Moteur de workflows visuel — règles et diagrammes sur tout modèle Odoo

Guide utilisateur — Moteur de workflows visuel

Ce module automatise un processus sur n'importe quel type d'enregistrement : contacts, devis, commandes, projets, tickets, notes de frais… Vous le construisez vous-même, sans programmer, en mode simple (une liste de règles « Si … Alors … ») ou en mode avancé (un parcours d'étapes dessiné comme un organigramme).

Menu : Workflows (icône dans la barre des applications).

1. Qui peut faire quoi

Réglages › Utilisateurs › la personne › section Workflows :

• Utilisateur : voit les workflows et les exécutions, teste sur un enregistrement, clique les boutons des étapes (si elle a le droit de modifier l'enregistrement et, le cas échéant, le groupe demandé par le bouton).
• Concepteur : crée, modifie, vérifie, active, exporte / importe, répare les exécutions en erreur. Seul un workflow activé par un Concepteur peut lancer une « action serveur ».

2. Premier workflow simple : relancer les contacts sans adresse électronique

1. Workflows › Workflows › Nouveau.
2. Nom : « Contacts à compléter ». S'applique à : Contact. Mode : Simple.
3. Onglet Déclencheurs : cochez À la création et À la modification ; dans Champs surveillés, choisissez « Courriel » (sinon toute modification déclenche). Laissez Lancement manuel coché.
4. Onglet Règles › Ajouter une ligne : - Nom : « Adresse électronique manquante » ; - Si… : cliquez dans l'éditeur de condition, « Courriel » › « n'est pas défini » ; - Alors… › Ajouter : type Programmer une activité, résumé « Compléter l'adresse », échéance 2 jours ; laissez Affecter à vide (l'activité ira à la personne qui a créé ou modifié le contact). - Une seule fois par enregistrement reste coché : la règle ne se réapplique pas au même contact.
5. En haut : Tester sur un enregistrement › choisissez un contact. Le tableau dit, règle par règle, si la condition est VRAIE ou fausse et quelles actions seraient faites. Rien n'est modifié, rien n'est envoyé.
6. Activer. Si quelque chose ne va pas, le workflow n'est pas activé et un encadré liste chaque problème avec sa solution (condition illisible, règle sans action, champ inexistant…). Les points d'attention non bloquants sont listés à part.
7. Créez un contact sans courriel : l'activité apparaît. Le Journal du workflow indique « Règle … appliquée ».

Astuce : Arrêter après cette règle ignore les règles suivantes quand celle-ci s'applique (utile pour « si VIP alors … et rien d'autre »).

3. Workflow avancé : validation d'une demande

Le plus rapide est de partir d'un modèle : Modèles d'exemple › « Validation à deux niveaux » › Utiliser ce modèle. L'assistant demande :

• S'appliquera à : le type d'enregistrement (les modèles marqués « applicable à tout modèle » acceptent n'importe lequel, du moment qu'il a un fil de discussion) ;
• les variables (ici : rappel au valideur après 3 jours).

La copie est créée en brouillon. Ensuite :

1. Onglet Diagramme : chaque forme a un sens — rond début / fin, rectangle étape, rectangle arrondi action automatique, losange décision, pointillés attente, barre parallèle / fusion, double cadre sous-workflow. Les flèches bleues sont des boutons, orange des conditions, violettes en tirets des événements ou délais.
2. Survolez une forme : la bulle d'aide explique ce qu'on attend à cette étape et comment le moteur la traite. Cliquez : la fiche de l'étape (ou de la flèche) s'ouvre ; modifiez-la, fermez, le diagramme se met à jour.
3. Ouvrez « Validation niveau 1 » et « Validation niveau 2 » et renseignez le Responsable : l'activité « Valider » lui sera affectée.
4. Glissez les formes pour les ranger (les positions sont enregistrées) ; Réorganiser remet la disposition automatique. Molette ou boutons loupe : zoom. La disposition automatique range les étapes en couches du Début vers la Fin (rang = plus long chemin depuis le Début, les boucles retour ne font rien remonter), ordonne chaque couche pour limiter les croisements de flèches, et espace les formes selon la longueur de leur libellé (une étape au nom long s'élargit, ses voisines s'écartent). Des positions enregistrées qui feraient se toucher deux formes (import d'une autre base, libellé allongé) ne sont pas dessinées telles quelles : la disposition automatique reprend la main.
5. Tester sur un enregistrement, puis Activer.
6. Sur un enregistrement concerné : menu Action › Lancer le workflow (créé par le bouton Ajouter au menu Action du workflow). Sur les contacts, le bouton Workflows de la fiche apparaît dès qu'une exécution existe. Les boutons « Valider (niveau 1) », « Refuser »… apparaissent sur la fiche (modèles branchés) ou dans le panneau Action › Workflow : où en est-on ?, qui montre aussi le diagramme avec l'étape courante surlignée et le chemin déjà parcouru.

