Traiteur & Événementiel

Guide utilisateur — Traiteur & Événementiel

Pourquoi cette application

Vous vendez un prix par convive. Vous savez ce que vous facturez ; vous savez beaucoup moins bien ce que ça vous laisse. Et il y a la question qui tombe la veille au téléphone — « un invité est allergique aux fruits à coque » — à laquelle il faut répondre en trente secondes, pas en relisant quinze fiches.

1. Chiffrer d'abord vos recettes

Tout part de là. Dans la brique gratuite Métiers de bouche, chaque recette porte ses ingrédients, leur prix, leur taux de parage et le nombre de portions qu'elle sort. Voyez le guide de cette brique.

Une fois ce travail fait, il ne se refait plus : une hausse de prix fournisseur remonte toute seule jusqu'à la marge de vos événements.

2. Composer un menu

Menu Métiers de bouche → Menus traiteur.

Onglet Composition : une ligne par recette, avec son service (apéritif, entrée, plat…) et sa quantité par convive. Trois pièces cocktail par personne se saisissent « 3 » ; une portion partagée par deux convives, « 0,5 ».

Le module calcule aussitôt :

• le coût matière par convive — matière seule : ni personnel, ni transport, ni location ;
• la marge sur matière par convive ;
• le taux de coût matière, la part de votre prix qu'absorbe la matière première.

Si le taux dépasse le repère fixé dans Configuration › Paramètres, le menu passe en orange. Ce repère est le vôtre : il n'existe aucun taux imposé dans le métier, et les chiffres qui circulent sont des ordres de grandeur commerciaux, pas des normes.

Onglet Allergènes : la liste se calcule depuis les recettes du menu. C'est la réponse à donner au client qui appelle la veille.

3. Créer un événement

Menu Métiers de bouche → Événements traiteur.

Client, dates, lieu, nombre de convives, menu. Le bloc Le budget affiche immédiatement le total, le coût matière, la marge, le taux et l'acompte attendu.

L'acompte est un montant attendu : le module ne suit aucun encaissement et ne crée aucune facture d'acompte.

4. Les allergènes du client — le point qui bloque

Onglet Allergènes, colonne de droite : À exclure (demande du client).

Notez-y ce que le client signale. Le module confronte cette liste au menu et affiche les allergènes en conflit.

Tant qu'un conflit subsiste, le bouton Confirmer refuse de passer, avec un message qui nomme les allergènes concernés. C'est le seul refus dur de toute l'application, et il est volontaire : servir un allergène qu'un client a explicitement exclu n'est pas une erreur de gestion.

Deux façons d'en sortir : adapter le menu (retirer le service concerné, ou le remplacer), ou retirer l'exclusion en connaissance de cause.

Attention au cas sournois : l'alerte peut surgir sur un événement que personne n'a ouvert. Un fournisseur signale une trace, vous cochez l'allergène sur la fiche de l'ingrédient — et un événement confirmé la semaine dernière remonte en rouge dans la liste. C'est exactement ce qu'on veut qu'il arrive.

5. Sortir le devis

Bouton Créer le devis. Le module crée un devis brouillon au nom du client, avec une ligne : le menu, le nombre de convives, le prix par convive. L'événement passe en « Devis envoyé ».

Une seule ligne, volontairement : un devis traiteur se négocie, il n'a pas vocation à sortir figé du logiciel. Ouvrez-le et détaillez-le comme vous l'entendez.

Si l'événement porte déjà un devis, le bouton refuse d'en créer un second : écraser un devis lié, c'est perdre une négociation en cours.

6. Sortir la liste de production

Bouton Envoyer en production. Pour chaque recette du menu, le module inscrit au plan de production du jour de l'événement la quantité à fabriquer — quantité par convive × nombre de convives — et ouvre la liste.

Les quantités s'ajoutent à ce qui est déjà prévu ce jour-là. Deux réceptions le même samedi ne s'écrasent pas : sans cela, la seconde ne serait jamais produite.

De là, le plan de production du socle prend le relais : besoins, fournées, suivi.

7. Le matériel, et son retour

Onglet Matériel : ce que vous prêtez, en quantité. Après l'événement, saisissez la quantité revenue ; le manquant se calcule.

C'est la perte que personne ne facture, parce que personne ne la compte. Cent assiettes prêtées, quatre-vingt-quinze revenues, et ça recommence à chaque réception.

Le retour reste saisissable même après la clôture de l'événement : le matériel rentre souvent le lendemain, et il serait absurde de devoir rouvrir l'événement pour l'enregistrer. Le filtre Matériel non revenu liste ce qui traîne.