Export Excel mis en forme — totaux vivants et formats conservés

Guide d'utilisation — Export Excel mis en forme

Ce guide s'adresse à celui qui utilisera le module au quotidien, et à celui qui le paramètre. Il ne demande aucune connaissance technique.

1. Ce que le module change

Odoo sait déjà exporter une liste. Le fichier obtenu s'ouvre dans Excel, mais il ne contient que des valeurs brutes : les dates sont du texte, les montants n'ont pas de devise, et le total qui s'affichait au bas de votre liste a disparu.

Avec ce module, l'export produit un classeur :

• les dates sont de vraies dates, qu'Excel sait trier et soustraire ;
• les montants portent le symbole de leur devise ;
• l'en-tête est figé et porte les menus de filtre ;
• une ligne de totaux se trouve sous vos données — et ces totaux se recalculent quand vous filtrez dans Excel.

Ce dernier point est le plus important. Nous y revenons au chapitre 6.

2. Où se trouvent les écrans

Tout le paramétrage tient dans un seul menu :

Paramètres → Classeurs Excel → Modèles de classeur

L'export, lui, ne se fait pas depuis ce menu. Il se fait depuis la liste que vous voulez exporter, dans le menu Actions. C'est le chapitre 5.

3. Créer un modèle d'export

Un « modèle d'export » mémorise votre choix de colonnes pour un type d'enregistrement donné. Vous le définissez une fois ; vous vous en servez chaque mois.

3.1 Ouvrir la fiche

Allez dans Paramètres → Classeurs Excel → Modèles de classeur, puis cliquez sur Nouveau.

3.2 Remplir la portée

3.3 Régler la mise en forme

Trois cases, toutes cochées par défaut :

Décocher « Filtre automatique » n'empêche pas les totaux de fonctionner, mais vous prive de ce qui les rend intéressants. Laissez-le coché.

4. Choisir les colonnes

L'onglet Colonnes est le cœur du paramétrage.

4.1 Ajouter une colonne

Cliquez sur Ajouter une ligne, puis choisissez le champ. La liste proposée ne contient que les champs du modèle Odoo retenu plus haut.

4.2 Les totaux possibles

Si vous demandez une Somme ou une Moyenne sur une colonne de texte, Odoo refuse l'enregistrement et vous explique pourquoi : Excel rendrait zéro, et un zéro faux se lit comme un résultat. Utilisez Nombre de valeurs pour compter des lignes de texte.

4.3 Les champs qu'on ne peut pas exporter

Les pièces jointes (champs « binaire ») et les champs techniques JSON sont refusés : ils n'ont pas de rendu tabulaire honnête. Le message vous le dit au moment où vous les choisissez.

5. Poser l'export dans le menu Actions

C'est le geste qui rend le modèle utilisable au quotidien.

Sur la fiche du modèle, cliquez sur Poser dans le menu Action (bouton violet, en haut à gauche).

À partir de là, ouvrez la liste correspondante — par exemple Contacts —, cochez les lignes voulues, puis ouvrez le menu Actions : une nouvelle entrée y figure, nommée « Exporter en Excel — le nom de votre modèle ».

5.1 Produire le classeur

1. Cochez les lignes à exporter dans la liste. Vous pouvez cocher la case du haut pour tout prendre.
2. Actions → Exporter en Excel — …
3. Une fenêtre s'ouvre, rappelant le modèle retenu et le nombre de lignes.
4. Cliquez sur Produire le classeur.
5. Le fichier apparaît ; cliquez dessus pour le télécharger.

Aucune ligne cochée ? Le module refuse et vous le dit. Il n'exporte jamais « tout » à votre insu.

5.2 Retirer l'entrée du menu

Le bouton Retirer du menu Action enlève l'entrée sans supprimer le modèle. Les deux gestes sont distincts exprès : vous pouvez ranger un export saisonnier sans le perdre, et le remettre l'année suivante.

Si vous supprimez le modèle, son entrée de menu disparaît avec lui — une entrée orpheline pointerait dans le vide.

6. Ce que donne le classeur, ouvert dans Excel

Ouvrez le fichier téléchargé. Vous y trouverez :

Une ligne d'en-tête en gras sur fond bleu clair, bordée, figée : elle reste visible quand vous descendez dans les lignes.

Des menus de filtre sur chaque en-tête (les petites flèches).

Des colonnes correctement typées : les dates se trient comme des dates, les montants s'additionnent, les nombres sont alignés à droite.

Une ligne de totaux en gras, séparée par un trait, sous la dernière ligne.

