Loi 25 Québec — évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, demandes d'accès et avis d'incident (édition complète)

Guide utilisateur — Loi 25, édition complète

Ce guide suppose que l'édition gratuite dyo_loi25_qc_lite est installée et que vous y avez déjà désigné votre responsable de la protection des renseignements personnels. Sans lui, rien de ce qui suit ne se fait : la fonction revient par défaut à la personne ayant la plus haute autorité, il n'y a jamais « personne ».

Tout se range sous le menu Renseignements personnels, le même que le gratuit. Deux applications côte à côte pour la même matière vous obligeraient à vous rappeler laquelle porte quoi.

1. Une demande d'accès arrive

Renseignements personnels ▸ Suivi ▸ Demandes d'accès ▸ Nouveau

Trois champs comptent vraiment :

L'échéance de réponse se calcule toute seule.

Si l'échéance reste vide, ce n'est pas une panne. C'est que la valeur réglementaire du délai a été supprimée ou marquée « valeur non trouvée ». Le module ne devine pas un délai. Cliquez sur Recalculer l'échéance : il vous dira exactement quel enregistrement manque et où le recréer.

Ce que le module vous dit, et ce qu'il ne vous dit pas

Le cadre Constat dit : « L'échéance du 1er mai est passée et aucune réponse n'est consignée. Ce que dit la source : l'absence de réponse dans le délai équivaut à un refus. »

Il ne dit pas que vous êtes en défaut. Ce jugement ne se calcule pas.

Répondre

Renseignez Répondue le et Sens de la réponse — le module refuse l'un sans l'autre : une réponse dont on ne sait pas dire si elle accepte ou refuse ne se relit pas dans deux ans. Un refus, même partiel, sans motif écrit est signalé au constat.

L'activité automatique

Une tâche quotidienne pose une activité sur les demandes dont l'échéance approche. Le préavis est de sept jours, et c'est un réglage de confort, pas une valeur réglementaire : il vit dans un paramètre système (dyo_loi25.jours_preavis_demande), délibérément à l'écart des valeurs sourcées, pour que personne ne le confonde avec la loi.

2. Un incident survient : engendrer les avis

L'incident se consigne dans l'édition gratuite, avec ses sept éléments. L'édition complète ajoute l'onglet Avis engendrés et le bouton Avis en haut de la fiche.

L'avis à la personne concernée

Nouveau ▸ Type d'avis : Avis à la personne concernée, puis Engendrer.

Le module refuse tant qu'il manque un des six éléments, et il nomme lequel :

1. la description des renseignements personnels visés (sur l'incident) ;
2. les circonstances (sur l'incident) ;
3. la date ou la période de l'incident (sur l'incident) ;
4. les mesures prises ou envisagées pour diminuer le risque (sur l'incident) ;
5. les mesures proposées à la personne (sur l'avis) ;
6. les coordonnées d'une personne à contacter (sur l'avis).

Cinq éléments sur six, c'est un avis incomplet qui a l'air d'un avis. C'est pour cela que le module refuse au lieu de laisser un trou dans le texte.

Les points 5 et 6 vous sont proposés à partir du responsable désigné, sans vous être imposés.

Si vous ne pouvez pas décrire les renseignements visés — journaux purgés, sauvegarde illisible — écrivez la raison dans le champ de description de l'incident. Le registre admet l'un ou l'autre ; pour l'avis, la source ne dit pas si la substitution vaut, et le module a retenu la lecture stricte plutôt que d'inventer une permission.

L'avis à la Commission

Type d'avis : Avis à la Commission d'accès à l'information, puis Engendrer.

Ce que vous obtenez est un extrait du registre, et son texte commence par le dire en majuscules : ce document n'est pas le formulaire de la Commission. Le contenu exact de ce formulaire n'a pas pu être récupéré depuis une source primaire, et le reproduire de mémoire aurait été la pire espèce d'invention — elle serait passée inaperçue. Recopiez les éléments dans le formulaire officiel.

La source ne chiffre aucun délai pour cet avis : elle dit « s'empresser ». Le module ne calcule donc aucune échéance ici, et n'en calculera pas.

