Certified Payroll Lite — Davis-Bacon, registre hebdomadaire et formulaire WH-347 (gratuit)

Guide utilisateur — Certified Payroll Lite (Davis-Bacon, version gratuite)

Tenir son registre de paie certifié semaine après semaine, et l'imprimer au format WH-347.

Avant toute mise en production. Les seuils, les délais et les coefficients livrés avec ce module sont des valeurs par défaut sourcées, réglables société par société. Chaque champ porte, dans son infobulle, la référence réglementaire dont sa valeur par défaut est tirée. Ce ne sont pas des citations opposables : le contrat prime, et une agence contractante peut exiger davantage. Ce module est livré « non éprouvé en production » : il n'a été déposé auprès d'aucune agence fédérale, et l'état WH-347 qu'il imprime n'est pas le formulaire officiel.

Ce que dit le régime, en quatre phrases

Un contrat fédéral de construction dont le montant excède 2 000 $ oblige à payer chaque ouvrier au taux en vigueur de la classification du travail qu'il a réellement exécuté. Chaque semaine où un travail couvert est exécuté, un registre de paie certifié est produit, accompagné d'une déclaration de conformité signée. Il est remis dans les sept jours suivant la date de paiement. Les registres se conservent trois ans après l'achèvement de tous les travaux du contrat principal.

1. Régler les paramètres de la société

Menu Paramètres → Paramètres généraux → Paie certifiée US.

Ne changez ces valeurs que si votre agence contractante exige autre chose, ou si un texte a bougé. Dans ce cas, notez-le dans la réserve : la personne qui reprendra le dossier dans deux ans n'aura pas votre mémoire.

2. Ouvrir le chantier fédéral

Menu Paie certifiée US → Chantiers fédéraux → Nouveau.

Recopiez du contrat : le nom du projet, le numéro de projet ou de contrat, le lieu, l'État, le comté, le numéro de détermination de salaire, et l'agence contractante. Cochez si vous êtes entrepreneur principal ou sous-traitant — le WH-347 le demande en tête de formulaire.

Ces informations se recopient ensuite sur chaque semaine. C'est tout l'intérêt de les saisir ici : un numéro de contrat qui diverge d'une semaine à l'autre est une des remarques les plus fréquentes au dépôt.

Le montant du contrat ne sert qu'au constat de seuil. Si vous le saisissez et qu'il n'excède pas le seuil, un bandeau le signale — et dit expressément que la couverture du contrat est décidée par l'agence, pas par le module.

3. Saisir les classifications et leurs taux

Onglet Classifications et taux en vigueur du chantier, ou menu Configuration → Classifications et taux.

Pour chaque métier présent sur le chantier, recopiez de la détermination de salaire incorporée au contrat :

• le libellé exact de la classification — c'est lui qui ira dans la colonne (3) du WH-347 ;
• le taux de base horaire ;
• le montant d'avantages sociaux horaire.

Deux montants séparés, toujours. Le formulaire les sépare en colonnes 6A et 6B, et le module compare leur somme à la rémunération horaire.

Renseignez « D'où vient le chiffre ». Le numéro et la révision de la détermination, sa date de publication. Cela coûte une minute et fait gagner une heure au contrôle.

Une classification sans taux reste utilisable : ses lignes ressortiront « non comparables », jamais « au niveau ». Le module ne déclare pas conforme ce qu'il n'a pas comparé.

4. Créer le registre de la semaine

Menu Paie certifiée US → Registres certifiés → Nouveau.

Choisissez le chantier, la date de fin de semaine, et la date de paiement. La date limite de dépôt se calcule alors toute seule.

L'erreur à ne pas faire. Le délai de sept jours court de la date de paiement, pas de la fin de semaine — 29 CFR 3.4(a). Tant que la date de paiement n'est pas saisie, le module laisse la date limite vide plutôt que de la déduire de la fin de semaine. Ce n'est pas un oubli : le point de départ n'est pas le même, et l'écart peut être de plusieurs jours.

5. Saisir les lignes

Onglet Lignes de paie. Une ligne par personne et par classification : quelqu'un qui a posé du carrelage lundi et conduit une pelle mardi relève de deux classifications, donc de deux lignes. C'est 29 CFR 5.5(a)(1)(i) qui l'impose, et le même texte l'autorise « Provided, That the employer's payroll records accurately set forth the time spent in each classification ».

Sur chaque ligne, la vue en liste suffit pour l'essentiel. Ouvrez la ligne (icône d'expansion) pour la saisie détaillée des sept jours.

