Marchés publics — réponse aux appels d'offres : mémoire technique, offre, gré à gré

Guide utilisateur — Réponses, modèles et propositions de gré à gré

Ce module rédige les réponses aux marchés : l'offre technique et financière d'un marché ouvert, la proposition de gré à gré d'un marché clôturé, infructueux ou sans suite, et la demande de réouverture. Il s'appuie sur une bibliothèque de modèles que vous enrichissez, y compris avec des réponses d'autres sociétés.

Règle d'or : rien ne part sans vous, sauf si une règle de workflow le demande explicitement (mode « automatique », réservé au gré à gré et à la réouverture), et même alors jamais avec une ligne sans prix ou un prix indicatif, sans destinataire, dans une langue non couverte, en doublon ou au-delà du plafond journalier.

1. Où cliquer

2. La bibliothèque de modèles

Livrés avec le module (vos corrections ne sont jamais écrasées par une mise à jour) :

• Mémoire technique — trame type : 14 sections dans l'ordre du mémoire (présentation, compréhension du besoin, réponse point par point, méthodologie, gouvernance, moyens humains, moyens techniques, planning, qualité, sécurité et RGPD, réversibilité, maintenance et niveaux de service, RSE, références). Les passages à remplir pour chaque dossier (références, CV, délais chiffrés des niveaux de service) sont entre crochets [À compléter : …] : le module n'invente aucun chiffre.
• Lettre de candidature (corps du courriel d'envoi d'une offre), Offre financière — présentation, Proposition de gré à gré, Demande de réouverture / d'information, Courriel aux partenaires.

Plusieurs sociétés dans la même base : un modèle sans société (champ « Société », visible en multi-société) est partagé — c'est le cas des modèles livrés. Une réponse importée et un cadre tiré du DCE d'un avis appartiennent à la société qui les a obtenus : les autres sociétés ne les voient pas. Réponses et lignes de prix suivent la société de leur avis.

Variables

Dans un modèle, écrivez par exemple {{ avis.name }}, {{ avis.acheteur_nom }}, {{ avis.objet }}, {{ avis.date_limite }} (rendue « 20 octobre 2026 »), {{ avis.montant_estime }} (rendu « 45 000,00 € »), {{ acheteur.nom }}, {{ societe.name }}, {{ societe.email }}, {{ societe.phone }}, {{ reponse.total_ht }}, {{ utilisateur.name }}, {{ aujourdhui }}.

• Seuls des champs sont lus, sur ces seuls objets. Une variable inconnue devient du vide.
• Aucune expression n'est évaluée : {{ 7*7 }} ou {{ avis.unlink() }} sont simplement effacés.
• Un montant inconnu (non publié) est rendu vide, jamais « 0 € » : relisez les phrases qui en dépendent.
• L'onglet Contenu d'un modèle affiche les variables qu'il utilise.

Trame par défaut

La trame qui structure chaque mémoire se choisit dans les paramètres (« Trame de mémoire technique »). Pour chaque section de la trame, le moteur choisit la section interne la plus pertinente de même thème dans toute la bibliothèque (modèles de type « Mémoire technique » ou « Section réutilisable »). Pour avoir un texte spécifique « TMA Odoo », créez un modèle Section réutilisable avec une section de thème « Maintenance et support » bien rédigée : elle sera préférée à la section générique dès que l'avis parle de maintenance.

3. Importer des réponses (les vôtres et celles des autres)

Menu Importer des réponses : déposez un ou plusieurs fichiers PDF, DOCX, ODT, TXT, HTML ou une archive ZIP. Chaque fichier devient un modèle découpé en sections.

• Découpage : sur les titres numérotés (« 1. », « 2.3 », « III. », « B) », « Article 4 »), les lignes courtes en MAJUSCULES et les lignes courtes sans point final suivies d'un paragraphe. Quand le document a au moins trois titres de premier niveau, les sous-titres restent dans leur section. Si un fournisseur d'IA est configuré, cochez Affiner le découpage par l'IA (consigne segmentation_modele).
• Thème : déduit des mots du titre et du contenu (présentation, méthodologie, maintenance, RSE, prix…). Corrigez-le dans la liste des sections si besoin.
• Anonymisation (cochée par défaut) : nom de la société source et ses variantes (forme juridique, sigle), SIREN, SIRET, TVA, courriels, sites, téléphones, IBAN, noms précédés de M./Mme/Monsieur/Madame sont remplacés par [SOCIÉTÉ], [SIREN], [COURRIEL], [NOM]… Le rapport d'import indique le nombre de remplacements.
• Rapport : nombre de sections et thèmes par fichier ; un fichier illisible (PDF scanné) est signalé sans bloquer les autres.

