Marchés publics — rapatriement du DCE et des avis (BOAMP, TED eForms)

Rapatriement des documents — guide de l'utilisateur

Ce module fait arriver dans Odoo toutes les pièces d'un marché : l'avis publié, l'avis structuré, le dossier de consultation (DCE) et tout ce que vous y ajoutez ensuite (rectificatifs, questions-réponses). Chaque pièce est classée (RC, CCTP, CCAP…) et son texte est lu, pour que l'analyse — et vous — travailliez sur le contenu réel du dossier.

1. Où le trouver

• Sur un avis : onglet Documents (juste avant « Critères d'attribution »), bouton Documents en haut à droite (nombre de pièces), bouton Rapatrier les documents dans l'en-tête.
• Toutes les pièces : menu Marchés publics → Documents (recherche dans le texte, filtres « Sans texte (scanné ?) », « En erreur », « Type à confirmer », « Pièces maîtresses »).
• Plateformes d'achat : Marchés publics → Configuration → Plateformes d'achat.
• Réglages : Paramètres → Marchés publics → Documents des avis.
• Liste des avis : colonne optionnelle « DCE », filtres DCE complet, DCE partiel, DCE à retirer, Sans document, regroupement par plateforme ; badge DCE sur les cartes du kanban ; action de masse Action → Rapatrier les documents.

2. Ce que fait « Rapatrier les documents »

Puis, pour chaque fichier :

1. il est rattaché à l'avis (pièce jointe) — une seule fois : le même fichier reçu par TED, par courriel et dans le ZIP n'existe qu'en un exemplaire (empreinte SHA-256) ;
2. une archive ZIP est développée (jusqu'à 3 niveaux, 500 fichiers et 200 Mo décompressés ; les chemins dangereux et les fichiers parasites __MACOSX, Thumbs.db sont écartés) ;
3. son type est deviné d'après le nom, puis le titre en tête du texte ; il est marqué « deviné » tant que vous ne l'avez pas confirmé ;
4. son texte est extrait : PDF (pages séparées par un saut de page), Word (titres isolés), Excel (feuille par feuille, colonnes séparées par « | »), OpenDocument, HTML, texte, XML, JSON, RTF.

Relancer le bouton ne télécharge rien de nouveau si tout est déjà là. Après le rapatriement, l'étape suivante (l'analyse, module IA) est lancée automatiquement si elle est installée.

Ce qui est écrit sur l'avis

• Avis structuré (JSON normalisé) : acheteur (nom, courriel, téléphone, ville, site, profil acheteur), objet, nature, procédure, CPV, montant publié, durée en mois, lots (numéro, intitulé, montant, CPV), critères pondérés, lien du DCE, date limite, date limite des questions, langues, base légale, marché de défense (directive 2009/81). S'y ajoutent : le type et l'activité de l'acheteur (« Autorité locale », « Organisme de droit public »…), le maximum d'accord-cadre, la grille de critères de chaque lot, et les critères de sélection (chiffre d'affaires minimum, nombre de références, effectif, assurance, inscription à un registre…) avec le seuil chiffré quand l'avis l'écrit (« au minimum 2.000.000 EUR par an » → 2 000 000 €/an). Un seuil n'est jamais deviné.
• Montant publié : seulement s'il est publié. Un montant absent reste vide — l'écran affiche « Montant non publié » ; ce n'est jamais zéro (un « 0,00 EUR » publié veut dire « non publié »). Quand l'avis ne donne pas de total mais valorise tous ses lots, le montant affiché est leur somme, et « Niveau du montant publié » dit « Somme des lots publiés » (calculée, pas lue). Jamais le montant du seul lot 1.
• Maximum écrit seulement dans la description : quand l'avis ne publie aucun maximum dans un champ (ni au niveau procédure, ni sous un lot), la description de la procédure puis celle de chaque lot sont lues à la recherche de « montant maximum / maximal … X € » (642930 : « avec un montant maximum de 3 000 000,00 euros HT »). Le maximum est alors noté dans l'avis structuré (notice_json.montant.max) avec "max_source": "description" et l'extrait ; « sans montant maximum », un maximum « par jour » (pénalité) ou deux maximums différents ne donnent rien. L'analyse le reprend avec une confiance réduite.
• Objet, procédure : l'objet (la description publiée, pas le titre TED « France – Services… ») et la procédure en français (« Procédure ouverte », « Procédure négociée avec mise en concurrence préalable »…) sont écrits seulement s'ils sont vides.
• Langue de l'offre : si elle est « non précisée » ou seulement déduite de la région, la langue lue dans l'avis la remplace (français, néerlandais, allemand ; plusieurs langues acceptées → « au choix »). Une langue saisie à la main n'est jamais touchée. Un avis en anglais seul remet « non précisé » et le signale dans le fil : c'est à vous de décider.
• Critères d'attribution : les pondérations publiées dans l'avis (si elles totalisent 100 % et valent pour tous les lots) sont ajoutées avec l'origine « Donnée d'API ». Si chaque lot a sa grille, aucune n'est posée sur l'avis (elles restent lisibles, lot par lot, dans l'avis structuré). Une grille en points est gardée en points (et convertie en % dans l'avis structuré), pas posée comme critères. Vos lignes saisies à la main et celles extraites du DCE ne sont jamais touchées.
• Lien du DCE : rempli depuis l'avis structuré seulement s'il était vide.
• Documents « formulaire d'avis » : l'avis structuré (XML/JSON) n'est pas lu comme un texte par l'analyse (case « À analyser » décochée) ; le PDF de l'avis TED/BOAMP reste lu mais porte la case « Formulaire d'avis officiel » : l'analyse n'en tire ni montant ni nature.

