Loi 96 Québec — édition complète : inventaire à franciser, programme et échéancier, rapports à l'Office et pièce de soumission publique

Guide utilisateur — Loi 96, édition complète

Ce guide s'adresse à la personne qui répond à l'Office québécois de la langue française : le responsable de la francisation, ou la direction dans une PME.

Il suppose que le module gratuit dyo_loi96_qc_lite est déjà en service et que votre dossier de francisation y est ouvert. Si ce n'est pas le cas, commencez par son guide : le constat d'effectif et le dossier sont le point de départ de tout ce qui suit.

1. Avant de commencer : ce que le module fait, et ce qu'il ne fait pas

Il ne dépose rien à votre place. L'Office n'ouvre aucune interface de programmation. L'inscription, l'analyse, le programme et les rapports se déposent à la main sur le Portail OQLF. Ce module prépare la pièce, vous la déposez, et vous consignez ici la date et la référence du dépôt.

Il ne conclut pas. Il compte, il date, il signale les échéances dépassées. Il ne dit jamais si votre programme est suffisant ni si votre entreprise est en règle : cela s'apprécie, avec l'Office et votre conseil.

Il n'invente aucune valeur. Les délais et les seuils sont des enregistrements datés, portant l'URL de leur source et la date de sa consultation, dans Loi 96 ▸ Configuration ▸ Valeurs réglementaires. Si une valeur manque, le module bloque le calcul et le dit — il ne la remplace pas par zéro.

2. Tenir l'inventaire de ce qui est à franciser

Loi 96 ▸ Programme de francisation ▸ Documents et affichage

C'est la pièce maîtresse, et la seule qui réponde à la question que pose l'Office : où en êtes-vous, exactement ?

Une ligne par chose à franciser. Pour chacune :

Les cinq états, et le piège du cinquième

• À franciser — rien n'est commencé.
• En cours de francisation — le travail est engagé.
• Version française disponible — la traduction existe.
• Vérifiée et diffusée — elle a été relue et mise en service.
• Sans objet — vous avez décidé que cette ligne n'a pas à être traitée.

« Sans objet » ne compte pas comme traité. C'est délibéré. Si les deux se confondaient, on pourrait afficher 100 % d'avancement en déclarant tout hors sujet — et s'en apercevoir à l'inspection. Gardez « sans objet » pour ce qui l'est vraiment, et écrivez pourquoi dans le commentaire.

Passer une ligne à « Version française disponible » ou « Vérifiée et diffusée » pose automatiquement la date du jour si la date de traitement est vide. Si le travail a été fait avant sa saisie dans Odoo, renseignez la vraie date d'abord : le module ne l'écrasera pas.

3. Écrire le programme, mesure par mesure

Loi 96 ▸ Programme de francisation ▸ Mesures et échéancier

Le programme que vous soumettez à l'Office n'est pas un texte : c'est une liste de mesures datées. Chaque mesure porte son échéance, son responsable, et les documents qu'elle vise.

Les trois boutons du haut : Engager (la mesure passe en cours et se date), Déclarer réalisée (elle se date et laisse une ligne au journal), Rouvrir.

Une mesure abandonnée ne peut pas être déclarée réalisée directement : rouvrez-la d'abord. Une mesure abandonnée puis réalisée sans trace intermédiaire ne se relit pas trois ans plus tard devant l'Office.

D'où vient le pourcentage d'avancement

Le champ Origine de l'avancement vous le dit toujours, en clair :

• « calculé sur N documents rattachés » — vous avez rattaché des lignes d'inventaire à la mesure, le module compte celles qui sont traitées. Vous n'avez rien à saisir.
• « saisi à la main » — aucune ligne n'est rattachée, le chiffre est le vôtre. Le module ne l'écrasera pas.
• « mesure déclarée réalisée » — vous l'avez déclarée réalisée, elle vaut 100 % quoi qu'en disent les documents.

C'est la raison d'être de ce champ : sans lui, on ne sait pas si le chiffre qu'on lit est le sien ou celui du module, et on cesse de s'y fier.

4. Produire un rapport à l'Office

Loi 96 ▸ Suivi ▸ Rapports à l'Office

Deux rapports, deux rythmes — ne les confondez pas

La marche à suivre

1. Nouveau, choisissez le dossier et le type de rapport.
2. Saisissez le début de la période couverte. La fin se calcule toute seule à partir de l'intervalle paramétré. Vous pouvez la corriger : l'Office peut fixer une autre période.
3. Rassembler la période. Le module rattache les mesures et les documents qui y tombent. Il ajoute, il ne remplace pas : ce que vous avez rattaché à la main reste. Vous pouvez le relancer autant de fois que vous voulez.
4. Remplissez Faits marquants et Difficultés. Ce sont les deux pages que l'Office lit en premier. Une difficulté tue est une difficulté qui reviendra au rapport suivant.
5. Marquer prêt à déposer. Le module refuse si le rapport ne couvre ni mesure ni document : un rapport vide marqué prêt a l'air complet, et c'est ce qui le rend trompeur.
6. Imprimer le rapport pour le relire. Ce document est une pièce de relecture, pas un formulaire officiel — il ne vaut pas dépôt.
7. Déposez sur le Portail OQLF, à la main.
8. Revenez saisir la date de dépôt et la référence du dépôt — l'accusé que le Portail vous renvoie est votre seule preuve —, puis Consigner le dépôt.

