Gestion d'école — élèves, notes, absences et frais de scolarité (Odoo Community)

Guide utilisateur — Gestion d'école (DYONYSOS)

Ce guide s'adresse à la directrice, au directeur ou au secrétariat d'une école privée hors contrat ou associative.

1. Créer un dossier élève

Menu École → Élèves → Nouveau. Renseignez le nom, la date de naissance et le genre. Une fiche contact pour l'élève est créée automatiquement — vous n'avez rien à faire de ce côté.

Dans l'onglet Responsables, ajoutez au moins un responsable légal avant de pouvoir confirmer une inscription ou un échéancier de frais de scolarité : c'est une condition bloquante, volontaire. Ajoutez aussi, si besoin, un payeur (si différent d'un responsable légal — c'est lui qui recevra les factures), des contacts d'urgence et des tiers autorisés (grands-parents...) en cochant « Autorisé à récupérer l'enfant ».

2. Créer une classe et inscrire un élève

Menu École → Classes → Nouveau. Une classe est propre à une année scolaire : recréez-la chaque année si l'effectif maximal ou l'enseignant change (« CM2 2026-2027 » et « CM2 2027-2028 » sont deux enregistrements distincts).

Menu École → Inscriptions → Nouveau : choisissez l'élève, la classe et la date d'entrée, puis cliquez sur Confirmer. Deux contrôles s'appliquent à la confirmation, pas avant :

• l'effectif maximal de la classe (réglé sur la fiche classe) est vérifié : au-delà, la confirmation est refusée ;
• le chevauchement avec une autre inscription active du même élève (même dans une autre classe) est détecté et refusé.

3. Saisir les notes

Depuis l'onglet Notes de la fiche inscription, ou le menu École → Notes (regroupez par classe ou par matière pour la saisie en masse). Chaque note porte une matière, une période (trimestre), une note sur 20 et un coefficient.

La moyenne est calculée automatiquement, pondérée par les coefficients :

• sur la fiche inscription (moyenne de l'année, par matière et par période) ;
• sur la fiche élève (moyenne générale, tous niveaux et années confondus).

4. Enregistrer une absence ou un retard

Depuis l'onglet Absences et retards de la fiche inscription, ou le menu École → Absences et retards. Choisissez le type :

• Absence : l'élève n'est pas venu.
• Retard : l'élève est bien venu, en retard de tant de minutes.

Une absence est marquée justifiée automatiquement dès qu'un motif est renseigné (menu Configuration → Motifs d'absence) — un motif manquant n'empêche pas l'enregistrement, le secrétariat le complète souvent après coup. À la différence d'une crèche, une absence n'a aucun effet sur les frais de scolarité : l'échéancier ne dépend pas de la présence réelle.

5. Facturer les frais de scolarité

Menu École → Frais de scolarité → Nouveau, ou depuis l'onglet dédié de l'inscription (réservé au secrétariat).

1. Choisissez l'inscription. Renseignez une grille tarifaire (menu Configuration) et une valeur de référence (quotient familial, rang dans la fratrie...) puis cliquez sur Résoudre depuis la grille pour calculer automatiquement le montant annuel — ou saisissez-le directement si l'école pratique un tarif unique ou négocié au cas par cas.
2. Choisissez la fréquence (mensuelle : 10 échéances, ou trimestrielle : 3 échéances) et la date de la première échéance.
3. Cliquez sur Confirmer : l'échéancier est généré automatiquement si vous ne l'avez pas fait vous-même, réparti sur les échéances (la dernière absorbe l'écart d'arrondi pour que la somme corresponde exactement au montant annuel).

Chaque échéance venue à terme est facturée automatiquement chaque nuit (tâche planifiée), ou manuellement avec le bouton Facturer sur une échéance : une facture client est créée en brouillon, jamais comptabilisée automatiquement — la validation reste un geste humain, à faire depuis le menu Comptabilité comme n'importe quelle facture.

6. Relancer les impayés

Menu Paramètres → École → Relance des impayés : réglez le délai de grâce (15 jours par défaut) et le nombre maximal de relances (3 par défaut). À 0, le délai désactive la relance automatique ; à 0, le nombre maximal ne limite rien.

Chaque nuit, une tâche planifiée repère les échéances non réglées au-delà de ce délai et programme une activité Odoo sur le payeur : l'impayé arrive dans la liste des activités du secrétariat, avec l'élève, le montant et la date d'échéance. L'application n'écrit jamais d'elle-même à la famille : le courriel, le téléphone ou le courrier restent votre geste.

Tant que l'activité reste ouverte, la même échéance n'est pas relancée une seconde fois. Quand vous marquez l'activité Fait, l'échéance redevient relançable la nuit suivante si elle n'est toujours pas réglée — jusqu'au nombre maximal configuré. Le bouton Relancer sur une échéance permet de ne pas attendre la tâche planifiée ; il suit la même règle.

7. Éditer les documents PDF

• Relevé de notes et État d'absences : bouton Imprimer de la fiche élève — toute l'année scolaire, groupé par inscription.
• Liste des impayés : bouton Imprimer de la fiche classe, réservé au secrétariat.

Ce qu'il faut savoir

• Un(e) enseignant(e) consulte les classes et dossiers élèves, saisit notes et absences, mais n'a aucun accès aux frais de scolarité ni à la facturation des familles — ni menu, ni droit sur le modèle. C'est volontaire et testé.
• Le paramètre de conservation des dossiers (RGPD, menu Paramètres → Catalogue métiers) s'applique aussi aux dossiers élèves : archivez un dossier en fin de scolarité pour que sa date de purge légale soit calculée. Ce module fournit les champs, pas une conformité RGPD clé en main : base légale, durée retenue et information des familles restent de votre responsabilité.

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