu par un service de second rang — parce que celui qui fait le plus autorité n'a pas répondu, faute de clé, désactivé ou en panne — la case Obtenu par un service de repli est cochée dans la liste, et le formulaire du constat l'affiche en clair. Le constat reste valable ; il ne vaut simplement pas exactement celui de la source officielle, et vous devez pouvoir le voir.

Si aucun service de la chaîne ne diffuse l'information demandée, le constat reste indéterminé — jamais infirmé. Une liste de dirigeants vide ne veut pas dire que la société n'en a pas : elle veut dire qu'aucun service ne le dit, et c'est ce que la ligne affiche.

Trois résumés vous évitent de parcourir les lignes, dans le bloc État des constats. Ce qui reste à vérifier rassemble tout ce qui n'est pas établi : jamais demandé, périmé, ou resté sans réponse du référentiel — dans les trois cas, vous ne savez rien. Constats défavorables énumère ce que les référentiels ont infirmé. Obtenus par un service de repli nomme les constats fournis par un service de second rang, avec le nom de ce service.

Ces constats ne bloquent rien et ne changent rien. Un numéro de TVA inconnu de VIES, une société cessée, une liquidation publiée : ce sont des faits datés et sourcés, portés à votre connaissance. Le bouton Entrer en relation reste actif, et le niveau de vigilance calculé n'en est jamais modifié. La décision est la vôtre, et c'est d'elle que vous répondez devant votre autorité de tutelle.

Un référentiel en panne ne vous bloque jamais non plus. Service muet, saturé, quota atteint ou mode hors ligne : l'information devient un manque signalé, jamais un constat défavorable, et la dernière réponse connue reste lisible avec sa vraie date. Le cas mérite d'être connu : lorsque l'administration fiscale d'un État membre sature, VIES répond formellement « numéro non valide » alors qu'il ne sait simplement pas. Le module fait la différence et ne déclarera pas faux un numéro qui ne l'est pas.

Quand c'est le service préféré d'une chaîne qui tombe, vous ne perdez rien : le repli répond, vous avez votre constat, marqué comme obtenu par un repli. La panne n'est pas oubliée pour autant — le service reste signalé en panne, avec sa date, dans l'écran de paramétrage du socle, et les deux tentatives figurent dans son journal. Un manque ne subsiste que si aucun service de la chaîne n'a répondu.

3. Le conflit d'intérêts

Renseignez la partie adverse dans l'affaire, si votre activité l'implique. Le module recherche automatiquement si elle a déjà été cliente du cabinet sur un autre dossier : si oui, Conflit d'intérêts détecté s'affiche. L'entrée en relation sera bloquée tant que le responsable de la conformité n'aura pas coché Conflit levé avec sa justification.

4. Les critères de vigilance LCB-FT

Cochez, à dire d'expert, les critères qui s'appliquent : personne politiquement exposée, pays à risque, montant élevé, entrée à distance, nature du client à risque, ou éligibilité à la vigilance simplifiée. Aucun référentiel public et gratuit ne recense les personnes politiquement exposées ni les sanctions : ces critères-là, personne ne les cochera à votre place. Le niveau de vigilance (simplifiée, standard, renforcée) se calcule seul à partir de ces cases — il ne se choisit jamais à la main, et les constats des référentiels ne le modifient pas. Un seul critère de PPE ou de pays à risque suffit à imposer la vigilance renforcée.

Si le niveau est renforcé, cochez au fur et à mesure les trois diligences exigées : identité vérifiée par une mesure renforcée, origine des fonds vérifiée, validation par le responsable de la conformité.

5. La chaîne des bénéficiaires effectifs

Pour une personne morale, onglet Bénéficiaires effectifs : ajoutez chaque personne physique avec son pourcentage de détention (ou le fait qu'elle exerce le contrôle sans détenir plus de 25 %). Le module calcule si la personne est bénéficiaire effectif (plus de 25 % ou contrôle) et signale, sur le dossier, si la somme des participations connues n'atteint pas 100 % — le trou le plus fréquent d'un dossier de vigilance. Les dirigeants rapportés par le registre à l'étape 2 sont une aide à la saisie, jamais une réponse : un dirigeant déclaré n'est pas nécessairement un bénéficiaire effectif.

6. Entrer en relation

Bouton Entrer en relation. Il est refusé, dans cet ordre : si un conflit d'intérêts n'est pas levé ; si la chaîne de bénéficiaires effectifs d'une personne morale est incomplète ; si le niveau renforcé impose des diligences qui ne sont pas encore faites. Chaque refus nomme précisément ce qui manque. Aucun constat défavorable d'un référentiel ne figure dans cette liste, et c'est délibéré : ces trois blocages sont ceux que la loi impose, le reste relève de votre appréciation.

7. Relire les constats du cabinet

Menu Vérification de contrepartie → Constats des référentiels : tous les constats, toutes natures et tous dossiers confondus, avec les colonnes Ce qui est vérifié, Constat opposable, Ce que dit le référentiel, Constaté le, Périme le et Source du constat. C'est la vue à ouvrir devant un contrôle : elle montre d'un coup d'œil ce qui est en train de se périmer, et de quel service vient chaque constat — la colonne Obtenu par un service de repli signalant ceux qui ne viennent pas de la source faisant le plus autorité. L'adresse exacte du service interrogé est conservée sur chaque constat, pour qu'un contrôleur puisse refaire la vérification lui-même.

8. Clôturer et la conservation légale

Bouton Clôturer la relation : renseigne la date de fin si elle ne l'est pas déjà. La date de purge se calcule automatiquement à cinq ans après cette date — les dossiers dont la purge est due apparaissent dans un filtre dédié.

9. La déclaration de soupçon — réservée au responsable de la conformité

Menu Vérification de contrepartie → Déclarations de soupçon (visible uniquement du responsable de la conformité). Le module enregistre la date et l'auteur de la déclaration faite à Tracfin — jamais son contenu, et jamais si une personne est mise en cause : le dépôt effectif reste externe, sur le portail Tracfin. Un collaborateur n'a accès à cette information sous aucune forme, y compris technique.

Ce que le module ne fait pas

Voir la section dédiée de README.md et de la fiche Apps Store.