Marchés publics — profil société et portail partenaires / fournisseurs

Profil société et portail partenaires — guide utilisateur

Deux choses dans ce module :

1. Mon profil marchés : l'écran où votre société dit ce qu'elle est (chiffre d'affaires, effectif, références, assurances, certifications), ce qu'elle fait (CPV, compétences), ce qu'elle cherche (veille) et jusqu'où elle va seule (seuils). Tout le moteur en dépend.
2. Le portail partenaires (/my/marches) : vos sous-traitants, cotraitants et fournisseurs consultés y lisent le dossier, répondent exigence par exigence et déposent leurs devis et attestations. Vous relisez, puis reprenez leurs réponses en un clic.

Côté interne

1. Remplir « Mon profil marchés »

Où : Marchés publics → Configuration → Mon profil marchés, ou le bouton Mon profil marchés en tête de Pistes de réponse → Synthèse. (Réservé au groupe « Responsable ».)

En haut de l'écran, la jauge de complétude et la liste de ce qui manque, et pourquoi c'est utile — par exemple : « Sans chiffre d'affaires, les conditions de participation restent inconnues : le moteur ne peut pas dire si vous pouvez candidater seul. »

Les onglets :

Survolez un libellé : une bulle d'aide dit ce que fait le champ et quelle valeur mettre.

Références : une ligne par marché exécuté — intitulé, client, année, montant (0 = non communiqué), CPV, description, attestation de bonne exécution, client public ou privé, « citable dans les mémoires ». Dès la première ligne, le nombre de références récentes (année en cours et trois précédentes) est compté dans la table : le champ n'est plus saisi à la main. Aussi dans Configuration → Références de la société.

Charger un profil d'exemple : ouvre l'assistant des pistes (ESN, BTP, formation, fournitures). Il remplit compétences, CPV et mots-clés ; vos propres lignes ne sont jamais retirées.

Recalculer les pistes et les scores : après une modification du profil. Les 50 premiers avis (ouverts ou clos depuis moins de 90 jours) sont recalculés tout de suite, les autres en arrière-plan dans les minutes qui suivent (tâche « recalcul après modification du profil »). Rien ne sort de la base (ni IA, ni BOAMP/TED). Une piste choisie à la main n'est pas touchée ; le score d'un avis jamais analysé n'est pas inventé.

2. Ouvrir le portail à un partenaire

Un partenaire voit un avis sur le portail seulement s'il a été consulté sur cet avis :

• vous lui avez envoyé le dossier (bouton Transmettre, mode « Envoyer ») ;
• il est partenaire candidat « Contacté », « Intéressé » ou « Engagé » ;
• il est membre d'un groupement monté sur l'avis ;
• ou vous l'avez ajouté à la main : onglet Portail de l'avis → « Ouvrir le portail à un partenaire ».

Rien ne lui est envoyé à ce stade. Pour qu'il se connecte :

• Inviter au portail (candidat, accès, ou bouton de la fiche contact) : c'est l'assistant standard d'Odoo « Accès au portail ». Cochez les contacts, cliquez « Accorder l'accès » : Odoo crée leur compte et envoie le courriel d'invitation.
• ou Partager le lien (fiche de l'accès) : un lien avec jeton qui ouvre la page sans compte. À ne donner qu'au partenaire concerné — il ne montre que SES lignes.

Fermer un accès (bouton « Fermer l'accès ») : le partenaire ne voit plus l'avis, et son lien ne fonctionne plus. Une nouvelle transmission ne le rouvre pas : c'est à vous de le rouvrir.

3. Ce que le partenaire voit — et ne voit pas

4. Relire et reprendre les réponses

Quand le partenaire clique « Envoyer mes réponses » : une activité est créée pour le responsable (celui de l'avis, sinon celui de l'accès, sinon le destinataire de la veille, sinon le premier responsable Marchés publics) et une note interne est ajoutée au fil de l'avis. Aucun courriel ne part vers l'extérieur.

Onglet Portail de l'avis (ou Marchés publics → Portail partenaires → Réponses des partenaires, filtre « À reprendre ») :

• Reprendre la réponse du partenaire : copie conformité, réponse, coût et partenaire dans la ligne du tableau seulement là où elle est vide. Une valeur déjà renseignée (par vous ou une autre reprise) est conservée ; le détail « Ce qui a été repris » dit ce qui a été copié et ce qui a été gardé. Le statut de validation de la ligne n'est pas touché.
• Écarter : relue, non retenue.
• Rendre au partenaire : il pourra la corriger et la renvoyer.

5. Documents déposés

Chaque dépôt devient un document de l'avis (origine « Déposé sur le portail ») :

• devis, attestations, Kbis, assurance, références, CV, autre : pièces privées — type « Autre », hors analyse du DCE, jamais partageables avec un autre partenaire ;
• pièce du marché (un DCE que le partenaire a retiré lui-même) : classée et analysée comme le reste du DCE ; vous pouvez la partager.

Un devis avec montant met à jour « Montant du devis » et « Date du devis » du partenaire candidat (créé s'il n'existait pas, statut « Intéressé »). Un montant que vous aviez saisi à la main n'est pas remplacé : une note le signale.

Côté partenaire (à transmettre à vos sous-traitants)

1. Se connecter : cliquez le lien de l'invitation reçue par courriel (choisissez votre mot de passe), puis Mon compte → Marchés publics. Ou ouvrez directement le lien qui vous a été transmis : il fonctionne sans compte.
2. Lire le dossier : synthèse, lots, critères, pièces à télécharger.
3. Répondre (rubrique « Vos exigences ») : pour chaque exigence, choisissez la conformité, écrivez votre réponse, votre prix HT (ex. 1250,50) et votre délai, joignez une pièce si besoin. Enregistrer le brouillon garde votre travail ; rien n'est transmis avant Envoyer mes réponses. Une réponse envoyée reste modifiable tant qu'elle n'a pas été relue ; modifiée, elle repasse en brouillon : renvoyez-la.
4. Déposer vos documents (rubrique « Déposer un document ») : choisissez la nature (devis, attestation URSSAF, fiscale, Kbis, assurance, références, CV, pièce du marché, autre), un ou plusieurs fichiers, et pour un devis son montant HT et sa date. PDF, Word, Excel, OpenDocument, images ; ZIP et XML pour les pièces du marché ; 20 Mo par fichier (réglable).
5. Poser une question (rubrique « Échanges ») : elle arrive à l'équipe en charge ; les fichiers joints sont aussi rangés dans vos dépôts.

Limites connues

• Pas d'antivirus dans le module : un fichier déposé n'est contrôlé que par sa taille et son format (reconnu aux octets). Branchez un antivirus côté serveur si des tiers déposent.
• La visibilité d'une ligne transmise repose sur les transmissions faites après l'installation (les lignes n'étaient pas mémorisées avant) : pour une consultation plus ancienne, le partenaire voit les lignes « à transmettre » d'un responsable partenaire / fournisseur et celles qui lui sont affectées.
• Les références « récentes » comptent l'année en cours et les trois précédentes ; l'avis peut en décider autrement (à vérifier sur chaque avis).
• Le portail est en français (libellés du module) ; les pages standard du portail suivent la langue du compte.