Réponses d'autres sociétés : ce qui est permis

N'importez que des réponses obtenues légalement : communication après attribution au titre du droit d'accès aux documents administratifs (en France, saisine de l'acheteur puis de la CADA en cas de refus), réponses transmises par un partenaire ou cotraitant, vos archives. L'acheteur occulte normalement ce qui relève du secret des affaires (prix détaillés, savoir-faire, moyens propres), et vous ne devez pas en réutiliser les éléments protégés. L'assistant exige de cocher Réponse obtenue légalement.

Dans un mémoire généré, une section importée n'est jamais recopiée tant qu'une section interne du même thème existe (ce qui est le cas pour les 14 thèmes de la trame livrée). Les sections importées les plus proches de l'avis sont listées dans l'onglet Modèles utilisés → Sections importées à consulter : lisez-les pour vous inspirer de leur structure, réécrivez avec vos mots.

4. Générer une offre

Onglet Réponses de l'avis → Générer une offre. Vous obtenez, en brouillon :

1. Le mémoire technique : il s'ouvre sur « Critères d'attribution et plan de la réponse » — la grille de l'acheteur (critères et pondérations lus sur l'avis, ou par lot dans l'avis structuré) et, pour chaque critère, les sections qui y répondent (le prix renvoie à l'offre financière). Avec la trame interne, le plan est réordonné sur les critères (présentation et compréhension en tête, puis les rubriques du critère le plus pondéré) et chaque section dit « Répond au(x) critère(s) : … ». Un cadre de mémoire fourni par l'acheteur n'est jamais réordonné. Sans critère publié, un « [À COMPLÉTER] » le dit. Titre et variables utilisent l'intitulé nettoyé (sans « France – Services de … – » des avis TED). Si l'IA est disponible, chaque section est adaptée à l'avis (consigne redaction_section) ; la case Adaptée par l'IA l'indique.
2. La réponse point par point : tableau des exigences métier obligatoires (fonctionnelles, techniques, sécurité, livrables, niveaux de service, maintenance, formation…), sans les lignes administratives (date limite, langue, pièces). Référence, exigence, notre réponse ou « À compléter », conformité, responsable.
3. Conditions de participation et pièces à fournir (dernière section, « de travail ») : les conditions de l'avis (chiffre d'affaires, références, effectifs… — lues sur l'avis ou dans l'avis structuré) et les pièces de candidature et d'offre relevées. À vérifier avant dépôt ; à retirer si le cadre de l'acheteur ne la prévoit pas.
4. Les lignes de prix, dans cet ordre de sources : - un BPU / DPGF / DQE au format XLSX parmi les documents de l'avis (colonnes désignation, unité, quantité, prix repérées automatiquement ; totaux et TVA ignorés ; une quantité absente devient 1, signalé) ; - sinon une ligne par lot (numérotée 1, 2… : un lot « 0 » ou « LOT-0000 » prend son rang) ; - sinon les exigences livrable / formation / maintenance qui ont une quantité ; - sinon une ligne globale « Prestation : … ».
5. Les prix : coût réel × (1 + marge). Coût réel = devis des partenaires engagés (fiche partenaire candidat rattachée au lot ou à l'exigence) ou coût estimé saisi sur l'exigence. Sans coût réel, aucun prix n'est écrit : la ligne reste à 0, marquée « à chiffrer » (en rouge). Si l'acheteur a publié un montant et qu'il reste sous le plafond des offres du profil (5 × le montant maximum en propre par défaut), un repère est noté à côté (colonnes « Repère bas / haut » : 70 % de son estimation pour la ligne, jusqu'au « Ratio du prix indicatif » des réglages, 92 % par défaut) — ce n'est pas un prix, il n'entre dans aucun total et n'est jamais envoyé. Montant inconnu ou au-delà du plafond : aucun repère.

Saisir un coût ou un prix sur une ligne lève la marque. Une réponse qui a une ligne à chiffrer ne se valide pas et ne s'envoie pas ; le bouton Confirmer les prix indicatifs ne s'applique qu'aux anciens prix indicatifs non nuls (générations antérieures au 30/09/2026).

L'encadré Points à vérifier récapitule : marché hors de votre métier, cahier des charges non disponible (offre rédigée sur l'avis seul), critères non publiés, lignes sans prix, destinataire inconnu, langue déduite ou non couverte, date limite dépassée, sections reprises d'un import.

Génération automatique (règle de piste, processus avancé) : jamais pour un marché hors métier, jamais sans DCE (activité « Récupérer le DCE » à la place), jamais au-delà du plafond des offres, jamais dans une langue que votre société ne déclare pas écrire sans « Rédaction assurée » cochée sur l'avis (activité « Offre à rédiger en … » à la place) ; toujours en brouillon.

