Assistante maternelle agréée — contrats, pointage des heures et récapitulatif mensuel (gratuit, Odoo Community)

Guide utilisateur — Assistantes maternelles (DYONYSOS)

Ce guide s'adresse à une assistante maternelle indépendante, agréée par la PMI de son département.

Avant de commencer : ce que cette application fait, et ce qu'elle ne fait pas

Cette application vous aide à pointer les heures d'accueil et à produire un récapitulatif mensuel simple à remettre au parent-employeur. Elle ne remplace ni Pajemploi, ni votre bulletin de salaire : la déclaration sociale et la paie restent à faire sur le site Pajemploi, comme aujourd'hui. Elle ne vérifie pas non plus votre agrément auprès du conseil départemental — c'est vous qui déclarez, dans les réglages, le nombre d'enfants que votre agrément autorise à accueillir simultanément.

1. Créer un dossier enfant

Menu Assistante maternelle → Enfants → Nouveau. Renseignez le nom et la date de naissance. Une fiche contact pour l'enfant est créée automatiquement.

Dans l'onglet Famille, ajoutez au moins un responsable légal avant de pouvoir confirmer un contrat : c'est une condition bloquante, volontaire. Si le payeur est différent d'un responsable légal (rare, mais possible), ajoutez-le avec le rôle Payeur.

2. Créer un contrat d'accueil

Menu Assistante maternelle → Contrats → Nouveau. Cochez les jours d'accueil de la semaine, renseignez l'heure d'arrivée et l'heure de départ prévues, le tarif horaire net convenu avec le parent-employeur et l'indemnité d'entretien journalière.

La base d'heures mensualisée est calculée automatiquement : heures hebdomadaires × 52 semaines ÷ 12 mois — le principe du salaire lissé de la convention collective des salariés du particulier employeur. Ce calcul est indicatif ; il ne constitue pas un élément de paie opposable.

Cliquez sur Confirmer : le contrat vérifie qu'un responsable légal et un parent employeur sont bien identifiés.

3. Pointer les présences

Menu Assistante maternelle → Présences. Chaque ligne représente un enfant, un jour, un créneau prévu.

• Utilisez Pointer l'arrivée puis Pointer le départ pour enregistrer l'heure réelle.
• En cas d'absence, utilisez Marquer absent puis choisissez un motif (menu Configuration → Motifs d'absence, partagés avec les autres applications DYONYSOS que vous utiliseriez).
• Un bandeau d'alerte apparaît si le nombre d'enfants accueillis sur ce créneau dépasse l'agrément déclaré (réglage ci-dessous) — c'est un rappel, pas un blocage : la saisie reste possible, la responsabilité du respect de votre agrément reste la vôtre.

4. Déclarer votre agrément

Menu Paramètres → Assistante maternelle. Renseignez le nombre d'enfants que votre agrément PMI vous autorise à accueillir simultanément (souvent 4, mais dépend de votre agrément individuel — vérifiez le vôtre).

5. Comprendre les motifs d'absence

Menu Assistante maternelle → Configuration → Motifs d'absence. Chaque motif porte une case « Reste facturée » :

• cochée (ex. convenance personnelle) : l'absence n'a aucun effet sur le récapitulatif ;
• décochée (ex. certificat médical, fermeture exceptionnelle) : les heures prévues ce jour-là sont déduites de la base mensualisée dans le récapitulatif.

6. Générer le récapitulatif mensuel

Menu Assistante maternelle → Récapitulatifs mensuels → Nouveau. Choisissez l'enfant, le contrat et le premier jour du mois, puis Calculer :

• les heures réellement pointées sur le mois ;
• les heures d'absence déduites de la base mensualisée ;
• les heures réalisées au-delà de la base mensualisée (heures complémentaires) ;
• l'indemnité d'entretien, calculée sur les jours réellement accueillis ce mois-ci.

Cliquez sur Imprimer le récapitulatif pour obtenir un document simple à remettre au parent-employeur. Un seul récapitulatif est autorisé par enfant et par mois.

Quand passer à dyo_creches

Si votre activité grandit — plusieurs salariées, un local partagé, plusieurs familles à gérer avec facturation formalisée — l'application Gestion de crèche (DYONYSOS) (dyo_creches) prend le relais : contrats enrichis, facturation via devis/facture standard, contrôle bloquant de la capacité d'accueil, taux d'occupation.

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