3. Le DCE est sur une plateforme avec compte

C'est le cas le plus fréquent (PLACE, AWS marches-publics.info, achatpublic, marches-securises, e-marchespublics, Maximilien, Mégalis, Atexo, Alsace Marchés Publics, Territoires numériques BFC, Démat-AMPA, Klekoon, Synapse, e-Procurement belge, TED eTendering…).

Le moteur ne se connecte jamais à votre place et ne stocke aucun identifiant. Il ne contourne ni un refus (401, 403, 407), ni une page de connexion, ni un captcha, ni robots.txt. À la place :

• le statut DCE passe à « DCE à retirer (compte requis) » et un bandeau orange apparaît dans l'onglet Documents, avec le bouton Ouvrir la plateforme et les instructions de retrait de la plateforme ;
• une seule activité « DCE à retirer sur » est programmée (au veilleur défini dans les paramètres, sinon à vous). Elle n'est jamais reprogrammée, même clôturée.

Ce que vous faites : ouvrez la plateforme avec le compte de votre société, téléchargez le DCE (ZIP), puis déposez-le (§ 4). Le statut passe alors à « DCE complet » dès que le RC ou le CCTP est présent.

Les instructions de chaque plateforme sont modifiables (Configuration → Plateformes d'achat). Une plateforme inconnue s'ajoute là aussi : un nom, un motif (expression régulière sur l'adresse, par exemple achats-occitanie\.fr), « Compte requis », des instructions. Le bouton Tester le motif vérifie qu'il reconnaît au moins l'adresse du site.

4. Déposer des fichiers

Onglet Documents → Déposer des fichiers : choisissez un ou plusieurs fichiers, ou le ZIP complet. Laissez « Type » vide pour que chaque pièce soit classée automatiquement ; renseignez-le pour l'imposer à tous les fichiers déposés (le contenu d'un ZIP reste classé automatiquement).

Le champ historique « Dossier de consultation » (onglet du même nom, module d'analyse du DCE) fonctionne toujours : un fichier déposé là rejoint aussi les documents.

5. Recevoir les DCE par courriel

Les plateformes envoient souvent les pièces (DCE, rectificatifs, questions-réponses) par courriel. Pour les faire arriver seules sur l'avis :

1. Paramètres → Technique → Alias de messagerie (mode développeur), ou Paramètres → Discussion pour le domaine d'alias : créez un alias, par exemple dce@votre-domaine, modèle « Avis de marché public », « Accepter les courriels de : tout le monde » ou « partenaires connus ».
2. Transférez-y le courriel de la plateforme (ou faites-y suivre automatiquement l'adresse de retrait de votre société).

