Sous-traitance BTP — vérification obligatoire avant paiement (Odoo 20 Community)

Guide utilisateur — Sous-traitance BTP (socle DYONYSOS)

Ce guide s'adresse à la personne qui, dans une entreprise du bâtiment, prépare et valide les paiements aux sous-traitants.

Ce que ce module change pour vous

Avant : vous vérifiez votre sous-traitant à la signature, vous rangez l'attestation, et vous payez pendant des mois sans y revenir. Le jour du contrôle, la preuve que vous sortez est périmée depuis un an et demi.

Après : le paiement ne se valide pas tant qu'une vérification valide ne le couvre pas. Le motif est écrit sur la fiche, avant même que vous cliquiez.

1. Déclarer un chantier

Menu Sous-traitance → Chantiers. Nom, adresse, maître d'ouvrage, montant des travaux — et surtout le pays.

Le pays du chantier, pas celui de votre siège : c'est lui qui désigne le régime applicable. Un entrepreneur belge qui fait exécuter un chantier en Allemagne relève du régime allemand.

2. Enregistrer un contrat de sous-traitance

Menu Sous-traitance → Contrats → Nouveau. Donneur d'ordre (votre société par défaut), sous-traitant, chantier, objet, montant, dates. Le pays du régime se reprend du chantier ; vous pouvez le corriger si votre situation l'exige.

Cliquez sur Démarrer : tant qu'un contrat reste en brouillon, aucun paiement ne s'y valide. Un contrat résilié n'en accepte plus non plus.

Le sous-traitant est marqué comme tel sur sa fiche contact, sans que vous ayez à cocher quoi que ce soit.

3. Vérifier le sous-traitant

Menu Sous-traitance → Vérifications → Nouveau. Quatre choses, indissociables :

• la date de la vérification ;
• la source — d'où vient la réponse. Une capture d'écran d'une base publique ne vaut pas une déclaration sur l'honneur, et le module vous fait choisir ;
• le résultat — conforme, non conforme, ou indisponible ;
• la date de validité — jusqu'à quel jour cette vérification couvre un paiement.

Si un module national est installé (Belgique, Royaume-Uni, Allemagne), la date de validité se calcule seule. Sinon, vous la saisissez : le module refuse une vérification sans terme, parce qu'une preuve éternelle n'est pas une preuve.

Notez la référence de la réponse (numéro d'accusé, identifiant de consultation). C'est ce que vous présenterez au contrôle.

Résultat « indisponible » : la source n'a pas répondu. Ce n'est pas une réponse, et le module ne la traite pas comme une preuve — le paiement reste bloqué.

Résultat « non conforme » : il y a une dette. Cela n'interdit pas de payer, cela oblige à retenir. Le paiement passe, avec sa retenue.

Refaire une vérification

Bouton Refaire la vérification. Le module en crée une nouvelle à la date du jour et garde l'ancienne : c'est elle qui prouve ce que vous saviez au moment des paiements déjà passés. On ne réécrit pas l'historique d'un dossier.

4. Les pièces exigées

Menu Sous-traitance → Configuration → Pièces exigées. Chaque type de pièce porte :

• un pays — vide, la pièce est exigée sur tous vos chantiers ; c'est ainsi que vous ajoutez vos propres exigences contractuelles, une assurance décennale par exemple ;
• une case Bloque le paiement — cochée, aucun paiement ne se valide tant qu'une attestation valide de ce type ne couvre pas le sous-traitant ;
• une durée de validité, qui datera automatiquement chaque attestation déposée.

Les attestations elles-mêmes se déposent depuis Sous-traitance → Attestations, avec le fichier en pièce jointe.

5. Payer un sous-traitant

Menu Sous-traitance → Paiements → Nouveau. Contrat, date, montant brut, référence de la facture.

Le module rattache seul la vérification qui couvre ce paiement à sa date : la plus récente encore valable. Si aucune ne convient, un bandeau rouge apparaît sur la fiche et dit pourquoi :

• « n'a jamais été vérifié » ;
• « la plus récente s'est arrêtée le 12 mars — un paiement postérieur n'est plus couvert » ;
• « la pièce « Assurance décennale » a expiré le 4 février ».

Cliquez sur Valider. Si quelque chose bloque, le refus reprend la liste.

La date du paiement compte. C'est à cette date que s'apprécie la validité de la preuve : une vérification périmée la veille ne couvre pas le paiement du lendemain.

La retenue

Le socle seul ne retient rien — il ne connaît aucun régime. Avec un module national, le taux et la base se calculent tout seuls. Vous pouvez les corriger à la main si votre situation l'exige ; le montant net suit.

6. Passer outre un blocage

Il arrive qu'un paiement doive partir malgré tout. C'est possible, jamais en silence.

1. Écrivez le motif de la dérogation sur la fiche du paiement. C'est ce texte qu'on relira au contrôle, alors écrivez-le pour quelqu'un qui n'était pas là.
2. Cliquez sur Passer outre et valider. Le bouton n'existe que pour le responsable de la sous-traitance.

Le module retient votre nom, la date, et inscrit au fil de discussion du paiement la liste exacte des blocages franchis. Le paiement porte un ruban « Dérogation », visible en liste.

Menu Sous-traitance → Contrôle → Paiements par dérogation : la liste de tout ce qui est parti malgré un blocage. C'est la première chose qu'un contrôleur demandera à voir.

7. Être prévenu avant l'expiration

Une tâche planifiée signale par activité Odoo les vérifications qui approchent de leur terme — une seule fois par vérification, et seulement pour les sous-traitants avec lesquels un contrat est en cours.

Elle est livrée inactive, volontairement. Réglez d'abord le délai d'alerte, puis allumez-la :

1. Paramètres techniques → Paramètres système → dyo_soustraitance.delai_alerte_jours (trente jours par défaut).
2. Paramètres techniques → Automatisation → Actions planifiées → « Sous-traitance : vérifications qui approchent de leur terme » → cochez Actif.

Si vous l'allumez avant d'avoir réglé le délai, sur un historique que vous venez d'importer, elle ouvrira cent activités le premier jour — et vous apprendrez à les ignorer.

Deux rôles

Utilisateur : saisie des chantiers, contrats, vérifications, attestations et paiements. Ne valide pas, ne déroge pas.

Responsable : validation des paiements, dérogations motivées, configuration des pièces exigées.