Gestion locative — baux, quittances de loyer, révision d'indice et charges (Odoo Community)

Guide utilisateur — Gestion de biens en location (DYONYSOS)

Ce guide s'adresse au propriétaire bailleur qui gère lui-même ses quelques lots, sans foncière ni cabinet de gestion.

1. Créer un lot

Menu Location → Lots → Nouveau. Renseignez sa référence, le propriétaire, l'adresse et le type de lot (habitation vide, meublée, local commercial, parking...). Le lot conserve l'historique complet de tous ses baux successifs — vous n'avez rien à archiver manuellement.

2. Créer et activer un bail

Menu Location → Baux → Nouveau. Sélectionnez le locataire (une fiche contact est créée à la volée si besoin) et le lot, puis renseignez le loyer hors charges, les provisions pour charges, le dépôt de garantie et le jour d'échéance du loyer.

Un lot ne peut avoir qu'un seul bail actif à la fois : si vous essayez de créer un bail dont les dates chevauchent un bail déjà actif ou brouillon sur le même lot, le module refuse l'enregistrement. Archivez d'abord l'ancien bail (bouton Archiver le bail) avant d'en créer un nouveau sur le même lot.

Dans l'onglet Colocataires / garants, ajoutez si besoin une caution solidaire ou un colocataire, avec son rôle.

Cliquez sur Activer le bail une fois prêt.

3. Réviser le loyer par indice

Menu Location → Révisions d'indice → Nouveau, ou depuis le bouton statistique « Révisions » du bail. Renseignez la date d'effet, l'ancien et le nouvel indice (IRL en général). Le module ne récupère jamais l'indice automatiquement : vérifiez la valeur en vigueur auprès de l'INSEE avant de la saisir.

Le nouveau loyer est calculé automatiquement (ancien loyer × nouvel indice / ancien indice). Cliquez sur Appliquer pour le répercuter sur le bail à partir de la date d'effet — les quittances déjà émises avant cette date ne sont jamais recalculées rétroactivement.

4. Générer et envoyer une quittance

Depuis le bail, bouton Générer la prochaine quittance (le mois suivant la dernière quittance émise est proposé automatiquement), ou menu Location → Quittances → Nouveau.

Le loyer et les charges provisionnelles affichés sont recopiés depuis le bail au moment de la création : une révision appliquée ensuite ne modifie jamais une quittance déjà créée.

Cliquez sur Émettre : une facture client est générée et comptabilisée, les mentions obligatoires (paramétrables dans la configuration) sont figées sur la quittance, et un courriel est envoyé au locataire s'il a une adresse renseignée.

5. Suivre les paiements et les impayés

Un contrôle quotidien automatique :

• marque Payée une quittance dont la facture liée est réglée ;
• marque Impayée une quittance émise dont l'échéance est dépassée sans paiement, et envoie une relance par courriel, jusqu'au nombre maximal configuré (Paramètres → Location).

Vous pouvez aussi marquer une quittance payée manuellement, ou envoyer une relance immédiate, sans attendre le contrôle automatique.

6. Faire un état des lieux

Menu Location → États des lieux → Nouveau. Choisissez le type (entrée ou sortie), la date, relevez les compteurs (eau froide, eau chaude, électricité, gaz) et décrivez l'état général. Un état des lieux de sortie ne peut jamais être antérieur à l'entrée du même bail — le module vous en empêche.

Une fois signé des deux parties, cliquez sur Valider, puis Imprimer le PDF.

7. Déclarer les charges récupérables et régulariser

Menu Location → Configuration → Charges récupérables → Nouveau : un poste par nature (eau, entretien, chauffage collectif...) et par exercice, sur le lot concerné.

Cochez « Récupérable » vous-même, après avoir vérifié que ce poste entre bien dans la liste des charges récupérables en vigueur (décret n°87-713 du 26 août 1987, édition à vérifier) : le module ne décide jamais à votre place.

Menu Location → Régularisation de charges → Nouveau : choisissez le bail et l'exercice, puis Calculer. Le module compare les provisions collectées via les quittances de l'année aux charges récupérables du lot, réparties au prorata des jours d'occupation du bail (utile si le lot a changé de locataire en cours d'année). Le solde positif est un trop-perçu à rembourser au locataire ; négatif, un complément lui est dû. Le bouton Émettre le document comptable génère alors, selon le cas, une facture de complément ou un avoir.

Ce qu'il faut savoir

• La périodicité et l'indice de révision sont entièrement paramétrables, bail par bail : ce module ne code aucune valeur d'indice ni aucun encadrement local des loyers.
• Le paramètre de conservation des dossiers (RGPD, menu Paramètres → Catalogue métiers) s'applique aussi aux baux : archivez un bail en fin de location pour que sa date de purge légale soit calculée.
• Les mentions obligatoires de la quittance sont un texte de départ (Paramètres → Location) à faire valider par un professionnel avant votre première émission.

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