Ce qui se passe :

• si l'objet ou le corps cite une référence BOAMP (26-87924) ou TED (613278-2026) d'un avis connu, les pièces jointes y sont ajoutées (origine « Courriel reçu ») ;
• sinon un avis manuel est créé, intitulé comme l'objet du courriel, de référence COURRIEL-… ; un lien de plateforme trouvé dans le corps devient son lien du DCE ;
• une réponse dans le même fil ajoute ses pièces au même avis ;
• les petits logos de signature sont ignorés ; le même courriel reçu deux fois n'ajoute rien.

6. Lire un document

Cliquez sur une ligne de l'onglet Documents (ou ouvrez-la depuis le menu Documents) : état, type (bouton Type confirmé), format reconnu, pages, langue détectée, texte extrait (onglet), fichiers contenus pour une archive. Boutons : Ouvrir, Télécharger, Relire le fichier (après activation de l'OCR par exemple ; un type confirmé n'est pas remplacé), Retenter le téléchargement (document connu par son adresse mais pas encore récupéré).

États possibles : Texte extrait (prêt pour l'analyse) ; Lu, sans texte (scan, plan, image) ; Erreur (le message dit pourquoi : « format non lu : document Office ancien (.doc)… » par exemple) ; Accès restreint ; Trop volumineux.

Corriger le type d'une pièce le confirme. Décocher « À analyser » l'écarte de l'analyse (les plans, images et archives le sont d'office).

7. Tâche planifiée

Paramètres → Technique → Tâches planifiées → « Marchés publics : rapatriement des documents » — livrée inactive, parce qu'elle sort de la base. Une fois activée (toutes les heures, 20 avis par passage), elle traite les avis dont l'échéance n'est pas passée, du plus proche au plus lointain : d'abord ceux jamais traités, puis ceux « Partiel » ou « Erreur » dont le dernier essai date de plus de 12 heures. Chaque avis est traité à part : une erreur est notée sur l'avis (chatter, champ « Incidents ») et n'arrête pas le lot.

Indépendamment, le réglage « Rapatrier les documents après la veille » (activé par défaut) rapatrie les avis nouveaux juste après chaque veille (30 au plus par passage).

8. Réglages (Paramètres → Marchés publics → Documents des avis)

9. Limites connues

• Formats non lus : anciens .doc, .xls, .ppt binaires, archives RAR et 7-Zip — le document le dit (« format non lu : … ») ; enregistrez-le en .docx / .xlsx ou décompressez l'archive et déposez son contenu.
• PDF scannés : sans OCR installé, ils restent « Lu, sans texte ».
• Cadence polie : deux requêtes vers un même site sont espacées d'au moins 4 s pour ted.europa.eu (mesuré le 30/09/2026 : TED répond « 429 Too Many Requests » dès ~3 requêtes par seconde, tout passe à 4 s) et 1 s ailleurs. Un « 429 » ou « 503 » est retenté au plus 3 fois en respectant l'en-tête Retry-After ; si le site demande plus d'une minute, ou après 3 essais, le document reste « À télécharger » (ce n'est ni une erreur définitive ni un compte requis) et la tâche planifiée le reprendra plus tard. Réglable dans Paramètres → Technique → Paramètres système : marches_publics_documents.espacements (« ted.europa.eu=4, www.boamp.fr=2 »), marches_publics_documents.espacement_defaut (secondes), marches_publics_documents.essais.
• TED depuis un centre de données : ted.europa.eu peut répondre « 202 » avec une réponse vide (défi anti-robot) ; le moteur ne cherche pas à le passer : le document reste « À télécharger », l'avis « Partiel » ou « Erreur », et il sera retenté. Vérifiez depuis le serveur de production que les adresses TED répondent avant d'activer la tâche planifiée.
• PDF BOAMP : son adresse n'est pas publiée par l'API ; le réglage est vide tant que vous ne l'avez pas vérifiée sur un avis réel.
• Le classement se trompe parfois sur un nom de fichier muet : le type reste « deviné » jusqu'à votre confirmation.
• Le moteur ne remplit aucun formulaire de retrait, même anonyme (PLACE).