Langue imposée par l'avis

Le champ Langue obligatoire de l'offre de l'avis (lu à l'avis structuré : 635053 exige l'anglais) fixe la Langue de rédaction de la réponse (visible sur la fiche) :

• avec une IA configurée : chaque section adaptée reçoit la consigne « Langue de rédaction obligatoire : anglais » (variable langue de la consigne redaction_section) ; les pièces sans modèle dans cette langue (lettre de candidature, offre financière, titres et tableaux générés) sont signalées dans les points à vérifier, à relire et traduire ;
• sans IA : le moteur prend la trame, la lettre et l'offre financière de cette langue si elles existent (champ Langue du modèle : en, nl, de…) ; sinon il prépare la réponse pour travail à partir des modèles existants, affiche l'alerte rouge « Offre à rédiger en anglais : aucune trame dans cette langue » et refuse l'envoi (bouton Envoyer et mode automatique) tant qu'elle est là. Ajoutez un modèle dans la langue (ou configurez une IA), puis Régénérer.

Les modèles livrés sont en français (fr) : une offre en français n'est jamais bloquée par ce contrôle.

5. Proposition de gré à gré et demande de réouverture

• Proposition de gré à gré : courrier respectueux à l'acheteur (consultation relevée, clôturée ou déclarée infructueuse / sans suite, offre jointe, disponibilité pour un échange) et offre financière synthétique. Le module compare la valeur du besoin (montant estimé, sinon notre total HT) au seuil de dispense configuré (profil société, module workflow : 40 000 € HT services, 100 000 € HT travaux par défaut — à vérifier). Au-delà, il ne génère pas de gré à gré : il le dit dans le fil de l'avis et propose une demande de réouverture à la place.
• Demande de réouverture / d'information : manifestation d'intérêt, question sur une nouvelle consultation ou une procédure négociée, offre de présentation. Courrier seul, sans prix.

Les courriers n'affirment rien de définitif en droit : c'est à l'acheteur d'apprécier la procédure applicable. Belgique : les seuils diffèrent (marché de faible montant, procédure négociée sans publication préalable) ; adaptez les seuils du profil si vous visez surtout des acheteurs belges.

6. Valider et envoyer

États : Brouillon → À valider → Validée → Envoyée → Acceptée / Refusée (ou Annulée).

• Soumettre : brouillon → à valider (activité « Réponse à valider »).
• Valider : réservé au groupe Responsable ; refusé tant qu'une ligne est « à chiffrer » ou qu'un prix indicatif subsiste.
• Envoyer : uniquement une réponse validée. Contrôles : destinataire et courriel valide, langue de l'offre couverte, modèle dans la langue imposée (sans IA), anti-doublon (même avis, même type, même adresse déjà envoyée → refus), plafond journalier (Envois automatiques maximum par jour, 20 par défaut, compté sur toutes les réponses envoyées du jour).
• L'envoi met un courriel en file (menu Technique → Courriels) avec la réponse en PDF (ou en HTML si le moteur PDF manque) et les pièces choisies ; il est tracé dans le fil de la réponse et de l'avis.
• Une réponse envoyée est figée : ni son mémoire, ni ses lignes, ni son destinataire ne changent. Notez l'issue avec Acceptée / Refusée.
• Imprimer produit le document : en-tête société, courrier ou mémoire, tableau de prix, totaux HT / TVA / TTC, mentions (durée de validité, immatriculation, TVA).

Destinataire : contact acheteur de l'avis s'il a un courriel, sinon le courriel lu dans l'avis structuré. À défaut, la réponse passe à valider avec l'activité « Trouver le contact de l'acheteur ».

Mode automatique (règles de workflow)

Une règle de workflow peut demander mode_envoi = automatique pour une proposition de gré à gré ou une demande de réouverture — jamais pour une offre (refusé par la règle ; une offre demandée en automatique est générée en brouillon). La réponse part alors dès sa génération si et seulement si : aucune ligne sans prix, aucun prix indicatif, destinataire connu, langue couverte, pas de doublon, plafond non atteint. Sinon elle passe à valider avec l'activité « Envoi automatique bloqué » expliquant pourquoi.

Piste W3 (non répondu) : si l'avis y arrive sans réponse, une activité « Proposition à préparer » est créée (une seule).

7. Relancer une génération

Un avis ne reçoit qu'une réponse de chaque type tant qu'elle n'est pas annulée : cliquer de nouveau ouvre l'existante. Pour repartir de zéro, Annuler la réponse puis regénérer (l'ancienne reste consultable).

8. Limites connues

• Le découpage par titres suppose un document structuré ; un PDF scanné n'a pas de texte (pas d'OCR ici).
• La lecture des cadres de prix ne couvre que le XLSX (pas le XLS ancien, ni le PDF).
• Un devis de partenaire non rattaché à un lot ou une exigence n'est affecté que s'il n'y a qu'une ligne ; sinon il est signalé pour affectation manuelle.
• Le score de pertinence est un indicateur de proximité de vocabulaire, pas un jugement de qualité.
• Seuils de dispense et TVA : valeurs par défaut à vérifier (France/Belgique, date, nature du marché).