Gestion de cabinet d'avocats — dossiers confidentiels, temps passé et honoraires (Odoo Community)

Guide utilisateur — Gestion de cabinet d'avocats (DYONYSOS)

Ce guide s'adresse à l'avocat responsable du cabinet et à ses collaborateurs.

1. Comprendre la confidentialité par dossier avant de commencer

C'est le point le plus important de ce module. Un collaborateur (groupe Avocats : Collaborateur) ne voit, ne peut rechercher ni modifier que les dossiers dont il est l'avocat référent, ou auxquels il a été explicitement ajouté dans la liste des collaborateurs autorisés de la fiche dossier. Cela s'applique aussi au temps passé, aux conventions d'honoraires, aux échéances de procédure et aux notes d'honoraires de ces dossiers : pas seulement à la fiche dossier elle-même.

Le responsable du cabinet (groupe Avocats : Responsable du cabinet) n'est pas soumis à cette restriction et voit tous les dossiers de sa société. C'est un choix de conception : le secret professionnel de l'avocat protège le client vis-à-vis de l'extérieur et des collaborateurs non affectés, pas vis-à-vis du responsable du cabinet lui-même.

Pour ajouter un collaborateur à un dossier auquel il n'a pas encore accès, un utilisateur qui a déjà accès à ce dossier (l'avocat référent, un collaborateur déjà autorisé, ou le responsable du cabinet) l'ajoute dans le champ Collaborateurs autorisés de la fiche dossier.

2. Créer un dossier client

Menu Avocats → Dossiers → Nouveau. Renseignez l'intitulé du dossier, le client (fiche contact existante ou nouvelle), l'avocat référent et le type de contentieux. La référence de dossier (DOS/2026/00001...) est attribuée automatiquement.

3. Enregistrer la convention d'honoraires — avant tout travail facturable

Depuis la fiche dossier, menu Avocats → Conventions d'honoraires → Nouveau. Choisissez le mode de facturation :

• Forfait : renseignez le montant du forfait.
• Taux horaire : renseignez le taux horaire, qui sera repris automatiquement par chaque ligne de temps passé du dossier.

Renseignez la date de signature puis cliquez sur Signer. Sans convention signée, la confirmation d'une note d'honoraires est bloquée : la convention d'honoraires écrite est obligatoire depuis la loi du 6 août 2015 (dite loi Macron), ce module ne se contente pas de le rappeler, il l'empêche.

Une seule convention peut être signée à la fois sur un même dossier. Pour la renégocier, annulez l'ancienne avant d'en signer une nouvelle.

4. Saisir le temps passé

Menu Avocats → Temps passé → Nouveau (ou depuis l'onglet du dossier). Choisissez la nature de la diligence (rédaction, consultation, audience, recherche, correspondance...) et la durée en heures. Le taux horaire est repris automatiquement de la convention en vigueur si elle est au taux horaire (modifiable au cas par cas) ; le montant valorisé se calcule automatiquement. Décochez Facturable pour un temps qui ne doit pas compter dans la rentabilité du dossier (ex. geste commercial).

5. Enregistrer une échéance de procédure

Menu Avocats → Échéances de procédure → Nouveau. Choisissez le type (audience, dépôt de conclusions, prescription...), la date et, si besoin, ajustez le nombre de jours d'alerte avant l'échéance (15 par défaut). Un événement d'agenda est créé et synchronisé automatiquement dans le calendrier standard d'Odoo de l'avocat responsable de l'alerte.

Dès que l'échéance entre dans sa fenêtre d'alerte, elle apparaît en rouge dans la liste (indicateur « Proche ») et une activité est programmée automatiquement pour l'avocat responsable (tâche planifiée quotidienne). Ce rappel est un outil de gestion, pas une garantie juridique du respect du délai : la responsabilité du suivi de la procédure reste celle de l'avocat.

6. Facturer une note d'honoraires

Menu Avocats → Notes d'honoraires → Nouveau. Choisissez le dossier et le mode :

• Forfait : le montant est repris du forfait de la convention en vigueur.
• Temps passé : sélectionnez les lignes de temps passé facturables et non déjà facturées à inclure ; le montant est la somme de leur valorisation.

Cliquez sur Confirmer — bloqué sans convention signée en vigueur — puis sur Facturer pour générer la facture client (account.move), créée en brouillon. La validation comptable reste un geste humain, comme dans les autres applications DYONYSOS.

7. Suivre la rentabilité d'un dossier

La fiche dossier affiche le temps valorisé (temps passé facturable, aux taux appliqués), les honoraires facturés (notes confirmées ou facturées) et la rentabilité (la différence des deux) — un indicateur de gestion, pas une marge comptable au sens strict.

Ce qu'il faut savoir

• Ce module ne gère aucun maniement de fonds pour le compte d'un client : les fonds séquestrés relèvent obligatoirement de la CARPA, un système dédié distinct. Aucun écran de ce module ne propose d'encaisser ce type de fonds.
• Il ne rédige pas d'actes juridiques ni de trames de conclusions.
• Il n'est interconnecté ni avec le RPVA, ni avec les juridictions.
• La confidentialité par dossier est appliquée par des règles d'enregistrement (ir.rule) testées avec des comptes utilisateurs réels, pas seulement documentée : voir tests/test_security.py.

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