Gestion d'accueil de loisirs et centre aéré — facturation quotient familial, état de présence CAF (Odoo Community)

Guide utilisateur — Centre aéré / accueil de loisirs (DYONYSOS)

Ce guide s'adresse à la direction d'un accueil collectif de mineurs (association, régie municipale) : mercredis, petites ou grandes vacances. Il couvre l'édition complète (édition gratuite dyo_centre_aere_lite + cette extension de facturation).

0. Avant de commencer : vérifier les règles d'encadrement

Menu Centre aéré → Configuration → Règles d'encadrement. Le module est livré avec quatre règles par défaut (moins de 6 ans / 6 ans et plus, avec ou sans hébergement), marquées comme des valeurs usuellement citées, à vérifier. Avant toute mise en production, faites valider ces seuils par un professionnel du secteur (SDJES ou équivalent) et corrigez-les si besoin : rien n'est codé en dur dans le module, tout se modifie depuis cet écran.

1. Créer un séjour et ses groupes d'âge

Menu Centre aéré → Séjours → Nouveau. Renseignez le nom, les dates et le type d'accueil (avec ou sans hébergement) : ce choix, combiné à l'âge de chaque groupe, détermine la règle d'encadrement appliquée.

Dans l'onglet Groupes d'âge, créez un ou plusieurs groupes avec leur tranche d'âge et leur capacité d'accueil maximale. Le champ « Enfants par encadrant (requis) » se remplit automatiquement depuis la configuration — s'il reste à 0, aucune règle ne couvre cette tranche d'âge : complétez la configuration avant d'accueillir le groupe.

Cliquez sur Ouvrir aux inscriptions quand le séjour est prêt.

2. Inscrire un enfant

Menu Centre aéré → Inscriptions → Nouveau. Choisissez l'enfant (une fiche contact est créée si besoin depuis le champ), le séjour puis le groupe d'âge — la capacité du groupe et la cohérence de l'âge de l'enfant avec la tranche du groupe sont contrôlées automatiquement.

Dans l'onglet Responsables, ajoutez au moins un responsable légal avant de pouvoir facturer l'inscription (condition bloquante, volontaire). Ajoutez aussi, si besoin, un payeur (si différent), des contacts d'urgence et des tiers autorisés à récupérer l'enfant.

Le quotient familial ne se saisit pas ici : il se renseigne au moment de facturer (§6), directement sur la facturation.

3. Affecter les encadrants

Menu Centre aéré → Encadrants → Nouveau. Rattachez un animateur ou une directrice à un séjour, éventuellement à un groupe précis (laissez le groupe vide pour un encadrement transversal, ex. la direction du séjour). Déclarez sa qualification (BAFA, BAFD, stagiaire...) : le module trace la qualification déclarée, il ne la certifie pas auprès d'un registre officiel.

4. Pointer les présences — le geste quotidien

Menu Centre aéré → Présences. Un même écran sert aux enfants et aux encadrants (champ Type de participant) : c'est ce qui permet au module de calculer le taux d'encadrement en croisant les deux dans la même requête. Utilisez Pointer l'arrivée puis Pointer le départ, ou Marquer absent avec un motif.

5. Suivre le taux d'encadrement — le point clé de l'édition gratuite

Menu Centre aéré → Activités, ou directement sur la fiche d'un groupe. Pour chaque créneau planifié, l'application affiche :

• le nombre d'enfants réellement présents ;
• le nombre d'encadrants réellement présents ;
• le nombre d'encadrants requis, résolu depuis la règle d'encadrement configurée ;
• un badge Conforme / Non conforme / Ratio non configuré.

« Ratio non configuré » n'est pas un détail : c'est un troisième état, distinct de « conforme », qui signale qu'aucune règle ne couvre l'âge du groupe. Complétez la configuration dès que ce badge apparaît — ne l'ignorez pas.

Menu Centre aéré → État de présence journalier (cette extension) : imprime, pour un séjour et une période (un groupe en particulier ou tous), la liste nominative des enfants et des encadrants présents chaque jour avec la conformité du taux d'encadrement — le document à produire en cas de contrôle.

6. Facturer une inscription (cette extension)

Menu Centre aéré → Facturation → Nouveau (accès Directeur/trice). Choisissez l'inscription, renseignez le quotient familial et une grille tarifaire (menu Configuration → Grilles tarifaires, tranches de quotient familial vers un tarif journalier), puis :

1. Calculer : compte chaque journée où l'enfant a été réellement pointé présent, au tarif résolu depuis le quotient familial ; déduit les journées d'absence dont le motif a la case « Reste facturée » décochée (ex. certificat médical).
2. Facturer : génère directement la facture client (menu Comptabilité), par les mécanismes standard d'Odoo.

Une facturation déjà facturée ne peut plus être recalculée ; une seule facturation est autorisée par inscription.

Ce qu'il faut savoir

• Les seuils d'encadrement sont entièrement paramétrables : ce module est un outil de suivi et d'alerte, jamais un arbitre juridique du respect de la réglementation. Faites valider votre configuration par un professionnel du secteur.
• Le module ne télédéclare rien à la SDJES, ne vérifie aucun diplôme auprès d'un registre officiel, ne gère pas l'hébergement des séjours avec nuitées et ne facture pas les prestataires de transport (voir les README des deux modules).
• Le paramètre de conservation des dossiers (RGPD, menu Paramètres → Catalogue métiers) s'applique aux inscriptions : archivez une inscription en fin de séjour pour que sa date de purge légale soit calculée.

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