Une fois l'avis parti

Cliquez sur Marquer transmis. Trois choses se produisent :

1. la date de transmission est posée ;
2. elle est reportée sur la fiche d'incident — personne ne pense à recopier ces dates à la main, et le registre doit les porter ;
3. le texte est scellé.

Vous pouvez toujours noter après coup la référence de transmission et l'accusé de réception — ils arrivent forcément après. Mais le texte, le type d'avis et les coordonnées de contact ne se modifient plus.

Si le contenu doit changer, créez un nouvel avis : le registre montrera qu'il y en a eu deux, ce qui est la vérité.

3. L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Renseignements personnels ▸ Suivi ▸ Évaluations (ÉFVP) ▸ Nouveau

À faire pour tout projet d'acquisition, de développement ou de refonte d'un système d'information ou de prestation électronique de services — les trois seuls que la source nomme. Si votre projet n'en est aucun, l'évaluation reste possible et utile ; elle n'est simplement pas celle que la source impose.

Le point le plus regardé : « dès le départ »

La source exige que le responsable participe dès le départ. Renseignez Participation du responsable depuis le. Le module compare cette date à celle de l'ouverture et constate : « Le responsable a rejoint l'évaluation 30 jour(s) après son ouverture. »

Il ne dit pas si c'est « dès le départ ». Il vous donne le chiffre.

Sans cette date, l'évaluation ne peut pas être conclue : « dès le départ » se prouve par une date, ou ne se prouve pas.

Le questionnaire

Cliquez sur Préparer le questionnaire. Vingt et une questions en sept sections sont recopiées sur l'évaluation.

Ces questions ne sont pas officielles, et chacune le dit dans sa réserve. La Commission ne publie pas de grille imposée — recherché le 14/09/2026. C'est une liste de départ : adaptez-la, complétez-la, taillez-la à votre maison depuis Configuration ▸ Questionnaire d'ÉFVP.

Les libellés sont recopiés, pas liés. Une question réécrite l'an prochain ne changera pas ce qui a été demandé dans une évaluation déjà conclue.

Conclure

Terminer refuse tant qu'il reste une question sans réponse, que la conclusion n'est pas écrite, ou que la date de participation manque — et le refus nomme tous les manques à la fois, pour ne pas vous faire revenir trois fois.

La conclusion est la vôtre. Le module ne dit pas si le projet peut aller de l'avant.

4. La conservation du registre des incidents

Chaque incident affiche Conservation obligatoire jusqu'au : cinq ans après la prise de connaissance.

Le point de départ est la date où vous avez su, pas celle de l'incident. C'est l'erreur la plus naturelle, et elle raccourcit la conservation d'autant que la découverte a été tardive.

Tant que cette date n'est pas passée, l'incident ne peut pas être supprimé. Le refus cite sa source et vous propose l'archivage : l'enregistrement reste, le registre aussi, et il sort simplement des écrans.

Le filtre Conservation obligatoire en cours est dans la vue de recherche.

Une fois la durée écoulée, le module dit qu'elle est écoulée. Il ne conclut pas qu'il faut purger.

5. Les sources — Commission d'accès à l'information

Configuration ▸ Sources — Commission d'accès à l'information

Vous y trouverez deux lignes, et la première est manuelle.

La Commission n'ouvre aucune interface de programmation publique. La seconde ligne existe pour nommer cette absence : sans elle, vous chercheriez indéfiniment une option de connexion que vous croiriez avoir manquée.

Le jour où la Commission en ouvrira une, saisissez son URL et sa clé, cochez « actif » : elle passera devant, et il n'y aura rien à réécrire.

Non éprouvé en production

Aucun avis produit par ce module n'a été déposé auprès de la Commission d'accès à l'information. Faites relire votre premier avis par votre conseil.

Ce que le module ne fera jamais pour vous

Il ne dit pas si un risque de préjudice est sérieux. Il ne dit pas si vous êtes en défaut. Il ne dit pas si un projet peut aller de l'avant. Ces trois jugements ne sont pas des calculs : ils s'apprécient, avec un conseil, et le module se contente de les dater et de les signer une fois que vous les avez portés.