Gestion d'association loi 1901 Lite — adhérents, cotisations, assemblées et mandats (gratuit)

Guide utilisateur — Gestion d'association loi 1901 Lite (DYONYSOS)

Ce guide s'adresse au secrétariat et au bureau (trésorier/ère, président/e, secrétaire) d'une association loi du 1er juillet 1901. Édition gratuite, sans limite de durée ni plafond.

1. Avant de commencer : la configuration

Menu Paramètres → Association (réservé au groupe Bureau) : Assemblées générales, nombre maximal de pouvoirs (procurations) qu'un même adhérent présent peut détenir, si vos statuts le limitent (0 = pas de limite).

2. Créer un dossier adhérent

Menu Association → Adhérents → Nouveau. Sélectionnez ou créez le contact, choisissez sa catégorie de cotisation (menu Configuration → Catégories de cotisation, avec un montant annuel par défaut). Activez le dossier avec le bouton Activer le dossier.

Dans l'onglet Responsables, ajoutez si besoin un représentant légal (adhérent mineur), un payeur (si différent de l'adhérent, ex. cotisation familiale réglée par un tiers), un contact d'urgence ou un tiers autorisé.

3. Appeler une cotisation

Menu Association → Cotisations → Nouveau. Choisissez l'adhérent : la catégorie et le montant de sa cotisation sont proposés automatiquement (modifiables au cas par cas). Renseignez une date d'échéance, puis cliquez sur Appeler la cotisation.

• Une cotisation dont l'échéance est dépassée sans avoir été marquée payée passe automatiquement à l'état En retard (tâche planifiée quotidienne).
• Dès que le trésorier constate le règlement — chèque, espèces, virement — il clique sur Marquer payée. Cette édition ne facture rien : pas de facture comptable créée, pas de relance automatique par courriel.

4. Planifier une assemblée générale

Menu Association → Assemblées générales → Nouveau. Choisissez le mode de calcul du quorum retenu par vos statuts : pourcentage des adhérents actifs ou nombre fixe de voix.

Dans l'onglet Feuille de présence, ajoutez une ligne par adhérent : cochez Présent pour les adhérents physiquement là, et pour un adhérent absent, renseignez éventuellement à qui il donne son pouvoir (procuration) — uniquement vers un adhérent présent, et dans la limite du nombre de pouvoirs paramétré. Le quorum requis et le nombre de voix (présents + pouvoirs) se recalculent automatiquement ; l'indicateur Quorum atteint vous dit si l'assemblée peut valablement délibérer. Rédigez le procès-verbal dans l'onglet dédié, puis Clôturez l'assemblée.

5. Suivre les mandats électifs du bureau

Menu Association → Mandats électifs → Nouveau. Renseignez l'adhérent, le poste, la date de début (et de fin si le mandat est terminé). Pour les postes à occupant unique (président, trésorier, secrétaire), le module refuse d'enregistrer un second mandat sur une période qui chevauche celle d'un mandat existant pour le même poste — vous devez d'abord renseigner la date de fin du mandat précédent. Les postes partagés (membre du bureau...) n'ont pas cette contrainte.

Ce que cette édition ne fait pas

• Pas de facturation des cotisations (pas de facture comptable créée à l'appel).
• Pas de relance automatique par courriel des cotisations en retard.
• Pas de dons ni de reçus fiscaux (Cerfa).

Pour ces besoins, installez l'édition complète Gestion d'association loi 1901 (DYONYSOS) par-dessus celle-ci : elle reprend tous vos adhérents, cotisations, assemblées et mandats sans rien redemander, et ajoute la facturation, les relances, les dons et les reçus fiscaux.

Ce qu'il faut savoir

• Le paramètre de conservation des dossiers (RGPD, menu Paramètres → Catalogue métiers) s'applique aussi aux dossiers adhérents : archivez un dossier en fin d'adhésion pour que sa date de purge légale soit calculée.
• Ce module ne gère pas le vote électronique et ne remplace pas une comptabilité associative complète (bilan, compte de résultat).

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