Ne cherchez pas le champ « numéro de sécurité sociale » : il n'existe pas. 29 CFR 5.5(a)(3)(ii)(B) interdit de porter le numéro complet, l'adresse, le téléphone et le courriel de l'ouvrier sur le registre transmis, et n'y demande qu'« an individually identifying number for each worker (e.g., the last four digits of the worker's Social Security number) ». Offrir le champ reviendrait à fabriquer la fuite : quelqu'un le remplirait, et il partirait au dépôt. Les données complètes restent à vos registres réguliers, hors de ce module.

Les « autres retenues »

La colonne (8) du formulaire porte « OTHER (MUST SPECIFY) », et la certification du verso fait attester qu'aucune retenue n'a été opérée hors de celles que permet le 29 CFR partie 3. Chaque autre retenue se nomme donc, et se rattache à un cas : la liste déroulante reprend les paragraphes de 29 CFR 3.5 (retenues permises sans autorisation) et le cas du 29 CFR 3.6 (autorisation préalable du Secretary of Labor). Le cas « autre » exige une précision écrite.

Le module enregistre le cas invoqué ; il ne juge pas s'il est fondé.

6. Lire les constats

Le bandeau en haut du registre résume ce que le module a relevé. Trois états par ligne :

• au niveau du taux en vigueur saisi — la rémunération horaire (taux payé + crédit d'avantages sociaux + avantages en espèces) atteint le total publié ;
• sous le taux en vigueur saisi — elle ne l'atteint pas, avec l'écart au cent près ;
• non comparable — la classification n'a pas de taux relevé.

Le module constate, il ne conclut pas. Il ne dit jamais que l'entreprise est en infraction. Cette qualification appartient à l'agence contractante et à la Wage and Hour Division. Un constat est un point à regarder, pas un verdict.

Menu Constats → Lignes à regarder rassemble, tous chantiers confondus, les lignes sous le taux et les lignes non comparables.

7. Certifier

Onglet Certification : le nom et la fonction du signataire, son téléphone, son courriel. Puis le bouton Certifier.

Ce que la certification atteste est repris sur l'écran : les trois points de 29 CFR 5.5(a)(3)(ii)(C), dont 5.5(a)(3)(ii)(D) précise qu'une exécution régulière du verso du WH-347 y suffit.

Odoo n'appose aucune signature. 29 CFR 5.5(a)(3)(ii)(E) exige une signature manuscrite d'origine ou une signature électronique juridiquement valable. Ce que le module enregistre — qui a certifié dans Odoo, et quand — est une trace interne, pas la signature exigée. Elle s'appose sur le formulaire imprimé.

Le module refuse de certifier un registre vide, et un registre sans signataire.

8. Imprimer le WH-347

Bouton Imprimer le WH-347, ou menu d'impression de la liste.

Le document sort en deux pages : le recto avec ses quinze colonnes et ses sept jours datés, le verso avec les six certifications, la zone de remarques et la ligne de signature.

Ce n'est pas le formulaire officiel. C'est un état qui en reprend les cases, l'ordre des colonnes et le texte des certifications, dans la révision de janvier 2025 (OMB 1235-0008, expire le 31/01/2028). Le formulaire officiel se télécharge sur dol.gov. 29 CFR 5.5(a)(3)(ii)(B) admet expressément « any other format desired » dès lors que l'information exigée y figure — mais c'est vous qui restez juge de ce que vous déposez.

Deux blocs du verso sont laissés à remplir à la main dans cette version : le tableau des programmes d'apprentissage, et le tableau des crédits horaires d'avantages sociaux par régime. Ils appartiennent à l'édition complète.

9. Marquer déposé

Une fois le registre remis, bouton Marquer déposé et date de dépôt.

Un registre déposé ne se remet pas en brouillon. Une correction se dépose en registre corrigé, pour que l'agence voie ce qui a changé.

10. Ce qui vous manquera, et quand

Au premier de ces moments, l'édition complète devient utile :

• quand vous avez plus d'un chantier, et que les taux changent par comté ;
• quand vous revendiquez un crédit d'avantages sociaux : le verso du formulaire en demande le détail par régime, nom, type, numéro de plan et caractère financé ou non ;
• quand vous employez un apprenti : le verso fait certifier nommément son programme et l'organisme qui l'a enregistré ;
• quand vous dépassez quarante heures et voulez un contrôle de la majoration ;
• quand vous tenez des feuilles de temps dans Odoo et ne voulez plus ressaisir les heures ;
• quand vous déposez sur un portail et devez suivre les accusés.

Les deux rôles

La certification engage le signataire au sens de 29 CFR 5.5(a)(3)(ii)(C), et sa falsification expose à des poursuites civiles ou pénales (18 U.S.C. 1001, 31 U.S.C. 3729). Ce droit se donne à peu de monde.