Marchés publics — pistes de réponse aux appels d'offres, alternatives et workflow

Les trois pistes de réponse — guide d'utilisation

Ce module répond à une question simple, avis par avis : comment votre société répond-elle à ce marché ? Seul (avec au besoin quelques fournisseurs), en pilote d'un groupement de partenaires, ou — si le marché s'est fermé sans nous ou a été déclaré infructueux — en proposant une offre de gré à gré ou une demande de réouverture.

Il ne décide pas à votre place de répondre : il oriente, prépare et dit pourquoi. Rien ne part vers un acheteur sans votre validation, sauf si vous activez vous-même l'envoi automatique sur une règle.

1. Où regarder

• Marchés publics → Pistes de réponse : le tableau de bord. Kanban par piste (glisser un avis d'une colonne à l'autre = choisir sa piste à la main), graphique (nombre d'avis, montant estimé), tableau croisé piste × nature × émetteur.
• Sur la fiche d'un avis : sous le titre, un badge montre la piste, le statut de réponse (ouvert, clos sans réponse, infructueux, répondu) et un cadenas si la piste a été choisie à la main. L'onglet Piste dit tout : règle appliquée, pourquoi (les conditions vérifiées, avec les valeurs), couverture en propre, besoin de partenaires, et le journal de l'avis.

2. Ce qui se passe tout seul

1. Après l'analyse d'un avis (module IA), si « Orienter automatiquement après l'analyse » est coché (réglage, coché par défaut) : - répartition des exigences : chaque exigence « à définir » reçoit un responsable — votre société, partenaire ou fournisseur — d'après la table des compétences puis les mots-clés du profil. Le motif est écrit sur la ligne (« Pourquoi ce responsable »). Une exigence dont vous avez fixé le responsable n'est jamais revue ; - adéquation métier (0–100) : l'avis face au profil de votre société (voir § 2 bis) ; - couverture en propre : part des exigences métier obligatoires (non rejetées) tenues par votre société — les lignes administratives (date limite, langue, pièces, visite, conditions financières ou réglementaires) ne comptent pas ; sans exigence métier (avis seul, DCE non lu), elle est inconnue ; besoin de partenaires : aucun, partiel, total ; - règles : essayées piste par piste, dans l'ordre ; la première qui correspond décide ; - actions de la règle : étape, responsable, activité, recherche de partenaires, transmission (en brouillon), réponse (en brouillon ou à valider), opportunité CRM.
2. Chaque nuit (tâche « pistes — marchés non répondus », active) : les avis dont la date limite est passée passent en « clos sans réponse » ; ceux des 90 derniers jours (réglable) et les avis infructueux sont réorientés — typiquement vers la piste 3. 50 avis au plus par nuit ; le reste passe la nuit suivante.

Chaque action ne s'exécute qu'une fois par avis et par règle. Elle n'est rejouée que si l'avis change de piste, ou si elle avait échoué (par exemple : aucun partenaire à contacter, étape refusée par une barrière).

2 bis. Garde-fous métier (depuis l'essai réel du 30/09/2026)

Sur 18 avis réels, le moteur rangeait tout en piste 1 et préparait des offres sur des marchés hors métier (équipements de laboratoire à 171 M€, formation d'assistants maternels, relations presse). Désormais :

1. Adéquation métier (bandeau de l'avis, « Pourquoi cette adéquation ? ») : CPV principal dans vos « CPV exécutés en propre » +60 (secondaire seulement +35), compétences du profil retrouvées dans l'objet (nettoyé du « France – Services de … – » de TED) et les lots +25 / +40, dans le secteur +10 ; une exclusion du profil (mot-clé ou préfixe CPV : « premiers secours », « relations presse », « 38 »…) plafonne à 20. Sous le minimum (50, Paramètres → Marchés publics), l'avis est hors métier (filtre « Hors métier » sur la liste). Profil vide : adéquation inconnue, aucune piste ne prend l'avis — chargez un profil d'exemple.
2. Toutes les règles livrées exigent une adéquation d'au moins 50 (champ « Adéquation métier minimale » de la règle). Un marché hors métier n'entre dans aucune piste ; trois solutions sont proposées (onglet Alternatives) : surveiller l'acheteur, le signaler à un partenaire spécialiste, l'ignorer (archiver).
3. Pas d'offre sans cahier des charges : si le DCE est absent, réduit à l'avis ou à retirer sur une plateforme, la règle programme « Récupérer le DCE » (ou garde l'activité « DCE à retirer » du module documents) au lieu de générer l'offre ; dès que le DCE est déposé, « Réévaluer la piste » prépare l'offre en brouillon.
4. Plafond des offres (profil ; 0 = 5 × le montant maximum en propre, soit 450 000 € HT par défaut) : au-delà, aucune offre automatique ni repère de prix ; la piste 1 ne prend plus l'avis, la règle 2.3 propose cotraitants et groupement.

5. Jamais d'envoi automatique d'une offre (la règle le refuse ; un processus avancé aussi) ; les règles livrées génèrent en brouillon. L'envoi automatique ne reste possible que pour le gré à gré et la réouverture, si vous le choisissez.

