Location de matériel événementiel — disponibilité, caution, état des lieux (gratuit)

Guide utilisateur — Location de matériel événementiel, édition gratuite (DYONYSOS)

Ce guide s'adresse au gérant d'une structure de location de matériel événementiel et à ses agents. Certaines fonctions décrites ci-dessous n'apparaissent qu'après installation de l'édition complète payante dyo_location_materiel — elles sont signalées comme telles.

1. Avant de commencer — le parc

Menu Location de matériel → Configuration → Parc de matériel : créez chaque article (tente, table, enceinte...) avec sa quantité totale et son état (disponible, en maintenance, hors service).

Avec l'édition payante installée, chaque article porte en plus un tarif journalier, une caution par défaut et un lien vers un article de facturation Odoo.

2. Créer une réservation

Menu Location de matériel → Réservations → Nouveau. Choisissez le client et la période (début et fin), puis ajoutez les articles réservés avec leur quantité dans l'onglet dédié.

3. Confirmer — la disponibilité est vérifiée ici

Cliquez sur Confirmer. Si la quantité demandée d'un article dépasse ce qui reste disponible sur la période (compte tenu des autres réservations déjà confirmées ou en cours qui chevauchent cette période), l'enregistrement est refusé avec un message donnant la quantité déjà réservée et le total du parc. Une réservation en brouillon ne bloque jamais rien : le contrôle strict n'intervient qu'à la confirmation — vous pouvez donc préparer plusieurs devis concurrents sur les mêmes dates sans blocage prématuré.

Renseignez ensuite la caution dans son onglet (montant) : elle démarre à l'état Bloquée.

4. Livraison, retour et états des lieux

Depuis la réservation confirmée, l'onglet Livraisons / reprises permet de planifier un créneau de livraison puis de reprise (adresse, date prévue). Une fois le matériel parti, cliquez sur Marquer livrée : la réservation passe En cours.

À la sortie comme au retour, ajoutez un état des lieux dans l'onglet dédié (description libre de l'état constaté). Au retour, si des dommages sont constatés, cochez la case et indiquez leur montant : il alimente automatiquement le montant de dommages de la réservation (visible dans l'onglet, avant tout calcul de facturation). Cliquez ensuite sur Marquer retournée.

5. Traiter la caution

Dans l'onglet Caution de la réservation, ouvrez la ligne de caution et utilisez l'action de restitution : elle passe intégralement à l'état Restituée. L'édition gratuite ne calcule aucune retenue chiffrée — c'est un suivi de montant tracé.

Avec l'édition payante installée, la restitution peut retenir un montant chiffré (avec son motif), et la réservation propose en plus la facturation de la location et des dommages constatés, nette d'une franchise paramétrable.

6. Planning

Le menu Réservations bascule en vue calendrier pour visualiser l'occupation du parc dans le temps, colorée par état.

Le tableau de bord, les éditions PDF (contrat, bon de sortie/retour), les deux relances automatiques et l'espace client portail appartiennent à l'édition payante.

Questions fréquentes

Puis-je préparer deux devis concurrents sur les mêmes dates ? Oui, tant qu'ils restent en brouillon : le contrôle de disponibilité n'intervient qu'à la confirmation.

Le module gère-t-il le paiement de la caution ? Non : la caution est un montant suivi et son statut tracé, mais son encaissement (carte, chèque, espèces) se fait par un moyen externe au module.

Que se passe-t-il si je change les dates d'une réservation déjà confirmée ? La disponibilité est revérifiée immédiatement contre les autres réservations qui occupent le parc : un changement qui créerait un conflit est refusé.

Comment passer à l'édition complète ? Installez dyo_location_materiel : il s'installe par-dessus cette édition gratuite, sans rien redemander ni ressaisir — le parc, les réservations, les cautions et les états des lieux déjà saisis restent intacts et se complètent des fonctions payantes.

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