Omnifloo — Notes de frais multi-pays

Notes de frais multi-pays — guide utilisateur

Modules : omnifloo_expense (socle) et omnifloo_expense_payroll (remboursement par la paie ou par virement SEPA). Ils complètent l'application Notes de frais d'Odoo Community ; le circuit reste celui d'Odoo : brouillon → soumise → approuvée → comptabilisée → payée.

1. Mise en place (administrateur des notes de frais)

1. Paramètres > Notes de frais > Omnifloo — frais multi-pays : choisissez la politique de frais de la société et, si besoin, la législation des frais (par défaut : pays de la société). Avec omnifloo_expense_payroll, choisissez aussi le remboursement par défaut (virement ou paie).
2. Notes de frais > Configuration > Omnifloo — multi-pays > Paramètres par pays : les 24 pays sont chargés à l'installation. Les barèmes, per diem, forfaits et règles de TVA sont consultables et modifiables. Une nouvelle valeur s'ajoute avec une nouvelle date d'effet (on ne modifie pas une valeur passée). L'assistant Charger les paramètres pays recharge les fichiers fournis ou importe un fichier JSON (format décrit dans doc/FORMAT_FRAIS.md).
3. Politiques de frais : - Indemnités kilométriques : barème légal, ou taux de l'entreprise (l'excédent sur le barème légal devient une part imposable) ; - Per diem versé en % du forfait légal ; - Justificatif : selon le pays, toujours, au-delà d'un montant ou jamais ; - Limites par catégorie : montant maximum par note, repas, jour ou nuit, avec l'action en cas de dépassement (avertir, plafonner le remboursement à la soumission, bloquer la soumission) ; - Niveaux d'approbation : chaque niveau dont le seuil est atteint par le total de la note doit être validé, dans l'ordre (responsable, responsable du département, membre d'un groupe, utilisateur désigné). Options : approbateurs distincts, dérogation des administrateurs, relance après N jours (tâche planifiée quotidienne).
4. Produits de frais : chaque produit porte une catégorie normalisée (indemnités kilométriques, repas, hébergement, transport, per diem, divers) et une sous-catégorie (carburant, péage, train…). Quinze produits prêts à l'emploi sont fournis.

2. Saisir une note (salarié)

• Indemnités kilométriques : déclarez d'abord votre véhicule (Mes notes de frais > Véhicules personnels : type, puissance fiscale ou cylindrée, énergie). Sur la note, choisissez le produit Indemnités kilométriques, le véhicule et la distance : le montant est calculé avec le barème en vigueur à la date de la note et le cumul de l'année (France : formule par tranches ; Royaume-Uni : 45 p puis 25 p au-delà de 10 000 miles sur l'exercice du 6 avril ; États-Unis : taux IRS de la date). Le détail du calcul est affiché sous la note.
• Per diem : produit Indemnités de mission, pays et ville de destination, départ et retour, repas et nuitées fournis par l'employeur. Le barème le plus précis est retenu (ville, puis pays, puis « tout pays étranger »).
• Autres frais : montant TTC et justificatif. La base de remboursement Forfait applique le plafond d'exonération du pays (ex. repas au restaurant en France : 21,40 € en 2026).
• Les contrôles (justificatif manquant, dépassement de limite, part imposable) s'affichent en haut de la note ; les contrôles bloquants empêchent la soumission.
• Numériser (IA) apparaît si le module AI Invoice & Expense Digitization (ai_document_extract) est installé : lecture du reçu, puis catégorisation automatique (hôtel, restaurant, train…).

3. Approuver et comptabiliser

• Le bandeau bleu indique le niveau d'approbation attendu ; l'historique des validations figure sur la note. Une note refusée ou remise en brouillon repart du premier niveau.
• À l'approbation finale, Odoo crée la pièce comptable en brouillon ; le bouton Comptabiliser (comptables) la valide.
• TVA : la part non récupérable selon le pays et la catégorie (hébergement en France, 20 % du carburant d'un véhicule de tourisme…) est portée automatiquement en charge grâce à une variante de la taxe « (récupérable x %) ».

4. Rembourser (module omnifloo_expense_payroll)

• Par la paie : à la comptabilisation, deux éléments variables validés sont créés (Paie > Éléments variables) : FRAIS_NDF (non imposable, après le net) et FRAIS_NDF_IMP (part imposable, dans le brut). Ils sont intégrés au bulletin de la période de comptabilisation ; l'écriture de paie solde et lettre la dette de la note, qui passe « payée ».
• Par virement : sélectionnez les notes dans la liste, Action > Virement SEPA des remboursements : un fichier pain.001 (un virement par salarié) est téléchargé, les paiements sont enregistrés et lettrés. Le fichier est à déposer dans l'espace bancaire.
• La part imposable d'une note déjà payée (carte société, virement) est déclarée au bulletin comme avantage en nature (AVN), sans nouveau versement.
• Une pièce ne peut plus repasser en brouillon lorsque la note est intégrée à un bulletin validé.

5. Ce que les modules ne font pas

• Aucune déclaration n'est transmise aux administrations ; aucun fichier n'est envoyé à la banque.
• Pas d'import des relevés de cartes société ni de rapprochement automatique carte / note.
• Les barèmes des pays marqués « à vérifier » (Afrique, Moyen-Orient, Asie, Amérique latine) sont des cadres vides ou partiels : remboursement au réel ou barème interne à saisir.
• Les per diem étrangers allemands ne couvrent qu'un extrait de la table du BMF (à compléter par import).