6. Langue de l'offre : un avis qui impose une langue que votre société ne déclare pas écrire (Paramètres → Marchés publics → Langues dans lesquelles vous produisez une offre), sans la case « Rédaction assurée dans cette langue » cochée sur l'avis, ne génère aucune offre, proposition ou demande sans vous : une activité « Offre à rédiger en anglais » (ou néerlandais, allemand…) dit les deux issues — cocher « Rédaction assurée » (traducteur, cotraitant, partenaire local) puis « Réévaluer la piste », ou ajouter la langue au profil.

7. Conditions de participation (chiffre d'affaires, effectif, références, assurances, certifications exigés) : voir § 2 ter.

Le bouton « Générer une offre » de l'avis reste possible à la main (brouillon) : les alertes de la réponse disent alors « hors métier » ou « cahier des charges non disponible ».

2 ter. Conditions de participation face à votre profil

Paramètres → Marchés publics → Pistes de réponse : renseignez votre chiffre d'affaires annuel (moyenne des trois derniers exercices, HT), votre effectif, le nombre de références récentes (trois dernières années) que vous pouvez produire, vos assurances et certifications détenues (listes séparées par des virgules : « responsabilité civile professionnelle, décennale », « ISO 9001, Qualiopi »). Chaque réglage a sa bulle d'aide. 0 ou vide = non renseigné.

Sur l'avis, onglet Piste : « Conditions de participation remplies » vaut Oui, Non ou Inconnu, et le détail liste chaque condition publiée avec l'exigence et votre valeur (✓ remplie, ✗ non remplie, ? inconnue — profil non renseigné, seuil non chiffré). Exemple (avis 663263) : « ✗ Chiffre d'affaires annuel exigé ≥ 2 000 000 € : le vôtre 1 200 000 € ». Une condition propre à un lot n'élimine pas l'avis (vous pouvez ne répondre qu'à l'autre lot). Quand c'est « Non » seul, la ligne « Conditions remplies en groupement » additionne votre chiffre d'affaires et votre effectif à ceux des partenaires candidats engagés ou intéressés ; leurs références et certifications ne sont pas connues du moteur (« inconnu »), et chaque membre produit sa propre assurance.

Règles : condition « Conditions de participation » (onglet Conditions) — Indifférent, Remplies ou inconnues (écarte seulement les « non »), Remplies, Non remplies seul, Remplies seulement en groupement (non seul, et groupement oui ou pas encore connu). Les règles livrées 1.1, 1.2 et 1.3 exigent « Remplies ou inconnues » ; la règle 2.0 prend les avis qui ne passent qu'en groupement (partenaires, « Monter le groupement », aucune offre) ; l'alternative « Conditions de participation non remplies seul : groupement / sous-traitance » est proposée dès que c'est « Non ».

Limites : seules les conditions publiées dans l'avis structuré (critères de sélection eForms) ou repérées dans le DCE avec un seuil chiffré sont comparées ; le montant minimum par référence et la façon dont l'acheteur apprécie un groupement (globalement ou par membre) restent à vérifier au règlement de la consultation.

3. Ce que vous faites à la main (boutons de l'avis)

Sur la liste des avis : Action → Réévaluer les pistes pour une sélection.

4. Régler les pistes

Marchés publics → Configuration → Pistes et règles. Ouvrez une piste : ses règles sont listées (glisser pour changer l'ordre). Ouvrez une règle :

• onglet Conditions — une règle correspond quand toutes ses conditions renseignées sont vraies ; une condition vide n'est pas vérifiée : statut de réponse, jours restants, score, montant (avec « montant non publié accepté » et, dans ce cas, la taille comme indice), plafond des offres du profil (au plus / au-delà), adéquation métier minimale (50 par défaut) ou maximale, « seulement hors métier » (alternatives), seuil de dispense de gré à gré, couverture en propre min/max, besoin de partenaires, natures, émetteurs, CPV, et un filtre avancé (domaine Odoo, éditeur visuel). « Seuils du profil » : les seuils sont lus dans les paramètres plutôt que sur la règle ;
• onglet Actions — étape (jamais en arrière ; une barrière du pipeline n'est jamais forcée : une activité explique le blocage), affectation, activité, partenaires, génération de réponse et mode d'envoi (brouillon, à valider, automatique), opportunité CRM ; Arrêter l'évaluation (coché : cette règle décide).

Une modification prend effet à la prochaine évaluation : cliquez sur « Réévaluer la piste » sur un avis pour la voir jouer. Si aucune règle ne correspond, l'onglet Piste de l'avis liste les trois premières règles essayées et ce qui leur a manqué — c'est l'outil de réglage.

Configuration → Compétences : la table « qui fait quoi ». Chaque ligne a un motif (mots-clés ou expression régulière), une catégorie facultative et un responsable. Elle prime sur les mots-clés du profil : « fourniture de matériel » va au fournisseur même si le texte parle de logiciel.

