Gestion de crèche et micro-crèche — contrats, présences, facturation au quotient familial (Odoo Community)

Guide utilisateur — Gestion de crèche (DYONYSOS)

Ce guide s'adresse à la directrice ou au directeur d'une crèche ou d'une micro-crèche.

1. Créer un dossier enfant

Menu Crèche → Enfants → Nouveau. Renseignez le nom, la date de naissance, le quotient familial (utilisé pour le tarif) et les autorisations (droit à l'image, sorties). Une fiche contact pour l'enfant est créée automatiquement — vous n'avez rien à faire de ce côté.

Dans l'onglet Responsables, ajoutez au moins un responsable légal avant de pouvoir confirmer un contrat : c'est une condition bloquante, volontaire. Ajoutez aussi, si besoin, un payeur (si différent d'un responsable légal), des contacts d'urgence et des tiers autorisés (grands-parents, nounou...) en cochant « Autorisé à récupérer l'enfant ».

2. Créer un contrat d'accueil

Menu Crèche → Contrats → Nouveau.

• Accueil régulier : renseignez le forfait mensuel en heures. C'est ce forfait qui sera facturé chaque mois, quelle que soit la présence réelle (sauf absence déductible, voir §4).
• Accueil occasionnel : pas de forfait, seules les heures réellement pointées sont facturées.

Choisissez une grille tarifaire (menu Configuration) : le tarif horaire est calculé automatiquement à partir du quotient familial de l'enfant. Cliquez sur Confirmer : le contrat vérifie qu'un responsable légal et un payeur sont bien identifiés.

3. Planifier et pointer les présences

Menu Crèche → Présences. Chaque ligne représente un enfant, un jour, un créneau prévu.

• La capacité d'accueil maximale (réglée dans Paramètres → Crèche) est contrôlée automatiquement : une présence qui ferait dépasser la capacité sur son créneau est refusée, avec un message expliquant combien d'enfants seraient présents.
• Au quotidien, utilisez Pointer l'arrivée puis Pointer le départ sur la fiche de présence pour enregistrer l'heure réelle. En cas d'absence, utilisez Marquer absent puis choisissez un motif.

4. Comprendre les motifs d'absence

Menu Crèche → Configuration → Motifs d'absence. Chaque motif porte une case « Reste facturée » :

• cochée (ex. convenance personnelle) : l'absence n'a aucun effet, le forfait la couvre déjà ;
• décochée (ex. certificat médical, fermeture exceptionnelle) : les heures prévues ce jour-là sont déduites du montant facturé.

5. Facturer le mois

Menu Crèche → Facturation mensuelle → Nouveau. Choisissez l'enfant, le contrat et le premier jour du mois à facturer, puis :

1. Calculer : le montant du forfait (ou des heures réelles pour un accueil occasionnel), les heures supplémentaires éventuelles et les déductions d'absence sont calculés à partir des présences du mois.
2. Créer le devis : génère un devis (menu Ventes) avec une ligne par composante (forfait, heures supplémentaires, déduction), adressé au payeur du contrat.
3. Facturer : confirme le devis et génère la facture client (menu Comptabilité), par les mécanismes standard d'Odoo — vous pouvez ensuite l'envoyer, l'imprimer ou l'encaisser normalement.

Une facturation déjà facturée ne peut plus être recalculée ; une seule facturation est autorisée par enfant et par mois.

6. Suivre le taux d'occupation

Menu Crèche → Taux d'occupation. Choisissez une période : l'assistant calcule le nombre d'« enfants-jours » réellement occupés rapporté à la capacité disponible sur la période.

Ce qu'il faut savoir

• Le tarif horaire d'un contrat est résolu automatiquement depuis la grille tarifaire : ne le modifiez pas à la main, modifiez la grille (menu Configuration → Grilles tarifaires).
• Le paramètre de conservation des dossiers (RGPD, menu Paramètres → Catalogue métiers) s'applique aussi aux dossiers enfants : archivez un dossier en fin de contrat pour que sa date de purge légale soit calculée.

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