Location de matériel événementiel — tarification, facturation, tableau de bord (Odoo Community)

Guide utilisateur — Location de matériel événementiel, édition complète (DYONYSOS)

Ce guide complète celui de l'édition gratuite dyo_location_materiel_lite : parc, réservations, disponibilité, cautions tracées, états des lieux et livraisons. Ne sont décrites ici que les fonctions ajoutées par cette édition payante.

1. Paramétrer la tarification

Menu Réglages → Location de matériel :

• Taux de caution par défaut (%) : utilisé pour suggérer un montant de caution quand aucun article de la réservation ne porte de caution fixe par unité.
• Franchise sur dommages : montant déduit des dommages constatés avant de facturer le complément au client — une décision commerciale, pas une règle légale.
• Alerte retour en retard (heures) et alerte caution non restituée (jours) : les délais des deux relances automatiques, à ajuster à vos propres conditions.

Puis menu Location de matériel → Configuration → Parc de matériel : complétez chaque article avec son tarif journalier, sa caution par défaut et son article de facturation (product.product) — créez-le à la volée depuis le champ, ou choisissez-en un existant.

2. Le montant de la réservation

Sur une réservation, le tarif journalier de chaque article réservé se reprend automatiquement (modifiable au cas par cas) et le montant de la location ainsi que la caution suggérée s'affichent en bas de l'onglet Articles réservés.

3. Traiter la caution avec retenue chiffrée

Dans l'onglet Caution de la réservation, ouvrez la ligne de caution et utilisez l'action de restitution pour la clôturer : totalement, ou avec un montant retenu et son motif — la caution passe alors en Retenue partielle ou Retenue totale, au lieu de la seule restitution intégrale de l'édition gratuite.

4. Facturer

• Facturer la location crée la facture client (account.move) en brouillon, une ligne par article avec son propre libellé — la validation comptable reste un geste humain.
• Si des dommages ont été constatés (onglet États des lieux, hérité de l'édition gratuite), Facturer les dommages apparaît : le montant facturé est net de la franchise paramétrée, et ne refacture jamais un montant déjà facturé sur un appel précédent.

Le bouton Facture dans l'en-tête de la réservation ouvre directement la pièce une fois créée.

5. Planning et tableau de bord

Le Tableau de bord (réservé aux gérants) affiche en direct : le taux d'immobilisation du parc (part actuellement sortie), le taux de rotation du mois, le chiffre d'affaires du mois hors taxes, les cautions encore bloquées et le nombre de réservations en retard de retour.

6. Relances automatiques

Deux tâches planifiées tournent en arrière-plan et créent une activité Odoo pour le gérant, sans jamais en créer une seconde tant que la précédente reste ouverte :

• une réservation en cours dont la fin de période dépasse le délai paramétré sans retour enregistré ;
• une réservation retournée dont la caution reste bloquée au-delà du délai paramétré après le constat de retour.

7. Espace client (portail)

Un client disposant d'un accès portail Odoo trouve une entrée Mes locations sur sa page d'accueil, listant ses réservations (période, état, montant) et le statut de ses cautions, en lecture seule.

Questions fréquentes

Le groupe Gérant peut-il facturer directement, sans passer par un compte administrateur ? Oui : le groupe implique le droit de créer des factures clients (account.group_account_invoice), ajouté par cette édition — un gérant réel peut facturer de bout en bout.

Que se passe-t-il aux données déjà saisies dans l'édition gratuite quand j'installe cette extension ? Rien ne bouge : les articles, réservations, cautions et états des lieux existants restent les mêmes enregistrements, complétés par les nouveaux champs (tarif, caution par défaut, article de facturation).

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