DCAA Timekeeping Lite — pointage tracé sur contrats fédéraux, pôles de coûts indirects et taux (gratuit)

Guide d'utilisation — Pointage fédéral américain (édition gratuite)

Ce guide se lit dans l'ordre. Comptez une demi-heure pour la mise en route, et une semaine de pointage d'essai avant de basculer une équipe entière.

1. Avant de commencer : deux décisions

Quels contrats sont suivis ? Le module ne trace pas tout, et c'est volontaire. Un marché à prix ferme n'a pas les mêmes exigences qu'un marché à remboursement de coûts. Vous cochez « Tracer les corrections » contrat par contrat.

Qui approuve ? Le manuel du contrôleur demande la cosignature du superviseur (DCAAM 7641.90, Encl. 3, § 3.c(8)). Décidez avant de commencer qui tient ce rôle : une fois qu'une correction est approuvée, elle ne se modifie plus.

2. Les droits

Deux groupes, dans Paramètres ▸ Utilisateurs :

Un pointeur ne peut pas approuver sa propre correction : c'est le sens de la cosignature.

3. Les réglages de société

Coûts fédéraux US ▸ Configuration, puis les paramètres de société.

Deux familles, et la distinction est importante :

• Les réglages de comportement — faut-il exiger un motif, faut-il tolérer la retouche du jour de saisie. Ce sont des choix d'organisation. Aucun texte ne les fonde, et le module l'écrit dans l'infobulle.
• Les valeurs réglementaires — délais et durées de conservation. Chacune porte, dans son infobulle, la source primaire d'où sa valeur par défaut est tirée. Elles restent modifiables : un agent contractant peut accorder une prolongation écrite, et le module doit pouvoir la porter.

Tolérance du jour de saisie. Une heure saisie ce matin et rectifiée ce midi par la même personne n'est pas une correction : c'est une saisie qui se termine. Décochez la case pour tracer même celles-là. Aucune durée réglementaire n'a été trouvée pour borner cette tolérance.

4. Déclarer un contrat fédéral

Coûts fédéraux US ▸ Contrats fédéraux ▸ Nouveau.

Rattachez ensuite les projets dont les heures relèvent de ce contrat : c'est par eux que le pointage trouvera son contrat.

5. Pointer

Rien ne change : vos équipes pointent dans Feuilles de temps comme d'habitude. Le module ajoute simplement, sur chaque ligne, le contrat fédéral et le pôle de coûts.

Ce qui change, c'est la correction. Sur une ligne rattachée à un contrat suivi, la modification directe est refusée. Un bouton ouvre l'assistant :

1. la valeur actuelle est rappelée, en lecture seule ;
2. vous saisissez la nouvelle valeur — heures, jour, projet, pôle, description ;
3. le motif est obligatoire et il doit dire pourquoi, pas quoi : « heures reportées sur le mauvais contrat, la revue du 4 juin portait sur FA8730 » vaut mieux que « erreur » ;
4. la correction est enregistrée avec la valeur d'avant, celle d'après, l'auteur et l'horodatage.

Une ligne ne se supprime pas. Ramenez-la à zéro par une correction : l'heure disparaît du décompte, l'histoire reste. Une ligne effacée est une ligne dont plus personne ne peut dire qu'elle a existé.

6. L'accord de l'employé

C'est le troisième terme du § 3.c(6), et c'est celui qu'on oublie.

• L'employé se corrige lui-même → l'accord est acquis par le geste.
• Un tiers corrige à sa place → le module signale « accord manquant ». L'employé le donne depuis la correction, et le module horodate.

La liste Corrections se filtre sur « accord manquant » : c'est la première chose à regarder avant un contrôle.

7. Approuver

Coûts fédéraux US ▸ Corrections ▸ À approuver.

Le responsable ouvre, lit le motif, et approuve. À partir de là, la correction ne se modifie plus et ne se supprime plus — y compris par un administrateur. C'est ce qui la rend opposable ; c'est aussi pourquoi on relit avant d'approuver.

8. Les pôles de coûts et les taux

Configuration ▸ Pôles de coûts indirects.

Un pôle, c'est un regroupement de coûts indirects et la base sur laquelle il se répartit. Le module propose des familles usuelles — charges de personnel, frais de structure, frais généraux, manutention — et des bases usuelles. Ce ne sont pas des catégories réglementaires : nommez vos pôles comme votre politique de coûts les nomme, et servez-vous du champ libre si votre base réelle n'est dans aucune liste.

Configuration ▸ Taux par exercice. Trois natures coexistent pour le même pôle et le même exercice :

N'écrasez jamais le provisoire par l'arrêté. L'écart entre les deux est précisément ce qu'on vous demandera, et l'édition complète le calcule.

9. Ce que ce module ne vous dira pas

Il dit qu'une correction n'a pas l'accord de l'employé, qu'un pôle n'a pas de base déclarée, qu'un exercice n'a pas de taux.

Il ne dit jamais que votre pointage est conforme. Cette qualification appartient à l'organisme de contrôle et à votre agent contractant. Un logiciel qui vous annoncerait « conforme » vous exposerait bien plus qu'il ne vous aiderait.

10. Pour aller plus loin

Le calcul des taux réels à partir des heures pointées, la règle de FAR 31.203(d), les échéances de l'exercice de coûts et leur prolongation, les seuils réglementaires datés, l'auto-évaluation des dix-huit critères de système comptable et le contrôle d'entité SAM.gov sont dans l'édition complète, dyo_couts_federaux_us. Elle s'installe par-dessus celle-ci : rien n'est à ressaisir.

Ce module n'a été éprouvé contre aucun contrôle réel. Les citations réglementaires ont été relevées sur les textes officiels le 14 septembre 2026 ; elles ne remplacent pas l'avis de votre agent contractant.