Les types d'étapes

Les sorties (transitions)

Toujours ; Si la condition est vraie ; À l'événement (nom technique signalé par le code métier, ex. commande_confirmee) ; Après le délai (jours passés dans l'étape) ; Sur un bouton (libellé, éventuellement réservé à des groupes). Les sorties d'une étape sont évaluées par séquence : la première franchissable gagne. Un événement ne fait avancer que d'une étape.

Variables

Onglet Variables : un seuil, un nombre de jours, un nom de champ… s'utilisent par leur clé dans les conditions ([("amount_total", ">=", seuil)], ou [(champ_montant, ">=", seuil)] pour une variable de type Champ) et dans les délais (« Ou délai lu dans la variable »). On change la valeur une fois et tout le workflow suit.

4. Réutiliser sur le CRM (ou tout autre module)

Exemple : « Circuit d'approbation par montant » sur les pistes du CRM (module crm installé).

1. Modèles d'exemple › « Circuit d'approbation par montant » › Utiliser ce modèle.
2. S'appliquera à : Piste/Opportunité. Variables : Champ montant = « Revenu espéré », seuil responsable 5 000, seuil direction 50 000.
3. Dans la copie, renseignez le Responsable des deux étapes d'approbation.
4. Ajouter au menu Action puis Activer.
5. Sur une opportunité : Action › Lancer le workflow « … ». Sous 5 000 : approuvée automatiquement (note dans le fil) ; au-dessus : activité « Approuver » au responsable et boutons Approuver / Refuser dans Action › Workflow : où en est-on ?.

Pour un déclenchement automatique à la création ou à la modification, le modèle doit être « branché » au moteur (une ligne de code, voir README.md) — c'est déjà le cas des contacts, et des avis de marché avec le module Marchés publics. En attendant, utilisez le lancement manuel ou la réévaluation périodique (le workflow est réévalué toutes les 30 minutes sur les enregistrements concernés).

5. Quand quelque chose se passe mal

• Une action échoue (valeur invalide, droits…) : l'exécution passe en erreur, la raison est écrite sur l'exécution et au journal ; l'opération de l'utilisateur (création, modification) aboutit quand même. Corrigez le workflow, puis Exécutions › l'exécution › Réactiver (Concepteur) : l'étape est rejouée. Annuler l'exécution l'arrête définitivement.
• Une action non bloquante (case Bloquant décochée) échoue : c'est noté au journal et la suite continue.
• Condition invalide : la transition est ignorée et l'erreur journalisée, sans plantage.
• Boucle : au-delà de 50 étapes enchaînées ou si la même étape revient sans pause, l'exécution s'arrête en erreur avec la solution (ajouter un bouton, une attente ou un événement dans la boucle). La vérification refuse d'avance les boucles « Toujours » infinies.
• Courriels : le mode Brouillon prépare le courriel dans le fil sans l'envoyer ; les modes File et Immédiat envoient réellement, dans la limite de Courriels max. par jour (20 par défaut).

6. Versions, export, import

• Nouvelle version : crée la version +1 en brouillon et archive l'actuelle ; les exécutions en cours de l'ancienne version vont jusqu'à leur fin.
• Exporter (JSON) : fichier portable (modèles et champs par nom technique, types d'activité, modèles de courriel et groupes par identifiant externe). Importer dans une autre base : le workflow arrive en brouillon ; tout ce qui manque (champ, modèle de courriel, sous-workflow…) est listé et rien n'est créé tant que ce n'est pas réglé.

7. Limites connues

• La simulation lit les valeurs actuelles et simule en mémoire l'effet des actions « Modifier un champ » ; elle ne peut pas prévoir ce que ferait un traitement métier ou une action serveur.
• Les écritures faites par le moteur lui-même ne re-déclenchent pas les workflows « À la modification » (protection contre les boucles).
• Création / modification automatiques : seulement sur les modèles branchés (mixin) ; sinon lancement manuel, événement ou réévaluation périodique.
• Le réveil des attentes et délais dépend de la tâche planifiée « Workflows : réveil des attentes » (toutes les 30 minutes, active par défaut, ne sort rien de la base).