Paramètres → Marchés publics → Pistes de réponse : montant maximum en propre (90 000 € HT), couverture minimale (60 %), part en propre minimale (30 %), seuils de dispense (40 000 € HT services / 100 000 € HT travaux — à vérifier), plafond d'envois automatiques par jour (20), fenêtre des non répondus (90 jours), CPV exécutés en propre, mots-clés de compétence, exclusions, adéquation métier minimale (50), plafond des offres générées automatiquement (0 = 5 × le montant maximum en propre), et les capacités de votre société (chiffre d'affaires, effectif, références, assurances, certifications — § 2 ter). Modifier CPV, compétences ou exclusions recalcule aussitôt l'adéquation de tous les avis.

5. Les pistes livrées

Toutes exigent une adéquation métier d'au moins 50.

• W1 — Votre société seule ou avec fournisseurs. 1.1 petit marché (≤ montant maximum en propre, ou non publié mais MAPA / intermédiaire ; couverture inconnue acceptée) → Go/No-go, « Préparer la réponse », partenaires, offre en brouillon si le DCE est là (sinon « Récupérer le DCE »). 1.2 avec fournisseurs (besoin partiel, ≤ plafond des offres) → partenaires, transmission en brouillon, offre en brouillon. 1.3 grand marché dans vos compétences (≤ plafond des offres) → activité d'arbitrage, rien de généré.
• Les règles 1.1, 1.2 et 1.3 écartent un avis dont une condition de participation n'est pas remplie par votre société seule (inconnu accepté) — voir § 2 ter.
• W2 — 100 % partenaires, votre société mandataire. 2.0 capacités exigées atteintes seulement en groupement → partenaires, « Monter le groupement », aucune offre. 2.1 achat-revente de fournitures, 2.2 groupement (part propre ≤ 30 %) → partenaires, transmission en brouillon, « Monter le groupement », offre en brouillon. 2.3 au-delà du plafond des offres → cotraitants et groupement, aucune offre. Rappel : le titulaire ne peut pas sous-traiter la totalité du marché (CCP art. L. 2193-3, à vérifier).
• W3 — Non répondus. 3.1 sous le seuil de dispense → proposition de gré à gré en brouillon. 3.2 au-dessus (ou montant inconnu) → demande de réouverture en brouillon. L'envoi automatique existe pour ces deux-là seulement (règle → onglet Actions → Mode d'envoi), toujours plafonné par jour ; il n'est pas activé.

Mise à jour d'une base existante (version 19.0.1.2.0) : les règles livrées reçoivent ces conditions automatiquement ; les règles créées par vous ne sont pas modifiées, sauf une règle « offre en envoi automatique », passée « à valider ». Un profil d'exemple ESN chargé avant cette version garde ses CPV « 72,48,79,80 » : rechargez-le (ou saisissez « 72,48,7940,79411,79418,79419,7942,80533 » et les exclusions) pour ne plus prendre les relations presse (79416) ni la formation hors informatique (80) pour votre métier.

Mise à jour vers 19.0.1.3.0 : les règles livrées 1.1 à 1.3 passent à « Remplies ou inconnues » (la condition est nouvelle) ; la règle 2.0, l'alternative « Conditions de participation non remplies seul » et les sorties « Sinon » des processus sont créées ; les processus livrés encore à leur position d'origine passent en disposition automatique (un processus dont vous avez déplacé une étape est laissé tel quel).

Processus avancés des pistes (onglet Processus de la piste) : diagramme disposé automatiquement en couches, sans chevauchement ; chaque décision a une sortie « Sinon » (type Toujours, en dernier) — voie prudente quand aucune condition n'est vraie : chercher fournisseurs (P1), arbitrage humain (P2), demande de réouverture (P3).

Les repères juridiques cités dans les descriptions des pistes sont des repères de travail à vérifier : le texte de la consultation et le Code de la commande publique font foi.

6. Journal

Configuration → Journal des pistes : chaque orientation, action, erreur, répartition et changement de statut, avec la règle en cause. Filtre « Erreurs et actions non faites » pour voir ce qui coince.

7. Limites connues

• La couverture en propre dépend de la qualité des exigences extraites par l'analyse : sans exigence métier, elle est inconnue ; les règles 1.1 et 1.3 l'acceptent (l'adéquation métier porte alors la décision), les autres ne s'appliquent pas.
• L'adéquation métier est une mesure simple (CPV, mots-clés) : un profil trop large (« 79 », « 80 ») ou des compétences trop générales (« conseil ») la rendent permissive ; affinez CPV et exclusions, le motif de chaque avis dit ce qui a compté.
• Les conditions de participation (chiffre d'affaires, références exigées) ne sont pas encore confrontées à votre capacité : un marché qui exige 2 M€ de CA reste en piste 1 (arbitrage) si tout le reste est dans vos cordes.
• La nature du marché, si l'analyse ne l'a pas lue, est déduite (avis structuré, type de marché, CPV, objet) ; la déduction est écrite dans le motif.
• La détection automatique des infructueux ne couvre que BOAMP (TED : marquage manuel). La tâche est livrée inactive.
• Les actions « partenaires » et « réponse » dépendent des modules Propecto, IA et réponse : s'ils sont absents, l'action est journalisée « non faite », sans bloquer.