Subventions fédérales américaines Lite — registre des attributions, budget SF-424A et dépenses (gratuit)

Guide utilisateur — Subventions fédérales américaines (Lite)

Ce guide suit l'ordre dans lequel on se sert de l'application : on enregistre une attribution, on ouvre son budget, on y rattache des dépenses, on note où en est le projet.

Non éprouvé en production. Cette application tient un registre interne. Elle n'émet aucune déclaration et ne transmet rien à aucune agence fédérale.

1. Avant de commencer : les agences

Subventions US → Configuration → Agences fédérales.

Créez l'agence qui vous attribue : son nom complet, son sigle (HHS, NSF, DOE, ED) et, si vous le connaissez, son code à trois chiffres — celui qui apparaît dans les identifiants d'attribution.

L'agence n'est pas cloisonnée par société : le ministère de la santé américain est le même pour toutes les sociétés d'une base.

2. Enregistrer une attribution

Subventions US → Attributions → Nouveau.

Recopiez l'avis d'attribution tel qu'il est.

La référence interne est attribuée toute seule (SUBV/2026/0001). Elle sert de repère quand le FAIN n'est pas encore connu.

Une attribution reçue d'un intermédiaire

Si les fonds ne viennent pas directement de l'agence mais d'un bénéficiaire de premier rang, cochez « Reçue d'une entité intermédiaire (subaward) » et nommez cette entité. Les obligations ne sont pas les mêmes — les délais de rapport et de liquidation notamment.

Ce que l'application vérifie, et ce qu'elle refuse de vérifier

Elle refuse une fin de période antérieure au début, un montant négatif, et un UEI mal formé — douze caractères alphanumériques, ni I ni O.

Elle signale en revanche, sans refuser, un numéro de liste d'assistance qui ne suit pas la forme habituelle NN.NNN : cette forme n'est pas fixée par le 2 CFR partie 200, et certaines listes ne s'y conforment pas.

3. Ouvrir le budget

Sur la fiche de l'attribution, onglet « Budget par poste ».

Ajoutez une ligne par catégorie. Les neuf catégories proposées sont celles de la section B du formulaire SF-424A :

Les lignes i (total des charges directes) et k (total général) du formulaire ne sont pas proposées : ce sont des totaux, et l'application les calcule.

Une catégorie ne peut être ouverte qu'une fois par attribution. Un budget n'a qu'une ligne par catégorie.

4. Rattacher les dépenses

Subventions US → Dépenses → Nouveau, ou depuis l'onglet « Dépenses » de l'attribution.

Le point important tient en une phrase : la part fédérale se saisit séparément du montant. Une dépense de 1 000 $ dont 800 $ tombent sur la part fédérale et 200 $ sur votre contrepartie est le cas ordinaire. Confondre les deux fausse tout état financier ultérieur, et l'erreur ne se voit qu'au moment où l'agence la relève.

Notez aussi la référence de la pièce — facture, bulletin de paie, ordre de mission. C'est ce que l'auditeur demandera : le 2 CFR 200.302(b)(3) exige que tous les enregistrements soient étayés par une pièce d'origine.

Les deux signalements, et pourquoi ils ne bloquent pas

Dépense hors période de performance. Si la date sort de la période, un bandeau orange le dit sur la fiche, la ligne se colore dans la liste, et un filtre « Hors période de performance » les rassemble. La dépense est enregistrée quand même : selon les termes de l'attribution, un coût antérieur au démarrage peut être recevable, et un logiciel qui refuserait la saisie vous ferait perdre la trace d'une dépense réellement engagée.

Poste dépassé. Quand les dépenses rattachées à un poste excèdent son montant budgété, la ligne se colore et la fiche de l'attribution affiche : « N poste(s) au-delà du montant budgété. Le module s'arrête à ce constat : il ne dit pas si la dépense est éligible, ni si un avenant est nécessaire. » C'est exactement ce qu'il fait, et rien de plus.

Annuler une dépense

Passez-la à l'état « Annulée ». Ne la supprimez pas, et ne mettez pas son montant à zéro (l'application le refuse) : la trace que l'auditeur cherchera doit rester. Une dépense annulée sort des totaux.

5. Noter l'avancement

Sur la fiche de l'attribution, onglet « Avancement », ou par le menu Points d'avancement.

Un taux et un compte rendu, datés, couvrant une période. Le taux est déclaratif : l'application ne le déduit pas du budget consommé. C'est justement l'écart entre les deux qui a de la valeur — un projet peut avoir dépensé 70 % de son enveloppe et n'avoir livré que 30 % de son programme. Les deux chiffres se lisent côte à côte sur la fiche.

Le taux de la fiche reprend toujours le dernier point saisi, par date.

6. Le cycle de vie d'une attribution

Brouillon → En cours → En clôture (closeout) → Clôturée.

Les boutons du bandeau font passer d'un état à l'autre, et « Remettre en brouillon » revient en arrière. Rien n'est verrouillé : ce sont des repères de suivi, pas des validations comptables.

Une tâche planifiée quotidienne pose le drapeau « Période de performance échue » sur les attributions dont la date de fin est passée. Une prolongation (no-cost extension) fait retomber le drapeau dès la nuit suivante : il aurait été plus simple de calculer ce drapeau à l'affichage, mais un calcul sur la date du jour ne se cherche pas dans un filtre et se périme dans le cache du serveur.

7. Qui peut faire quoi

Les deux groupes se règlent par utilisateur, dans Paramètres → Utilisateurs, sous le privilège « Subventions fédérales US ».

8. Quand vous aurez besoin de plus

L'édition complète dyo_subventions_us s'installe par-dessus celle-ci sans rien redemander, et ajoute :

• les coûts indirects et le taux négocié (NICRA) ;
• la contrepartie et l'apport en nature, avec les sept conditions du 2 CFR 200.306(b) ;
• les sous-bénéficiaires, les quatorze mentions du 2 CFR 200.332(b)(1) et leur suivi ;
• les tirages de fonds ;
• les feuilles SF-425 et SF-270 avec leurs échéances ;
• le constat de seuil d'audit unique ;
• les connexions Grants.gov, SAM.gov, USAspending — et leur contournement manuel.

Le registre reste le vôtre : désinstaller l'édition complète ne vous fait rien perdre.

Support : welcome@dyonysos.fr — DYONYSOS, https://dyonysos.fr