Contrôles périodiques réglementaires — équipements, échéances et organismes agréés (Odoo 20 Community)

Guide utilisateur — Contrôles périodiques réglementaires (DYONYSOS)

Ce guide s'adresse à la personne chargée du suivi réglementaire : responsable maintenance, QHSE, gérant d'un commerce ou d'un petit établissement.

0. Avant de commencer — le module ne connaît pas vos obligations

Aucune liste de contrôles obligatoires n'est livrée. Les obligations d'une entreprise dépendent de son activité, de ses installations et de son effectif : c'est à vous de les déclarer, texte en main. Le module ne remplace pas le conseil d'un juriste ou d'un préventeur — il tient le registre, calcule les échéances et refuse ce qui n'est pas opposable.

1. Déclarer un type de contrôle

Menu Contrôles périodiques → Configuration → Types de contrôle → Nouveau.

• Intitulé : le nom réel de l'obligation. Pas « contrôle annuel » mais « vérification périodique des installations électriques ».
• Code : identifiant court, unique.
• Périodicité (mois) : le délai entre deux contrôles.
• Fondement réglementaire : obligatoire. Le décret, l'arrêté, l'article de code ou le règlement, cité en clair. C'est ce que vous montrerez à un inspecteur, et c'est ce que le module reprend dans ses messages d'erreur et dans ses activités d'alerte.
• Organisme agréé exigé : cochez si le texte impose un organisme agréé. Un contrôle enregistré sans organisme sera alors refusé.
• Alerter (jours avant) : combien de jours avant l'échéance l'alerte doit partir.

2. Déclarer un organisme agréé

Menu Contrôles périodiques → Configuration → Organismes agréés → Nouveau, ou onglet Agrément de contrôle sur n'importe quel contact.

Cochez Organisme de contrôle agréé, renseignez le numéro d'agrément et surtout les dates de validité.

La date de fin n'est pas décorative. Sans elle, le module considère que l'agrément n'est pas établi et refusera tout contrôle au nom de cet organisme. Ce n'est pas de la rigidité : un rapport signé hors agrément ne vaut rien, le contrôle est réputé non fait, et vous vous croyez en règle avec une pièce sans valeur.

Contrôles couverts par l'agrément : laissez vide si l'organisme couvre tout ce que vous suivez. Renseignez la liste pour le restreindre — un organisme agréé pour la métrologie ne doit pas pouvoir signer un contrôle d'étanchéité.

3. Déclarer un équipement

Menu Contrôles périodiques → Équipements → Nouveau.

Désignation, emplacement (là où le contrôleur doit se rendre), date de mise en service, et surtout responsable : c'est lui qui recevra les activités d'échéance.

Onglet Contrôles applicables : ajoutez les types de contrôle auxquels ce bien est soumis. Chacun produira sa propre échéance.

Tant qu'aucun contrôle n'a été enregistré pour un type déclaré, l'équipement est marqué Jamais contrôlé. C'est volontairement plus visible qu'une échéance dépassée : il n'y a même pas de date à afficher.

4. Enregistrer un contrôle réalisé

Menu Contrôles périodiques → Contrôles réalisés → Nouveau, ou depuis l'onglet Contrôles réalisés de la fiche équipement.

Choisissez l'équipement, le type de contrôle, la date du contrôle (celle du rapport, pas celle de la saisie), l'organisme, l'opérateur et le résultat : conforme, conforme avec réserve, ou non conforme. Joignez le rapport.

L'échéance suivante se calcule seule et s'affiche. Vous ne la saisissez jamais.

Ce que le module refuse, et pourquoi

Chaque refus affiche le fondement réglementaire du contrôle concerné.

5. Le tableau de bord

Menu Contrôles périodiques → Tableau de bord. Il réunit, groupés par conformité :

• ce qui est échu ;
• ce qui échoit sous trente jours ;
• ce qui n'a jamais été contrôlé ;
• ce qui est non conforme.

Vide, il veut dire que le parc est à jour. Les mêmes filtres sont disponibles séparément dans la liste des équipements.

6. Activer l'alerte automatique

Elle est livrée inactive, volontairement. Une tâche planifiée qui crée des activités dès l'installation, sur un parc que vous n'avez pas encore fini de saisir, produit une avalanche d'alertes le premier matin — et l'alerte est désactivée avant d'avoir servi.

Une fois votre parc saisi : Paramètres → Technique → Automatisation → Actions planifiées, ouvrez « Contrôles périodiques : échéances approchantes » et cochez Actif.

Chaque nuit, elle crée une activité pour le responsable de chaque équipement dont l'échéance approche — une seule fois par échéance. Enregistrer un nouveau contrôle repousse l'échéance ; l'alerte suivante partira pour cette nouvelle date, pas avant.

7. Questions fréquentes

Un organisme a perdu son agrément. Mes anciens contrôles deviennent-ils invalides ? Non. La validité se juge à la date du contrôle. Ce qui a été signé pendant l'agrément reste valable ; seuls les contrôles postérieurs sont refusés.

Je veux enregistrer un contrôle fait par un technicien interne, sans organisme. Décochez « Organisme agréé exigé » sur le type de contrôle, si le texte le permet.

Puis-je changer la périodicité d'un type après coup ? Oui. Les échéances des contrôles déjà enregistrés sont recalculées.

Mon équipement n'a pas d'échéance alors qu'il a des contrôles applicables. C'est qu'aucun contrôle n'a encore été enregistré : il est marqué « Jamais contrôlé ».