Immobilisations — registre, emplacements et récolement (Community)

Guide de l'utilisateur — Immobilisations : registre et récolement

Ce guide suit l'ordre dans lequel on se sert du module la première fois.

1. Avant de saisir : les catégories

Immobilisations › Configuration › Catégories.

Une catégorie regroupe les biens qui se suivent de la même façon : matériel informatique, véhicules, mobilier, machines.

Le module refuse une catégorie qui annonce « Linéaire » sans durée. Une information qui se contredit ne servira à personne, et elle ferait échouer le module Amortissement plus tard, loin de la saisie.

2. Décrire les lieux : les emplacements

Immobilisations › Configuration › Emplacements.

C'est une arborescence. Créez d'abord les sites racines (« Siège social », « Atelier de Vitry »), puis leurs enfants (« 1er étage », « Hall A — usinage »). Le nom complet se compose tout seul : Siège social / 1er étage.

Ce ne sont pas les emplacements de stock d'Odoo. Un emplacement de stock sert à valoriser et à mouvementer des quantités ; ici on désigne l'endroit où un contrôleur ira poser la main sur le bien. Rien n'oblige à remplir ce champ si vous n'en voulez pas.

Un emplacement peut porter un responsable de site : c'est la personne à qui l'on s'adresse pour un récolement.

3. Enregistrer un bien

Immobilisations › Registre › Immobilisations › Nouveau.

La référence est attribuée à l'enregistrement, vous n'avez pas à la saisir.

Les champs qui comptent au quotidien :

• Code-barres ou étiquette — le numéro porté par l'étiquette collée sur le bien. C'est lui qu'on lit au récolement, pas le numéro de série du constructeur. Remplissez-le : c'est ce qui rend une campagne rapide.
• Date de mise en service — le jour où le bien est devenu utilisable. C'est de cette date, et non de l'acquisition, que partira un amortissement.
• Quantité — un lot de dix chaises identiques peut se tenir en une fiche. Un bien qui se suit un par un se tient un par un.
• Responsable — la personne qui répond du bien. Ce n'est pas forcément celle qui s'en sert.

Le bouton Mettre en service fait passer la fiche de Brouillon à En service. Si la date de mise en service est vide, elle est posée au jour même.

Le bandeau bleu. Tant que le module Immobilisations — amortissement, échéanciers et écritures n'est pas installé, l'amortissement cumulé affiché vaut zéro et la valeur nette comptable est égale à la valeur d'acquisition. Le module vous le dit plutôt que de vous laisser le découvrir.

4. Déplacer un bien

Changer l'emplacement directement sur la fiche fonctionne — c'est un registre, pas un coffre-fort. Mais cela ne dit pas quand le bien a bougé.

Pour laisser une trace datée, passez par un récolement (ci-dessous), ou appelez action_transferer depuis une action serveur si vous automatisez.

5. Le récolement — la campagne d'inventaire physique

Immobilisations › Suivi › Récolements › Nouveau.

1. Nommez la campagne et datez-la. Récolement annuel 2026 — Atelier de Vitry.
2. Choisissez le périmètre. Un emplacement (ses enfants sont inclus), une catégorie, ou les deux. Vide, la campagne porte sur tout le parc en service de la société.
3. Préparer la liste. Le module remplit les lignes avec les biens attendus et l'emplacement où ils devraient être.
4. Cochez sur le terrain. Pour chaque ligne : Présent, Déplacé (il faut alors dire où) ou Absent, avec un commentaire libre.
5. Clôturer. Les déplacements constatés sont reportés sur les fiches, et tout est écrit au journal de suivi.

La clôture refuse une campagne à moitié faite et dit combien de lignes restent, avec leurs références. Une campagne incomplète mais clôturée a l'air complète : c'est exactement ce qui la rend trompeuse.

Relancer « Préparer la liste » en cours de campagne n'efface rien. Les constats déjà pris sont conservés, seuls les biens enregistrés entre-temps s'ajoutent.

Un bien « Absent » n'est pas sorti du parc. Le module constate l'absence, il n'en conclut rien : un bien introuvable un jour donné peut être en réparation. Décider à votre place effacerait une valeur du bilan sur la foi d'un tour de couloir.

6. Sortir un bien du parc

Depuis la fiche, Sortir du parc ; ou depuis la liste, sélectionnez plusieurs biens et prenez l'action du même nom dans le menu Action.

L'assistant demande ensemble la date, le motif (cession, rebut, perte, vol, don) et le produit de sortie. Saisis un par un sur la fiche, il manque toujours l'un des trois.

Le socle enregistre la sortie ; il ne calcule ni plus ni moins-value, faute de connaître l'amortissement, et l'assistant vous le dit avant que vous ne validiez.

Une sortie est définitive : on ne remet pas en brouillon un bien sorti. Si le bien revient, créez une nouvelle fiche.

7. Le journal de suivi

Immobilisations › Registre › Journal de suivi, ou l'onglet du même nom sur chaque fiche.

Il se remplit tout seul et ne se saisit pas à la main. Une règle d'enregistrement refuse la modification et la suppression à tout le monde, responsable du parc compris : un journal qu'on peut corriger après coup ne prouve rien à un contrôleur.

8. Qui a le droit de quoi

Paramètres › Utilisateurs, groupe Immobilisations.

Un utilisateur sans l'un de ces deux groupes ne lit rien du registre.

En multi-société, chaque société ne voit que son parc, ses catégories, ses emplacements, son journal et ses campagnes. Cette frontière s'applique aussi au responsable : ce n'est pas un droit qui se délègue.

9. Aller plus loin

Le module Immobilisations — amortissement, échéanciers et écritures comptables ajoute, sur les mêmes écrans :

• le plan d'amortissement, linéaire ou dégressif, mensuel, trimestriel ou annuel, aligné sur l'exercice fiscal de votre société ;
• les dotations écrites et validées dans le journal de votre choix ;
• l'écriture de sortie d'actif à la cession ;
• un barème de coefficients dégressifs paramétrable, dont chaque ligne porte son fondement.

L'amortissement cumulé et la valeur nette comptable de vos fiches actuelles deviennent alors des chiffres réels — sans rien changer à ce que vous avez saisi.