6.1 L'essentiel : filtrez, et regardez le total

Cliquez sur la flèche de filtre d'une colonne — par exemple Pays — et ne gardez que « Belgique ».

Le total se recalcule sur les seules lignes belges.

C'est ce que le module vous vend. La cellule ne contient pas un nombre écrit une fois pour toutes, mais une formule SUBTOTAL que le tableur recalcule à chaque filtre. Un total figé aurait été juste au moment de l'export, puis faux dès votre premier filtre — et rien ne vous aurait averti.

6.2 LibreOffice Calc

Le classeur s'ouvre de la même façon dans LibreOffice Calc, formules comprises. SUBTOTAL y porte le nom SOUS.TOTAL en interface française, mais c'est la même fonction et elle se comporte à l'identique.

7. Le cas des devises mélangées

Si une colonne monétaire contient des montants dans plusieurs devises, une seule ne peut pas être affichée correctement — une colonne Excel n'a qu'un format.

Le module ne choisit pas en silence. Il :

• garde tous les montants exacts, sans conversion ni arrondi ;
• applique le format de la première devise rencontrée ;
• affiche un avertissement à l'écran, avant que vous ne téléchargiez le fichier, vous disant combien de devises se mélangent et laquelle a été retenue.

Vous êtes donc prévenu avant d'envoyer le fichier à votre comptable, et non après.

Si ce mélange vous gêne, filtrez votre liste par devise avant d'exporter, ou créez un modèle d'export par devise.

8. Le bandeau « xlsxwriter absent »

Si vous voyez, en ouvrant l'assistant d'export, un bandeau orange disant que la bibliothèque xlsxwriter est absente :

Ce n'est pas une panne. Le module reste installé et fonctionne. Seulement, il produira un fichier CSV au lieu d'un classeur : sans mise en forme, sans format de date ni de devise, et sans ligne de totaux.

Que faire

Cette bibliothèque fait partie de toute installation Odoo standard ; son absence signale une installation incomplète. Transmettez cette phrase à la personne qui administre votre serveur Odoo :

« Il manque la bibliothèque Python xlsxwriter sur le serveur. »

Elle l'installera en une commande. Le bandeau disparaîtra et les exports redeviendront des classeurs, sans rien reconfigurer de votre côté.

En attendant, vos exports fonctionnent — ils sont simplement moins riches, et le module vous le dit plutôt que de vous laisser le découvrir.

9. Qui peut faire quoi

Un modèle d'export ajoute une entrée dans le menu Actions de tous les utilisateurs. C'est donc un réglage, confié à l'administrateur — pas une préférence personnelle.

10. Limites connues

Ce n'est pas un tableur dans Odoo. Le tableur intégré d'Odoo est une fonctionnalité de l'édition Enterprise ; ce module ne la remplace pas et ne prétend pas éditer des feuilles dans votre navigateur. Il exporte.

Pas de tableau croisé dynamique. Le classeur reproduit votre liste, colonne par colonne, pas une analyse croisée.

Pas de réimport. Un classeur modifié dans Excel ne remonte pas dans Odoo.

Pas de rapports PDF. Le module ne touche à aucun rapport imprimé existant.

11. Questions fréquentes

Puis-je avoir plusieurs exports différents pour le même type d'enregistrement ? Oui. Créez autant de modèles que vous voulez sur le même modèle Odoo, avec des noms différents — « Annuaire complet », « Annuaire commercial »… Chacun pose sa propre entrée dans le menu Actions. Deux modèles ne peuvent simplement pas porter le même nom sur le même modèle Odoo.

Pourquoi ma colonne est-elle trop étroite ? Laissez 0 dans la colonne Largeur : le module ajuste alors sur le contenu réel. Une largeur saisie est respectée telle quelle, même si elle coupe le texte.

Le total affiche zéro alors que ma colonne contient des nombres. Vérifiez que la colonne est bien d'un type numérique dans Odoo. Un nombre stocké comme texte reste du texte, et SUBTOTAL ne l'additionne pas.

Puis-je exporter des milliers de lignes ? Oui. Le classeur est construit en mémoire ; sur de très grands volumes, la production prend quelques secondes.

Le module envoie-t-il mes données quelque part ? Non. Il n'émet aucun appel sortant. Tout se passe dans votre serveur Odoo. C'est aussi pourquoi il fonctionne sur Odoo Online, où les appels sortants sont interdits.

Mon export contient des lignes que je n'avais pas cochées. Ce n'est pas possible : le module n'exporte que la sélection qui lui a été transmise. Vérifiez que vous n'aviez pas coché la case d'en-tête, qui sélectionne toute la page.

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