Une fois consigné, le rapport ne se modifie plus, pour personne. Ce que vous avez envoyé à l'Office est ce que l'Office a reçu. Le corriger ici ferait diverger votre dossier de ce qui a été transmis, et c'est ce dossier-là que vous relirez dans trois ans. Si vous devez corriger, faites un nouveau rapport.

Si la fin de période ne se calcule pas

Le module vous dit « l'intervalle de ce type de rapport n'a aucune valeur en vigueur ». Allez dans Configuration ▸ Valeurs réglementaires, trouvez periode_rapport_mois ou periode_rapport_triennal_mois, et renseignez la valeur avec sa source et sa date de consultation. Ou saisissez la fin de période à la main.

Le module ne suppose pas que l'intervalle vaut zéro : une période qui finirait le jour où elle commence passerait pour couverte.

5. Répondre à un appel d'offres public

Depuis un dossier de francisation : Action ▸ Préparer la pièce d'une soumission publique, ou Loi 96 ▸ Suivi ▸ Pièces de soumission.

L'attestation d'inscription suffit. Il n'est pas nécessaire d'être certifié pour soumissionner à un organisme de l'Administration. Beaucoup d'entreprises l'ignorent et renoncent à des marchés qu'elles pouvaient gagner.

L'assistant demande en une fois les trois renseignements qui manquent toujours : quelle pièce, pour quel appel d'offres, à quel organisme. Il reprend automatiquement la date d'émission consignée au dossier.

Il prépare même si le dossier est incomplet, et il vous dit ce qui manque. Refuser bloquerait une soumission pour un dossier simplement incomplet dans Odoo, ce qui serait un comble — mais vous saurez ce que vous joignez.

Chaque pièce préparée laisse une ligne au journal de francisation. Six mois plus tard, vous saurez quelle attestation est partie à quel donneur d'ordre, et quand.

6. Régler l'alerte d'échéance

Sur le dossier de francisation, onglet « Alerte d'échéance ».

Une tâche planifiée passe une fois par jour et pose une activité sur le dossier, au nom du responsable de la francisation, quand la prochaine échéance approche.

• Alerter combien de jours avant : 30 par défaut. Trente jours conviennent pour une analyse à préparer ; mettez 90 ou 120 si vous avez un programme à écrire.
• Mettre 0 éteint l'alerte pour ce dossier. Le module le dit plutôt que de la laisser croire active.
• Dernière alerte envoyée le et Échéance de la dernière alerte vous disent ce qui a déjà été signalé.

Une seule alerte par échéance. Le module ne repose pas l'activité chaque nuit. C'est voulu : une alerte quotidienne finit dans un filtre de messagerie, et c'est alors toutes les alertes qu'on cesse de lire.

7. Consulter la liste publique des entreprises certifiées

Loi 96 ▸ Configuration ▸ Sources consultables

Le module sait interroger la liste publique des entreprises certifiées de l'Office. Elle répond sans compte ni clé. C'est la seule chose réellement interrogeable de tout ce régime.

Une entreprise absente de cette liste n'est pas « non conforme ». La liste ne recense que les entreprises déjà certifiées. Une entreprise inscrite, en cours d'analyse, ou sans obligation n'y figure pas davantage. Le module écrit cette réserve dans chaque réponse ; ne la retirez pas de vos comptes rendus.

La source Portail OQLF — interface de programmation est livrée inactive et le restera tant que l'Office n'en publiera pas une. Elle est là pour nommer ce manque à l'écran, et pour être activée sans mise à jour de code le jour venu.

8. Qui peut faire quoi

Supprimer une ligne d'inventaire efface la trace ; la passer à « sans objet » la garde. C'est pourquoi la suppression est réservée.

Un rapport déposé n'est modifiable par personne, responsable compris.

9. En cas de doute

• Le champ « Ce que le module constate », présent sur le dossier, le rapport et la pièce, dit en clair ce que le module a calculé et sur quoi il bute.
• Le journal de francisation (Loi 96 ▸ Suivi) ne se réécrit pas : c'est lui qui fait foi de ce qui a été fait et quand.

Support : welcome@dyonysos.fr