Traiteurs événementiel — devis, facturation, marge et tableau de bord (Odoo Community)

Guide utilisateur — Traiteurs événementiel, édition complète (DYONYSOS)

Ce guide complète celui de l'édition gratuite dyo_traiteurs_lite (événements, menus, personnel, logistique) : il ne couvre que ce que l'édition complète ajoute.

1. Paramétrer le devis

Menu Réglages → Traiteurs, bloc « Devis et facturation » :

• Acompte par défaut (%) : repris automatiquement sur chaque nouveau devis, ajustable au cas par cas.
• Relance devis sans réponse (jours) : délai après l'envoi d'un devis, sans réponse, à partir duquel une activité est créée automatiquement.

Sur chaque menu (menu Traiteurs → Configuration → Menus), renseignez le coût matière estimé par convive : c'est lui qui alimente la marge prévisionnelle des événements — il n'apparaît jamais sur un devis ou une facture client.

2. Chiffrer un devis

Depuis l'onglet Devis de l'événement (ou menu Traiteurs → Devis), créez un devis : choisissez le menu, le nombre de convives (repris de l'événement, modifiable) et le prix par convive (repris du menu). Ajoutez des options libres dans l'onglet dédié (open bar, animation, supplément pièce montée...) : chacune a sa propre quantité et son propre prix. L'acompte est calculé automatiquement sur le pourcentage paramétré.

Cliquez sur Envoyer puis, à la réponse du client, Marquer accepté ou Marquer refusé. L'acceptation confirme automatiquement l'événement s'il était encore en brouillon — la confirmation d'un événement exige donc désormais un devis accepté. Un seul devis peut être accepté par événement.

3. Facturer

Depuis le devis accepté : bouton Facturer l'acompte (crée une facture pour le montant d'acompte calculé), puis, après l'événement, Facturer le solde (le reste à facturer, ou la totalité si aucun acompte n'a été prévu). Chaque bouton ne peut être utilisé qu'une fois par devis. La validation comptable (Confirmer) de la facture reste un geste humain. Le groupe Traiteur : Gérant reçoit automatiquement le droit de facturer (groupe standard Odoo « Facturation ») — sans lui, le bouton s'affiche mais la création de la facture est refusée.

4. L'acompte demandé à la réservation

Onglet Livraison de l'événement, bloc « Acompte » : un pourcentage (30 % par défaut) et le montant calculé à partir du devis accepté. C'est un montant attendu, à réclamer au client — ce module ne suit aucun encaissement, distinct de la facture d'acompte du devis (qui, elle, est une pièce comptable).

5. Imprimer les documents

Depuis la fiche devis (menu Imprimer) : Devis, avec le détail du menu, des allergènes et des options. Depuis la fiche événement : Fiche de service, qui reprend le menu retenu, le personnel affecté et la checklist logistique — utile à emporter sur place.

6. Suivre l'activité — tableau de bord

Menu Traiteurs → Tableau de bord (réservé au gérant) : événements à venir et ce mois-ci, chiffre d'affaires du mois hors taxes, marge moyenne par événement et taux de marge moyen, taux de conversion des devis, devis en attente, événements confirmés à personnel ou logistique incomplets.

7. La relance automatique des devis

Une tâche planifiée (quotidienne) crée une activité Odoo, une seule fois tant qu'elle reste ouverte, pour un devis envoyé resté sans réponse au-delà du délai paramétré.

Ce qu'il faut savoir

• Les options d'un menu (prix indicatif) ne sont pas reprises automatiquement dans le devis : ajoutez une ligne d'option correspondante si le client la retient.
• La marge affichée est une estimation (devis contre coût matière et personnel estimés), pas un rapprochement comptable.
• Voir aussi le guide de l'édition gratuite pour les règles anti-conflit sur le personnel et le matériel, testées automatiquement dans dyo_traiteurs_lite.

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